Ce guide détaille les règles d'envoi d'e-mails groupés chez Infomaniak pour éviter toute qualification de Spam, conformément aux lois fédérales suisses et aux CGU d'Infomaniak.

Obtenir le consentement (double opt-in)

Le double opt-in est la seule méthode pour se prémunir contre les plaintes.

Pour être valide, l'inscription de l'intéressé doit :

1. Provenir d'un formulaire dédié à un sujet précis.
2. Être confirmée par le destinataire via un lien de validation envoyé par e-mail.
3. Être tracée par le système (enregistrement de l'adresse IP et de la date).

Comment rester en règle ?

• Utilisez un formulaire de contact avec double opt-in pour constituer vos listes.
• Conservez systématiquement l'adresse IP et la date d'inscription de chaque abonné.
• Insérez obligatoirement un lien de désabonnement visible au bas de chaque envoi.

Gestion des plaintes pour spam

En cas de plainte, Infomaniak peut suspendre temporairement les envois.

• Si vous fournissez la preuve d'inscription (IP et date) : la plainte est classée sans suite.
• Sans preuve d'inscription : la plainte est jugée justifiée. Infomaniak peut alors suspendre l'adresse mail, le domaine, ou résilier le contrat en cas de récidive.

Ce guide explique comment suspendre la gestion administrative d'un produit afin qu'aucun utilisateur de l'Organisation ne puisse plus l'utiliser au sein du Manager Infomaniak. Il est également possible de bloquer un utilisateur de votre Organisation, sans toutefois le supprimer.

Préambule

• En bloquant la gestion d'un produit:
  • Seuls les administrateurs et le responsable légal pourront le débloquer.
  • Les utilisateurs avec des droits limités (collaborateurs et clients) ayant accès à ce produit ne pourront plus le gérer.
• Un e-mail est envoyé aux utilisateurs de l'Organisation.

Bloquer un produit

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation (les utilisateurs avec des droits limités (collaborateurs et clients) ayant accès à ce produit ne pourront pas le faire).

Pour bloquer ou débloquer certains produits à toute l'Organisation:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des produits sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Accédez au service que vous souhaitez bloquer.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
4. Cliquez sur Bloquer la gestion du produit:
   • Exemple 1, Serveur Cloud:
     
   • Exemple 2, nom de domaine:
     
5. Confirmez la suspension.

Suspendre les e-mails

Un Service Mail ne peut être bloqué de la façon indiquée ci-dessus mais il peut être mis en maintenance.

Prérequis

• Etre administrateur ou responsable légal ; les utilisateurs avec des droits limités (collaborateurs et clients) ayant accès à ce produit ne pourront pas le faire.

Afin de suspendre les adresses mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak ( besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Gérer.
4. Cliquez sur Activer la maintenance:
   
5. Confirmez en cliquant sur le bouton rouge la suspension de l'utilisation des adresses mail (la réception n'est pas interrompue mais la consultation est impossible):
   

Bloquer un utilisateur de l'Organisation

Pour bloquer rapidement un utilisateur de l'Organisation, en cas d'incident de sécurité, connectez-vous à la gestion de vos utilisateurs en tant qu'Administrateur ou Responsable légal de l'Organisation:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur l'utilisateur concerné:
   
3. Depuis le bouton Gérer en haut de page, vous pouvez retirer l'utilisateur de l'Organisation (ce qui retire également ses différents accès de gestion des produits auxquels il avait accès).
4. Plus bas vous pouvez gérer plus finement les produits auxquels l'utilisateur doit pouvoir avoir un accès:
   

Ainsi des services critiques, tels que l'interface Manager, de votre Organisation, l'app Web kDrive et l'app Web Mail peuvent lui devenir inaccessibles.

Selon la situation prenez également connaissance de ces liens afin de bloquer d'autres services comme la messagerie (IMAP / SMTP) ou des services Web.

Pour ne pas bloquer l'utilisateur vous-même mais lui indiquer une procédure à suivre pour sécuriser son compte, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide concerne le paramétrage de l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

Accéder aux paramètres de l'application

Pour ouvrir les paramètres de l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) sur votre appareil:

1. Appuyez en haut à gauche de votre boite de réception:
   
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite du volet qui s'est ouvert:
   
3. Vous pouvez gérer les réglages depuis l'écran qui s'affiche:
   
    

a. Choix de la signature

Si vous avez plusieurs adresses mail rattachées à votre compte, appuyez sur l'adresse mail dont vous désirez changer la signature. Ensuite choisissez une autre signature parmi celles configurées.

Sur iOS, vous pouvez également gérer vos demandes d'accusés de lecture.

b. my kSuite uniquement

Permet d'avoir des renseignements sur la souscription actuelle.

c. Verrouillage de l'application

Cette option vous permet de protéger l'application par une des méthodes de verrouillage de votre appareil, ce qui permet de rester connecté à la messagerie Infomaniak avec votre compte utilisateur mais d'empêcher l'accès à Infomaniak Mail par un tiers lorsque l'app n'est plus dans les applications ouvertes.

Si votre appareil possède un lecteur d'empreinte, vous pouvez utiliser cette méthode pour activer le verrou. Idem pour le Face ID sur iOS:

Lors de la réouverture de l'application, une authentification sera demandée.

d. Notifications sur l'appareil

Vous pouvez configurer les notifications pour chacune des adresses mail rattachées dans l'application.

e. Synchronisation des contacts & calendriers

Pour l'instant cette synchronisation est gérée de façon externe ; prenez connaissance de l'assistant https://config.infomaniak.com/.

f. Avance automatique

Cette rubrique permet de choisir l'action qui doit être faite après l'archivage ou la suppression d'un e-mail: ouvrir le message suivant, ou le précédent, ou revenir à la liste des messages.

g. Contenu externe

Cette rubrique permet de choisir s'il faut afficher automatiquement tout contenu externe présent au sein d'un e-mail entrant que vous lisez, ou si vous préférez le masquer et ne l'afficher que sur demande.

h. Densité de la liste de conversion

Le mode d'affichage peut être compact, normal, ou large.

i. Thème

Le thème permet de choisir un affichage type dark mode (sombre) ou à l'inverse, un affichage lumineux noir sur blanc. Cet affichage peut également être défini en fonction du thème de l'appareil (permettant ainsi de reprendre un éventuel réglage système qui ferait varier l'affichage en fonction de l'heure).

j. Couleur d'accentuation

La couleur d'accentuation est soit le bleu soit le rose.

k. Actions de balayage

Les actions de balayage permettent de définir quelle opération Infomaniak Mail doit effectuer si vous glissez votre doigt sur un message de la liste de droite à gauche ou de gauche à droite:

Les actions possibles sont:

• supprimer le message (il va dans la corbeille)
• archiver le message (il va dans un dossier d'archive)
• le rendre lu ou non lu
• déplacer le message (et dans ce cas la liste des dossiers s'affiche après un balayage)
• favoris (afin d'activer un suivi sur le message)
• signaler comme spam
• menu d'actions rapides (accessible également depuis la lecture du message et qui propose d'écrire une réponse, d'effectuer un transfert, une suppression, une impression, etc.)

et il est possible également de choisir "aucune" afin d'éviter des opérations qui ne seraient pas souhaitées si votre appareil n'est pas adapté au balayage:

l. Mode d'affichage des messages

Choisissez entre un affichage individuel des messages ou un mode “discussion” / “conversation”, mode qui permet de regrouper vos e-mails par sujets/expéditeurs, c'est à dire grouper les e-mails reçus en fonction du sujet de la discussion, ainsi l'affichage de la boite de réception est plus léger et le suivi des messages des différents intervenants de la conversation est plus facile à faire:

m. Gestion du compte

Permet de supprimer le compte Infomaniak (après confirmation de lecture de l'avertissement important). Prenez également connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment créer puis ajouter automatiquement une signature aux messages envoyés depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• La signature sera également visible lors de vos envois depuis l'app Infomaniak Mail (iOS / Android).
• Elle ne sera pas présente avec une autre méthode d'envoi (un logiciel comme Outlook par exemple).
• Elle n'est pas non plus ajoutée aux messages du répondeur ; il est nécessaire d'en ajouter une dans le message d'absence directement.
• Une ou plusieurs signatures peuvent être ajoutées depuis Mail et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail. Choisissez quelle signature employer lors d'un envoi.

Accéder aux signatures depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les signatures: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder à la gestion des signatures:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Signatures:
   

Accéder aux signatures depuis Service Mail

Afin d'accéder au Service Mail et à la gestion des signatures:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
4. Cliquez sur Signatures dans le menu latéral gauche:
   

Créer et éditer la signature

Deux choix s'offrent à vous:

1. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle signature.
2. Cliquez sur l'icône crayon ✎ à côté d'une signature déjà existante pour la modifier.
   

Ensuite:

1. Choisissez un éventuel modèle (template) existant ou un nouveau:
   
2. Donnez un nom à la signature.
3. Précisez un nom pour votre identité (il s'affichera à côté de votre adresse mail dans les messages reçus par vos correspondants).
4. Créez le contenu de la signature dans le cadre prévu à cet effet (lire ci-dessous les possibilités de mise en forme)
5. Choisissez de partager ou non la signature avec tous les utilisateurs de l'adresse Mail.
6. Cliquez sur Paramètres avancés pour choisir l'emplacement pour insérer votre signature: avant le message (= en-tête de page) ou après le message (= signature)
   
7. Prenez connaissance de cet autre guide au sujet du choix des adresses d'envoi / réponse.
8. Cliquez sur le bouton Créer la signature.

Mise en forme de la signature

Vous pouvez utiliser une image, éditer le code source HTML et mettre en forme votre texte à l'aide d'une palette d'outils.

Pour éviter un retour à la ligne trop espacé, utiliser la touche majuscule en conjonction avec la touche ENTER de votre clavier ce qui fera l'équivalent de la balise HTML <br> qui provoque un retour à la ligne au lieu d'un nouveau paragraphe.

Définir une signature par défaut

Pour choisir la signature employée par défaut dans certaines conditions:

1. Cliquez ici afin d'accéder à vos signature sur l'app Web Mail Infomaniak.
2. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
3. Choisissez la signature qui sera insérée par défaut lors de la rédaction:
   1. d'un nouveau message
   2. d'une réponse / transfert
      

En définissant une signature par défaut depuis , celle-ci sera automatiquement affichée dans le corps de l’e-mail lors de la rédaction. Vous aurez quand même la possibilité de changer de signature. 

Il existe un cas où la signature par défaut ne sera pas celle insérée automatiquement par défaut lors de la rédaction d'un message: prenez connaissance du point 9 de cet autre guide.

Sélectionner ou retirer la signature lors de la rédaction

Lorsque vous débutez la rédaction d'un nouveau message:

1. La signature est insérée automatiquement.
2. Si plusieurs signatures existent, vous pouvez choisiri une autre identité via le menu déroulant.
3. Vous pouvez également accéder rapidement aux paramètres de signature via le bouton dans la barre d'outils:
   
4. Vous pouvez retirer la signature en la survolant et en cliquant sur la croix:
   

Adresses associées (plusieurs possibles)

Quand une signature est issue d'un template (que celui-ci soit créé à partir d'un modèle proposé par Infomaniak ou qu'il ait été généré avec l'éditeur avancé):

• les utilisateurs n'ont pas accès au contenu de la signature en édition,
• ils peuvent saisir les valeurs dynamiques telles que le nom d'expéditeur ou les données personnelles qui peuvent être demandées telle que la profession ou le numéro de téléphone,
• ils peuvent également modifier les paramètres avancés de la signature (tel que la position de celle-ci dans le cadre d'une réponse/transfert) mais à ce jour, ce paramètre est commun à tous les utilisateurs de la signature (1)

Quand une signature a été crée directement sans le biais d'un template:

• si la signature est crée à partir d'un modèle prédéfini :
  • on a le même comportement que pour le point précédent, à savoir une signature crée à partir d'un template
• si la signature a été crée via l'éditeur avancé:
  • les utilisateurs ont accès au contenu de la signature en édition, mais attention, ce contenu est partagé ; si Morgane modifie le contenu, Vanessa aura le même contenu une fois qu'elle aura rechargé son interface Mail Infomaniak,
  • seul le nom d'expéditeur est spécifique à l'utilisateur et il n'y a pas de valeurs dynamiques dans ce genre de cas,
  • les paramètres avancés suivent le même principe que dans les autres cas: ils sont communs à tous les utilisateurs

Dans tous les cas, le fait d'affecter une signature par défaut sur une boite mail est au niveau utilisateur. Par exemple, au sein d'une même boite mail, la signature choisie par défaut par Morgane est indépendante de celle choisie par Vanessa.

Aller plus loin avec les modèles

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez comment définir des modèles personnalisés pouvant être appliqué dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail par exemple, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine.

Ce guide vous aide à résoudre diverses problématiques liées à la mise en place et l'utilisation d'une politique DMARC avec votre messagerie.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous rencontrez un souci DMARC spécifiquement lors de l'utilisation de services Google.

Erreur ou rejet DMARC...

...lors d'une redirection alors que l'adresse de destination initiale a pu recevoir le mail (erreur SPF)

Redirection d'e-mail sans SRS générant une erreur SPF

Supposons que vous ayez configuré une redirection d'e-mail depuis votre adresse mail "user@example2.com" vers votre nouvelle adresse "user@yourdomain3.com", sans utiliser SRS. Lorsque quelqu'un envoie un e-mail à "user@example2.com", il est redirigé automatiquement vers "user@yourdomain3.com". Exemple:

• expéditeur: john.doe@gmahoo1.com
• destinataire initial: user@example2.com
• destination finale: user@yourdomain3.com (erreur SPF)

En schématisant: lorsque John envoie un e-mail à "user@example2.com", l'e-mail est redirigé vers "user@yourdomain3.com". Cependant, le serveur de messagerie de "yourdomain3.com" voit toujours l'e-mail comme provenant de "john.doe@gmahoo1.com".

En détail: lorsque John envoie un e-mail à "user@example2.com", l'e-mail est redirigé vers user@yourdomain3.com" c'est à dire que l'adresse d'enveloppe de l'expéditeur restera john.doe@gmahoo1.com mais l'adresse d'enveloppe du destinataire sera modifiée avec user@yourdomain3.com.

Cela va générer une erreur SPF, car le SPF du domaine gmahoo1.com n'autorise pas les IP des serveurs SMTP example2.com à envoyer des e-mails pour son domaine.

C'est cette erreur SPF qui va générer le rejet DMARC.

Si vous souhaitez que la redirection fonctionne sans erreur il est nécessaire que le prestataire de l'adresse mail qui redirige effectue les redirections avec SRS.

Comment se passe les redirections chez Infomaniak

Lorsque vous recevez un e-mail sur une adresse Infomaniak et qu'il est redirigé vers une autre adresse mail, l'adresse mail de l'expéditeur est réécrite pour refléter la redirection. Ainsi, le serveur de messagerie du destinataire voit l'e-mail comme provenant de votre propre domaine.

En résumé, l'utilisation de SRS dans la redirection d'e-mail permet de maintenir l'intégrité et la sécurité des e-mails tout en assurant que les mécanismes d'authentification comme SPF et DKIM restent valides.

...lié à une entrée DNS incorrecte

Enregistrement DMARC mal formé (Malformed DMARC Record): si l'enregistrement DMARC n'est pas correctement formaté, cela peut entraîner des erreurs. Assurez-vous que les balises et les valeurs sont correctement spécifiées.

Politique DMARC non valide (Invalid DMARC Policy): les erreurs peuvent survenir si la politique DMARC spécifiée n'est pas correcte. Les valeurs possibles pour la politique sont "none", "quarantine" et "reject". Une valeur incorrecte peut provoquer des problèmes.

Entrées DMARC multiples: avoir plus d'une entrée DMARC dans la zone DNS est considéré comme une erreur.

Si vous avez plusieurs enregistrements DMARC, les serveurs de messagerie peuvent interpréter cela de différentes manières, ce qui peut conduire à des comportements imprévisibles. Corrigez cela en consolidant vos paramètres DMARC en une seule entrée.

Vérifiez votre entrée DMARC actuelle dans des outils dédiés comme ceux-ci-dessous: 

• https://dmarcadvisor.com/dmarc-check
• https://mxtoolbox.com/dmarc.aspx

...lié a un envoi qui ne respecte pas SPF et/ou DKIM

Une erreur ou un rejet DMARC liée à SPF ou DKIM peut survenir si les mécanismes d'authentification SPF ou DKIM ne sont pas correctement configurés ou s'ils ne sont pas alignés avec la politique DMARC du domaine.

Cela peut par exemple arriver si vous envoyez un e-mail depuis votre adresse mail Infomaniak en utilisant le serveur d'envoi SMTP d'un autre prestataire. Pour résoudre ce souci:

• Vérifiez la sécurité globale du Service Mail.

J'envoie un e-mail depuis mon adresse Infomaniak et je reçois un e-mail d'erreur de type"Reject DMARC"

Pour résoudre ce souci:

• Vérifiez la sécurité globale du Service Mail.
• Effectuez un test d'envoi depuis le Webmail mail.infomaniak.com et/ou vérifiez les paramètres serveur du logiciel/client de messagerie.

J'envoie un e-mail depuis une adresse mail externe (Microsoft, Google, Yahoo, Orange, …) et Infomaniak rejette mon e-mail avec une erreur DMARC

Pour résoudre ce souci:

• Vérifiez avec son prestataire e-mail si les envois sont effectués en respectant leur recommandation de configuration et si besoin prendre contact avec le prestataire de l'expéditeur de l'e-mail pour obtenir plus d'informations.

Je souhaite recevoir un e-mail sur mon adresse Infomaniak mais l'expéditeur m'informe qu'il reçoit une erreur DMARC lors de l'envoi vers mon adresse

Pour résoudre ce souci:

• Dans ce cas l'e-mail a été bloqué suite à la violation de la politique DMARC que l'expéditeur a mise en place sur son nom de domaine ; il est nécessaire que l'expéditeur entre en contact avec son prestataire e-mail ou l'administrateur de son service pour l'informer de la situation.

Ce guide explique comment télécharger un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail)‍ afin d'obtenir sur votre disque dur un fichier au format .eml compatible avec tous les logiciels/clients de messagerie.

Télécharger un e-mail

Pour enregistrer un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail)‍:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail)‍.
2. Ouvrez le message à télécharger.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'e-mail ouvert.
4. Cliiquez sur Autres actions.
5. Sélectionez Télécharger:
   

4 alternatives

1. La fonction Enregistrer sous... d'un logiciel/client de messagerie comme Thunderbird permet d'arriver au même résultat:
   1. Ouvrez le logiciel Thunderbird.
   2. Dans la boite de réception, faites un clic droit sur le message à sauvegarder.
   3. Choisissez l'emplacement pour enregistrer le fichier .eml.
2. Pour imprimer le message et choisir PDF dans les imprimantes disponibles, prenez connaissance de cet autre guide.
3. Pour télécharger le message vers kDrive, prenez connaissance de cet autre guide.
4. Pour le partager publiquement à l'aide d'un simple raccourci vers celui-ci, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment créer des règles de tri (en mode Standard) pour classer automatiquement vos e-mails entrants sur Infomaniak selon certaines conditions.

Préambule

• Ces règles permettent notamment les actions automatiques suivantes :
  • Supprimer ou déplacer les messages provenant d'adresses e-mail que vous ne souhaitez plus voir.
  • Transférer à votre conjoint(e) les e-mails provenant d'une adresse mail pour que vous soyez tous les deux à les recevoir.
  • Copier les messages qui contiennent un mot-clé précis vers un dossier.
  • etc.
• Contrairement aux règles de tri proposées au sein de logiciels/clients de messagerie (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail...), ces règles agiront directement sur le serveur de vos boîtes mail avant même la connexion IMAP.
• Vous pouvez en faire un modèle pour l'entier des adresses de votre Service Mail.
• Si vous utilisez un logiciel/client de messagerie configuré en POP, en parallèle de Mail Infomaniak, les messages classés dans des dossiers ne seront plus téléchargés par votre application car le protocole POP ne relève que les messages qui se trouvent dans votre boîte de réception principale (inbox). Pour consulter les messages classés, il sera nécessaire d'utiliser le protocole IMAP ou uniquement Mail.
• Selon l'offre dont vous disposez, il existe un mode avancé pour créer des règles de tri dans un langage dédié.

Accéder aux règles depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les règles: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Filtres et règles:
   

Définir une règle en se basant sur un e-mail reçu

Vous pouvez également créer une règle directement depuis l'e-mail reçu :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message de l'expéditeur concerné.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ en haut à droite du message ouvert.
4. Choisissez Créer une règle pour ouvrir l'assistant de création qui sera pré-rempli avec les éléments du message:
   ‍

Accéder aux règles depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur l'onglet Règles depuis le menu latéral gauche (ou barre supérieure):
   

Créer une nouvelle règle en mode Standard

• Cliquez sur le bouton Ajouter une règle en mode Standard pour créer une nouvelle règle à l'aide d'un assistant/formulaire de création:
  
• Les différentes conditions disponibles pour les filtres de tri sont présentées dans cet autre guide.
• Une fois un filtre créé, cliquez sur Continuer pour l'activer.

Ajouter, dupliquer ou modifier une règle en mode Standard

S'il y a déjà des filtres de tri, le bouton ‍ pour en ajouter se trouve en haut à droite du tableau :

Ces réglages peuvent être modifiés lorsque vous le souhaitez en cliquant sur l'icône crayon ✎ situé à droite de l'élément concerné.

Il est également possible de dupliquer une règle déjà existante afin de la retravailler en copie sans affecter la première:

Ce guide détaille ce qu'il est possible de rechercher sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) ou d'autres services de kSuite. Pour rechercher sur kDrive prenez connaissance de cet autre guide.

Rechercher un e-mail

Concernant l'étendue des recherches:

• La mention "Rechercher dans tous les dossiers" n'inclut par défaut ni la Corbeille, ni le dossier Spam.
  • Si une recherche globale ne donne aucun résultat, il est possible que l'e-mail se trouve dans l'un de ces deux dossiers.
  • Vous devrez alors vous rendre spécifiquement dans la Corbeille ou les Spams pour y effectuer la recherche.
• Si vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, sélectionnez-le d'abord.

Vous pouvez rechercher du contenu…

• soit dans le corps du message,
• soit dans son sujet,
• soit parmi ses expéditeurs/destinataires, les pièces jointes volumineuses, etc.

La recherche avancée est accessible depuis le chevron ‍ à droite du champ de recherche en haut de votre Mail:

Pour rechercher la trace d'un e-mail ou connaitre son activité, vous pouvez également rechercher dans les logs d'une adresse mail.

La recherche mail avec un logiciel/client de messagerie

Pour savoir comment votre application de messagerie spécifique effectue les recherches, consultez sa documentation. Par exemple les apps desktop (application de bureau) Thunderbird et Outlook peuvent synchroniser les messages localement et effectuer des recherches en local, tandis que d'autres applications peuvent préférer la recherche sur le serveur IMAP et dans ce cas, le logiciel/client de messagerie envoie une commande de recherche au serveur, qui recherche ensuite dans tous les messages stockés sur le serveur et renvoie les résultats au logiciel/client de messagerie.

Rechercher un contact

Vous pouvez rechercher un carnet d'adresses, un groupe, une personne parmi vos contacts grâce au champ de recherche en haut de votre carnet d'adresse Infomaniak:

Rechercher un évènement

Vous pouvez rechercher des calendriers, des évènements, des salles, y compris parmi la description de ceux-ci et les personnes qui y étaient liées:

Ce guide explique comment gérer le mot de passe d'une adresse mail depuis un Service Mail Infomaniak.

Préambule

• Si vous ne parvenez pas à vous connecter au Manager ou Mail / kSuite, vous ne pourrez pas gérer les mots de passe d'une des adresses mail: prenez connaissance de cet autre guide dans ce cas.
• Changer le mot de passe d'une adresse mail revient à changer le mot de passe IMAP / SMTP: dès que le mot de passe est modifié, il faut mettre à jour vos logiciels (Outlook, etc.), appareils mobiles (iPhone), etc. avec le nouveau mot de passe (ceci est de votre responsabilité).
• Une adresse mail peut être consultée (sur l'app Mail Infomaniak) sans la notion de mot de passe: il suffit d'autoriser votre compte ou d'inviter une connaissance à être utilisateur de l'adresse mail.

Ajouter un mot de passe à une adresse mail Infomaniak

Prenez connaissance de cet autre guide détaillé à ce sujet.

Créer un mot de passe pour un utilisateur

Plutôt que de créer un mot de passe vous-même et devoir le communiquer à l'utilisateur dans un second temps, vous pouvez directement permettre à un utilisateur n'ayant pas autant de permissions que vous d'obtenir le mot de passe pour l'appareil dont il a besoin:

1. Ajoutez le nouvel utilisateur (existant dans l'Organisation ou pas) tel que décrit dans cet autre guide:
   
2. Une fois l'utilisateur ajouté, basculez sur l'onglet des appareils pour ajouter un nouvel appareil:
   
3. Entrez si nécessaire le mot de passe de connexion à votre compte Infomaniak puis sélectionnez l'utilisateur créé au point 1.
4. Cliquez sur la première option permettant d'envoyer un assistant de configuration pour l'appareil de l'utilisateur.
5. Cliquez sur le bouton Continuer:
   
6. Copiez le lien d’invitation valable 30 jours à transmettre à l’utilisateur.
7. Si nécessaire, envoyez l'invitation à l'adresse mail de l'utilisateur:
   

Au point 4 ci-dessus, vous pouvez également choisir de générer un mot de passe:

• Le mot de passe créé s'affichera, vous pouvez le modifier une dernière fois, le copier et le mettre en sûreté (gestionnaire de mots de passe par exemple) ; il ne pourra plus être affiché par la suite.

Réinitialiser/retirer le(s) mot(s) de passe d'appareil(s)

Afin de couper toute connexion IMAP/POP/SMTP qui se ferait actuellement grâce à un mot de passe généré sur cette interface (cela ne retire pas l'adresse de l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) — il faut administrer les utilisateurs de l'adresse mail pour cela), il est possible de révoquer un appareil, voire même de supprimer toutes les configurations existantes en 1 clic:

1. Cliquez ici pour accéder à la gestion de votre produit dans le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le nom du produit concerné.
3. Cliquez sur l’adresse mail concernée dans le tableau:
   
4. Cliquez sur l'onglet Appareils.
5. Cliquez sur le lien rouge pour déconnecter tous les appareils enregistrés (une confirmation est requise).
6. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'appareil concerné.
7. Cliquez sur “Modifier le mot de passe” pour couper la connexion actuelle mais permettre de reconnecter l'appareil avec un nouveau mot de passe directement.
8. Cliquez sur “Déconnecter l'appareil” pour le retirer de la liste et supprimer la connexion correspondante:
   

Qu'est-ce qu'un mot de passe “générique” ?

Certaines adresses mail peuvent afficher une indication particulière dans la partie Appareils:

Si tel est le cas, ne vous inquiétez pas, cela correspond au fait que l'adresse possède un mot de passe attribué lors de sa création (antérieure à l'an 2026). Celui-ci reste valable mais comme pour d'autres mots de passe, il est impossible de l'afficher. Et contrairement à d'autres mots de passe, celui-ci ne peut être réinitialisé (l'option est grisée, désactivée):

Vous pouvez sans problème ajouter un mot de passe supplémentaire.

Ce guide explique comment activer un répondeur (message e-mail automatique "out of office") sur une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak. Vous pourrez ainsi informer vos correspondants que vous n'êtes pas en mesure de leur répondre dans l'immédiat, parce que vous êtes absent, en vacances, etc.

Préambule

• La réponse automatique en cas d'absence peut être activée depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail.
• Vous pouvez activer ou désactiver un message déjà enregistré, mais il ne peut y avoir plusieurs répondeurs actifs sur une même adresse mail: l'activation d'un message désactive un autre le cas échéant

Activer le répondeur depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer le répondeur: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour activer le message d'absence:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Répondeur:
   
5. Activez le message automatique le cas échéant ou lire plus bas:
   

Activer le répondeur depuis le Manager Infomaniak

Pour activer le message d'absence depuis le Manager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné:
   
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche:
   
4. Cliquez sur le menu Répondeur dans le menu latéral gauche.
5. Activez le message automatique le cas échéant ou lire plus bas:
   

Rédiger le message d'absence

1. Pour gérer le message qui devra être automatiquement envoyé en réponse, cliquez sur Ajouter:
   
   Ensuite :
   
   1. entrez un nom pour votre répondeur (afin de le distinguer d'autres messages si vous en créez plusieurs).
   2. définissez si la réponse automatique doit être apportée de façon récurrente certains jours précis de la semaine.
   3. définissez une date/heure de fin si le message ne doit plus être envoyé au-delà d'une certaine durée.
   4. définissez une date/heure de début si le message est prévu à l'avance pour une période précise dans le futur.
   5. rédigez votre message d'absence.
   6. affichez les paramètres avancés.
   7. définissez une éventuelle autre adresse mail qui servira à l'envoi de votre message automatique d'absence (l'adresse devra au préalable être vérifiée).
   8. entrez des adresses mail précises (ou @domain.xyz pour un domaine entier) pour éviter que ceux-ci ne reçoivent ce message d'absence.
   9. cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Ajouter le message.
2. Une fois ajouté, vous pouvez l'activer ou le désactiver.
3. Vous pouvez également éditer un message déjà enregistré par l'icône crayon ✎ à droite:
   

A quelle fréquence la réponse automatique est-elle envoyée ?

Votre réponse n'est envoyée qu'une seule fois‍ aux personnes qui vous envoient des messages.

Toutefois, si un même expéditeur vous envoie un nouvel e-mail 7 jours après le précédent et si votre répondeur automatique est toujours activé, une réponse automatique lui est à nouveau envoyée pour lui rappeler que vous n'avez pas accès à votre messagerie.

Attention donc si vous faites un essai sur votre adresse il est normal que cela ne fonctionne que la première fois. Lors des essais suivants, le répondeur n'envoie plus le message lorsqu'il détecte que le message provient d'une adresse ayant déjà envoyé un message auparavant. Il faudra donc faire un nouvel essai depuis une autre adresse mail.

Vous pouvez remettre à zéro le compteur des 7 jours en cliquant sur Réinitialiser quand vous éditez votre message:

Aller plus loin avec les modèles

Des modèles personnalisés peuvent être appliqués dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail p.ex, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine. En savoir plus

Ce guide explique comment placer les e-mails de votre choix en tant que "favori" sur la messagerie Infomaniak afin d'avoir un "suivi" particulier de ces messages et qu'ils puissent ainsi s'afficher de manière séparée si vous le décidez.

Surveiller un ou plusieurs messages…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour ajouter un message en tant que favori:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône ☆…
   • … à gauche d'un message dans la liste des messages
     
   • … en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message
     
3. Une fois le suivi activé, un menu déroulant dans le coin supérieur droit permet de n'afficher qu'une sélection de vos messages reçus selon plusieurs critères: Tous, Lus, Non lus, Suivis, Non-suivis:
   

Il est également possible de définir une action au survol ou d'ajouter un raccourci dans la barre au-dessus des listes de messages:

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Sur la liste des messages:

1. Laissez appuyer votre doigt sur un message.
2. Appuyez sur l'icône ☆ en bas de l'écran:
   

Sur un message en cours de lecture:

1. Appuyez sur l'icône ☆ en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message:
   

Il est également possible de définir un geste de balayage qui conduirait vers une mise en favori du message balayé d'un doigt.

Ce guide explique comment lier un site Web externe (hébergé par un service de création de site clé en main par exemple) à votre messagerie Infomaniak.

Ceci vous sera utile dans le cas où par exemple votre webmaster a modifié les informations techniques (DNS) de votre nom de domaine pour diriger celui-ci vers votre site Web externe et que cela a interrompu votre messagerie.

Prérequis

• Votre nom de domaine comporte les DNS correspondants au prestataire de votre service Web externe (car c'est la zone DNS chez ce prestataire que vous allez éditer).
• Noter le MX Infomaniak mta-gw.infomaniak.ch ou parfois mta-gw.infomaniak.ch. (présence d'un point final).
• Noter le SPF Infomaniak v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all.
• Noter le DKIM Infomaniak.
• Comprendre que tout ajout / modification DNS peut prendre jusqu'à 48 heures pour se propager.

Guides spécifiques

Cliquez sur le lien correspondant au fournisseur du site Web:

• Wix
• Wordpress.com
• Shopify
• Jimdo (guide A | guide B)

Guide pour tout autre fournisseur Web

De façon générale, il faut trouver l'endroit sur le tableau de bord de votre fournisseur Web sur lequel vous pourrez ajouter les informations techniques (les 3 indications figurant dans les prérequis ci-dessus) permettant de faire fonctionner la messagerie Infomaniak alors que votre nom de domaine dirige tout le trafic vers ce fournisseur Web:

1. Le MX d'Infomaniak.
2. Le SPF est une méthode de vérification qui permet de s'assurer qu'un e-mail est bien envoyé par l'expéditeur qu'il prétend être, ce qui aide à lutter contre le spam et les e-mails frauduleux ; cela s'ajoute souvent sous la forme d'un ajout d'enregistrement TXT.
3. La présence d'un DKIM est devenue indispensable pour le fonctionnement optimal de votre messagerie Infomaniak.

Ce guide explique comment transférer vers Infomaniak une adresse mail Gmail hébergée par Google. Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur l'importation d'adresses de domaines personnalisés.

Préambule

• L’opération n’affecte ni les données déjà présentes sur l’adresse de destination, ni celles de l’adresse source.
• Les éventuels doublons sont gérés: un contenu identique ne sera copié qu'une seule fois.
• En cas de besoin, des partenaires locaux et référencés par Infomaniak peuvent s'occuper de ces démarches: lancez un appel d'offres gratuit ; ils s'occupent de tout, vous libérant des détails techniques.

Transférer des e-mails de Gmail à Infomaniak

Prérequis

• Posséder un Service Mail sur votre Manager Infomaniak.
• Disposer d'un quota d'adresses libres à disposition ou l'ajuster au préalable si nécessaire.
• S'assurer que la messagerie est correctement sécurisée

a. Recréer la ou les adresses mail sur Infomaniak

Accédez au Service Mail Infomaniak et créez les adresses mail :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez le bouton bleu Créer une adresse mail en haut à droite.
4. Entrez l'adresse (ce qui vient avant l'arobase @) par exemple contact ou michelle.
5. Cliquez le bouton bleu Continuer.
6. Sélectionnez Je consulterai seul l'adresse mail.
7. Cliquez le bouton bleu Continuer.
8. Entrer un mot de passe.
9. Cliquez le bouton bleu Continuer.
10. Cliquez le bouton bleu Terminer.
11. Recommencez au point 3 ci-dessus afin de recréer toutes les adresses mail à l'identique.

b. Importer le contenu mail de Gmail vers Infomaniak

Accéder au Service Mail Infomaniak et importer vos e-mails :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur le chevron ‍ dans la partie droite du bouton bleu Créer une adresse mail.
4. Cliquez sur Importer des e-mails (lien direct).
5. Cliquez sur Importer mes e-mails dans une seule adresse mail.
6. Entrez l'adresse mail existante chez Google.
   • En spécifiant que votre précédente adresse est une adresse @gmail.com, l'assistant va vous proposer de vous connecter à votre compte Gmail.
7. Cliquez sur le bouton "Se connecter avec Google" qui est apparu.
   • Vérifiez bien que vous vous connectez au compte Gmail concerné par la copie des e-mails.
8. Confirmez que vous autorisez l'outil Infomaniak à se connecter à votre compte (procédure automatique).
9. Une fois le popup validé, vous pourrez choisir sur quelle adresse Infomaniak importer vos e-mails Gmail (si nécessaire prenez connaissance de cet autre guide à partir du point 7).

Labels et volume de données

L'espace de stockage affiché chez Infomaniak peut ne pas correspondre à celui indiqué dans Gmail, notamment en raison de la gestion différente des labels / étiquettes.

En effet, ceux-ci, présents dans Gmail, seront convertis en dossiers sur les serveurs Infomaniak (même principe que lors d'une relève du courrier avec un logiciel/client de messagerie IMAP comme Thunderbird):

Par conséquent, un e-mail étiqueté dans plusieurs dossiers Gmail peut être comptabilisé plusieurs fois lors de la migration, ce qui explique pourquoi un compte affichant par exemple 6 Go dans Gmail peut occuper 18 Go une fois transféré sur les serveurs Infomaniak.

Ajuster les paramètres des applications

Dès que vous ferez le nécessaire pour que le nom de domaine associé à votre messagerie fonctionne avec Infomaniak, modifiez les paramètres des logiciels/clients de messagerie que vous utilisez pour que ces derniers se connectent correctement aux serveurs Infomaniak: suivez l'assistant de configuration.

Ce guide explique comment connecter l'app desktop Outlook 2013 (application de bureau sur Windows) à une adresse mail hébergée chez Infomaniak.

Préambule

• Les différents services proposés par Infomaniak sont tous compatibles avec les protocoles standards correspondants (IMAP/SMTP pour le mail par exemple), par conséquent si vous rencontrez un problème avec un logiciel tiers, contactez directement son éditeur ou un Partenaire et consultez la politique de support ainsi que l'article 11.9 des CGU Infomaniak.

Ajouter l'adresse mail à l'application

Prérequis

• Créer l'adresse mail au sein de my kSuite ou d'un Service Mail / kSuite.
• Créer un mot de passe sur l'adresse mail pour l'appareil que vous allez configurer.

Pour configurer l'application de messagerie :

1. Ouvrez l'application.
2. Cliquez sur le menu Fichier:
   
3. Cliquez sur Réglages du compte.
4. Cliquez sur Ajouter ou enlever des comptes:
   
5. Cliquez sur Nouveau:
   
6. Cliquez sur Configuration manuelle:
   
7. Cliquez sur POP / IMAP.
8. Cliquez sur Suivant:
   
9. Vérifiez et complétez les informations manquantes.
10. Cliquez sur Paramètres supplémentaires:
    
11. Cliquez sur l'onglet Serveur sortant.
12. Cliquez sur Mon serveur sortant requiert une authentification.
13. Cliquez sur l'onglet Avancé:
    
14. Remplacez le numéro des ports par les informations correctes et activer SSL.
15. Cliquez sur OK.
16. Cliquez sur Suivant:
    
17. Cliquez sur Fermer:
    
18. Cliquez sur Terminer:
    
19. Cliquez sur Fermer:
    
20. Ca y est, votre adresse mail est désormais configurée dans l'application:
    

Paramètres recommandés

• Serveur IMAP entrant = mail.infomaniak.com
• Port IMAP = 993 (avec SSL)
• Serveur SMTP sortant = mail.infomaniak.com
• Port SMTP & protocole de chiffrement et commande/méthode pour activer ce protocole: 587 + STARTTLS
• Nom d'utilisateur/username = l'adresse mail complète & entière ( ? )
• Mot de passe/password = celui généré pour l'adresse mail que vous voulez consulter
• Authentification obligatoire pour l'envoi des e-mails:
  • Elle s'active dans les paramètres SMTP de votre application.
  • Cochez "utiliser les mêmes paramètres que le serveur entrant" ou selon les logiciels/clients de messagerie, remettez un nom d'utilisateur (= adresse mail complète & entière) et le mot de passe généré.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations au sujet d'autres ports et protocoles de messagerie compatibles (SSL / TLS par exemple).

En cas de problème

Vérifiez que le Service Mail est configuré de façon optimale.

Il n'est pas nécessaire de contacter le Support Infomaniak si votre adresse mail fonctionne bien en dehors de l'application. L'erreur la plus fréquente concerne l'utilisation d'un mot de passe erroné. Les guides de dépannage vous aident à résoudre un éventuel problème:

• Prenez connaissance des solutions données dans cet autre guide au sujet de la messagerie en général.
• Cet autre guide concerne plus particulièrement Outlook.

… et si votre Outlook ne fonctionne plus depuis un changement de mot de passe mail, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment gérer et modifier les permissions (attribution de mot de passe supplémentaire, mise en place d'un alias, etc. voir ci-dessous pour la liste complète) d'un utilisateur Infomaniak, afin qu'il puisse gérer plus ou moins d'éléments de configuration sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• L'adresse mail est d'abord créée au sein d'un Service Mail puis elle peut être utilisée au sein d'une ou plusieurs interfaces Mail Infomaniak par un ou plusieurs utilisateurs.
• Le créateur (ou gestionnaire) de l'adresse peut vouloir limiter les actions possibles pour l'un ou l'autre des utilisateurs qui utilisera l'adresse mail.
• Cette gestion fine des permissions peut se faire lors de la création d'une adresse ou après, et vous pouvez également définir quels doivent être les droits par défaut pour toute nouvelle adresse créée (lire Configuration globale ci-dessous).

Liste des permissions d'utilisateur mail

Gérer les permissions octroyées à un utilisateur

… depuis le Service Mail

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Il existe plusieurs façons de modifier les permissions d'une adresse mail :
   • Lors d'un ajout d'utilisateur à une adresse mail:
     
   • Une fois que l'utilisateur a été ajouté:
     1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite du nom de l'utilisateur de l'adresse mail.
     2. Sélectionnez ✎ Modifier les droits:
        
     3. Ou cliquez directement sur les icônes visibles sur le tableau:
        

… depuis le Manager (gestion des utilisateurs)

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur l'utilisateur concerné dans la tableau qui s'affiche.
3. Développez la partie des outils collaboratifs en cliquant sur le chevron ‍.
4. Développez la partie des adresses mail accédées par l'utilisateur en cliquant sur le chevron ‍.
5. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'adresse mail concernée.
6. Sélectionnez Modifier les droits:
   
7. Ou cliquez directement sur les icônes visibles sur le tableau:
   

… depuis l'app Web Mail

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Si nécessaire cliquez sur le chevron ‍ à droite de l'adresse mail actuellement visible sur l'app Web Mail Infomaniak.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'adresse mail que vous souhaitez paramétrer.
4. Cliquez sur Paramètres de l'adresse mail:
   
5. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite du nom de l'utilisateur de l'adresse mail.
6. Sélectionnez ✎ Modifier les droits:
   
7. Ou cliquez directement sur les icônes visibles sur le tableau:
   

Résultat pour l'utilisateur

L'utilisateur à qui on retire des permissions ne verra plus certains menus correspondants dans ses paramètres de l'adresse mail:

Pour certaines fonctionnalités, même si le menu est toujours accessible, c'est des boutons qui seront inopérants ou grisés:

Configuration globale

Définir les paramètres par défaut

Pour définir les droits par défaut qui seront automatiquement sélectionnés lorsque la “configuration globale” sera appliquée par l'administrateur:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche:
   
4. Cliquez ensuite sur Filtres et permissions.
5. En bas, activez ou désactivez les droits à accorder lors des futures créations d'adresses mail:
   
    

Configuration globale lors d'une création d'adresse mail

Si une nouvelle adresse mail est créée pour un ou plusieurs utilisateurs tiers, les permissions définies dans la Configuration globale sont automatiquement pré-sélectionnées durant l'étape de l'assistant:

Il est bien entendu possible de modifier au cas par cas les différentes permissions des différents utilisateurs.

Appliquer la configuration globale aux adresses existantes

Pour appliquer cette configuration globale aux adresses mail existantes d'un Service Mail (qui s'appliquera alors à tous les utilisateurs concernés, listés dans la colonne Utilisateurs):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Sélectionnez les adresses mail concernées en cochant les cases à gauche de la ligne.
4. Cliquez sur Appliquer la configuration globale en bas de l'écran (en cliquant d'abord sur le menu d'action ⋮ si nécessaire):
   

Appliquer la configuration globale lors de la gestion des permissions octroyées à un utilisateur

Pour appliquer cette configuration globale lorsque vous éditez les droits d'un utilisateur sur une adresse mail (prenez connaissance du chapitre “Gérer les permissions octroyées à un utilisateur” en haut de ce guide), cliquez sur le bouton dédié à cet usage:

La norme BIMI (Brand Indicators for Message Identification, indicateurs de marque pour l'identification des messages) offre la possibilité aux entreprises d'incorporer leur logo aux e-mails envoyés.

Préambule

• Les applications Infomaniak (et d'autres compagnies autour du globe - lire le chapitre en cas de problème ci-dessous) sont compatibles avec BIMI et afficheront les logos au côté des messages mail reçus.
• Les Services Mail Infomaniak permettent de configurer la messagerie avec votre logo ; les avantages sont nombreux:
  • augmentation de la confiance: les destinataires peuvent identifier visuellement vos e-mails, réduisant ainsi les risques de phishing.
  • renforcement de la Marque: un logo bien visible dans les boîtes de réception renforce la notoriété de la marque.
  • meilleure délivrabilité: les e-mails conformes à DMARC ont plus de chances d’atteindre la boîte de réception principale.

1. Créer un logo

Créez un logo au format SVG (Scalable Vector Graphics). Ce format est requis car il assure une qualité optimale quel que soit l'appareil ou la taille d'affichage.

Pour être importé sur l'interface Infomaniak (lire ci-dessous) il ne doit pas dépasser 10 Mo, mais il peut également être hébergé sur un serveur sécurisé accessible publiquement et il faudra simplement indiquer son URL pour l'enregistrement DNS BIMI.

2. Obtenir le certificat VMC

Une certification de logo vérifié (VMC) est requise ; elle atteste que vous êtes le propriétaire légitime du logo. Vous pouvez obtenir cette certification auprès des autorités de certification reconnues comme DigiCert et Entrust.

Lorsque votre certificat VMC est émis, vous recevez un fichier PEM contenant le certificat de l'entité. Ce fichier PEM intègre votre logo au format SVG ainsi que le VMC.

3. Ajouter le logo au Service Mail

Prérequis

• Tous les voyants Sécurité globale de votre Service Mail doivent être au vert (SPF + DKIM + DMARC)!

Afin d'accéder au Service Mail et lui définir le logo de votre entreprise:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné.
3. Cliquez sur Sécurité globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le bouton Créer (dans la partie BIMI):
   
5. Remplissez les informations demandées à partir des documents reçus (cf chapitre 2 ci-dessus) et n'oubliez pas d'enregistrer.

En cas de problème

• Si le bouton Créer dans l'encadré BIMI reste gris, bien vérifier les messages informatifs: le DMARC peut exister mais ne pas être au pourcentage de rejet requis, donc ajuster les paramètres selon les indications.
• Lorsqu'il y a plusieurs domaines liés au Service Mail, il faut s'assurer de posséder un certificat sur chaque domaine lié si vous souhaitez BIMI sur ceux-ci.
• À noter que Microsoft Outlook, Apple Mail, Thunderbird, l'app Mail de Samsung, entre autres, n'ont pas encore adopté BIMI.

Désactiver BIMI

Pour désactiver BIMI il suffit de vous rendre sur la page de gestion du nom de domaine lié au Service Mail et de supprimer l'enregistrement TXT correspondant.

Ce guide explique comment bloquer (ou autoriser) des expéditeurs d'e-mails de façon globale sur un Service Mail entier. Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des informations sur le fonctionnement des listes d'expéditeurs interdits‍ et autorisés‍.

Gérer la Sécurité sur la Configuration globale

Un administrateur de Service Mail peut ajouter des adresses mail voire des domaines entiers aux listes d'expéditeurs approuvés ou refusés, et ces listes seront appliquées à toutes les adresses mail d'un Service Mail (sans modifier les réglages existants déjà sur chacune des adresses mail):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur Configuration globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur l'onglet Sécurité.
5. Cliquez sur le bouton Ajouter une adresse dans l'encadré Adresse bloquée pour bloquer l'entrée d'un e-mail provenant d'un expéditeur non-autorisé.
6. Faites de même pour les expéditeurs devant être approuvés dans l'autre encadré:
   ‍
7. Cliquez sur Valider pour activer ces listes sur toutes les adresses mail du domaine.

Concernant la partie supérieure de la page, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment créer des règles de tri en mode Avancé, scripts en langage Sieve, pour classer automatiquement vos e-mails entrants sur Infomaniak selon certaines conditions.

⚠  Disponible avec :

Préambule

• Si vous ne disposez pas d'une offre compatible ou si vous préférez une configuration simplifiée, prenez connaissance de cet autre guide.
  • ⚠️ Aucun support n'est apporté concernant le langage Sieve (prenez connaissance de cette documentation — découvrez aussi le rôle de l'hébergeur).
• Contrairement aux règles de tri proposées au sein de logiciels/clients de messagerie (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail...), ces règles agiront directement sur le serveur de vos boîtes mail avant même la connexion IMAP.
• Il est possible d'importer des fichiers Sieve via un bouton.
• En activant ce mode, les règles standard existantes seront conservées mais désactivées.
• La commande redirect (permettant de renvoyer un e-mail vers une autre adresse) n'est pas autorisée dans les scripts.
  • Si vous importez un script Sieve provenant d'un autre hébergeur, assurez-vous de retirer cette commande.
  • Pour transférer des e-mails, utilisez l'assistant en mode Standard ou la rubrique Redirections de votre Service Mail.

Accéder aux règles depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les règles: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Filtres et règles:
   ‍

Accéder aux règles depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur l'onglet Règles depuis le menu latéral gauche (ou barre supérieure):
   

Créer une nouvelle règle en mode Avancé (expert)

• Assurez-vous de cliquer sur le mode Avancé :
  

Premier exemple de tri avancé

Voici un exemple simple d'une commande utilisant ce langage :

require ["fileinto"];
if address :contains "from" "facebook.com" {
    fileinto "fb";
} elsif header :matches "List-Unsubscribe" "*" {
    fileinto "nl";
} else {
    keep;
}

Explications :

1. Chargement des extensions requises : utilisez require ["fileinto"]; pour indiquer que vous allez utiliser la fonction fileinto.
2. Filtrage des messages Facebook : utilisez if address :contains "from" "facebook.com" pour vérifier si l'adresse de l'expéditeur contient "facebook.com" ; si oui, le message est classé dans le dossier "fb" avec fileinto "fb";.
3. Filtrage des messages avec un lien de désinscription : utilisez elsif header :matches "List-Unsubscribe" "*" pour vérifier si l'en-tête "List-Unsubscribe" est présent dans le message ; si oui, le message est classé dans le dossier "nl" avec fileinto "nl";.
4. Conservation des autres messages : utilisez else { keep; } pour conserver tous les autres messages qui ne correspondent pas aux critères précédents.

Attention :

• Si vous devez mentionner un sous-dossier, utilisez le séparateur / (comme dans le second exemple), mais il n'est pas nécessaire de spécifier INBOX dans vos codes
• Assurez-vous que les dossiers "fb" et "nl" existent déjà dans votre boîte de réception ; sinon, les messages risquent de ne pas être triés correctement
• Le filtre address :contains "from" "facebook.com" fonctionne correctement pour les adresses qui contiennent "facebook.com" dans le champ "from"
• Le filtre header :matches "List-Unsubscribe" "*" vérifie uniquement la présence de l'en-tête "List-Unsubscribe", pas son contenu

Second exemple de tri avancé

Ce code modifie l'objet en fonction de l'expéditeur (ajoute un préfixe à l'objet lorsqu'un e-mail passe le filtre, par exemple) :

require ["fileinto", "editheader", "variables", "regex"];
if address "sender" "owner-scientific-linux-devel at LISTSERV.FNAL.GOV" {
    if header :regex "subject" "((Re|Fwd): *)\\[SCIENTIFIC-LINUX-DEVEL\\] *(.*)" {
        deleteheader "Subject";
        addheader "Subject" "${1}${3}";
    } else {
        # Ajouter un préfixe si l'objet ne correspond pas déjà au modèle
        deleteheader "Subject";
        addheader "Subject" "[SL-Devel] ${1}";
    }
    fileinto "Mail List/SL-Devel";
}

Explications :

1. Extensions requises :
   1. fileinto : pour classer les messages dans des dossiers.
   2. editheader : pour modifier les en-têtes des e-mails.
   3. variables : pour utiliser des variables dans les expressions.
   4. regex : pour les expressions régulières.
2. Condition sur l'expéditeur :
   1. if address "sender" "owner-scientific-linux-devel at LISTSERV.FNAL.GOV" : vérifie si l'expéditeur correspond.
3. Condition sur l'objet :
   1. if header :regex "subject" "((Re|Fwd): *)\\[SCIENTIFIC-LINUX-DEVEL\\] *(.*)" : vérifie si l'objet correspond au modèle spécifié.
   2. deleteheader "Subject"; et addheader "Subject" "${1}${3}"; : supprime l'objet existant et ajoute un nouvel objet avec les parties capturées.
4. Ajout d'un préfixe si l'objet ne correspond pas déjà au modèle :
   1. addheader "Subject" "[SL-Devel] ${1}"; : ajoute un préfixe "[SL-Devel]" à l'objet s'il n'est pas déjà présent.
5. Classement du message :
   1. fileinto "Mail List/SL-Devel"; : classe les messages dans le dossier "Mail List/SL-Devel".

Attention :

• Assurez-vous que le dossier "Mail List/SL-Devel" existe déjà dans votre boîte de réception.
• Vérifiez que le script modifie correctement l'objet des e-mails pour ajouter ou ajuster le préfixe si nécessaire.

Ce guide explique comment consulter vos e-mails avec l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) conçue par Infomaniak.

Télécharger l'app mobile Infomaniak Mail

Depuis votre appareil mobile iOS ou Android, téléchargez l'app Infomaniak Mail ici:

D'autres versions et apps peuvent être téléchargées depuis les paramètres unifiés kSuite.

Sur ordinateur, vous pouvez configurer votre adresse mail avec des logiciels tiers ou utiliser l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Prise en main de l'app

• Rattacher dans Infomaniak Mail une adresse mail supplémentaire
• Modifier la configuration Infomaniak Mail
• Configurer les notifications Infomaniak Mail

Certaines fonctionnalités de l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) sont également disponibles sur la version mobile:

• Planifier l'envoi d'un e-mail
• Afficher des e-mails suivis / favoris
  etc.

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Ce guide explique ce que sont les adresses mail de type spamtrap.

Préambule

• Un spamtrap, également connu sous le nom de honeypot, est un outil utilisé pour détecter et attraper les spammeurs.
• Il s'agit essentiellement d'une adresse e-mail ou d'un système qui est créé dans le but d'attirer les messages indésirables, tels que les spams.

Fonctionnement d'une adresse Spamtrap

Une adresse spamtrap fonctionne en attirant les spams et en identifiant les expéditeurs de messages indésirables. Voici comment cela peut se produire:

1. Une adresse mail est créée spécifiquement dans le but d'agir comme un piège à spams ; elle est généralement configurée de manière à ne pas recevoir de communication légitime.
2. L'adresse spamtrap est cachée ou obscurcie de manière à ce qu'elle ne soit pas visible pour les utilisateurs légitimes, mais seulement pour les spammeurs ; cela peut se faire en la plaçant sur des pages web masquées, dans des forums inaccessibles au public ou en la rendant invisible pour les humains (par exemple en utilisant du texte blanc sur fond blanc).
3. Les spammeurs utilisent des techniques automatisées pour extraire des adresses e-mail à partir de diverses sources, telles que des sites Web, des forums, des réseaux sociaux ou des listes d'adresses volées ; au cours de ce processus, ils peuvent involontairement ou intentionnellement inclure des spamtraps dans leurs listes.
4. Lorsqu'un spammeur envoie un message à une adresse spamtrap, celui-ci est capturé et enregistré ; étant donné que l'adresse n'est pas utilisée pour la communication légitime, tout e-mail reçu est considéré comme indésirable.
5. Lorsqu'un spamtrap reçoit un spam, cela déclenche une alerte pour les fournisseurs de services de messagerie comme Infomaniak ; ces derniers peuvent ainsi identifier l'expéditeur du spam en examinant les en-têtes du message ou les informations liées à l'adresse IP source.
6. Une fois qu'un spammeur est identifié grâce à une adresse spamtrap, des mesures peuvent être prises pour bloquer ou filtrer ses messages indésirables ; Infomaniak pourra ajouter l'adresse IP du spammeur à une liste noire, mettre en place des filtres anti-spam plus stricts ou prendre d'autres mesures pour protéger leurs utilisateurs.