Ce guide explique comment mettre en place une politique DMARC pour votre messagerie hébergée par Infomaniak, élément devenu indispensable pour prévenir d'éventuels dysfonctionnements d'acheminement.

Préambule

• Le protocole DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance) renforce la sécurité de votre domaine en s'appuyant sur les vérifications SPF et DKIM.
• Il indique aux serveurs destinataires comment traiter les e-mails qui échouent à ces tests d'authenticité, avec trois politiques de protection (Aucune, Quarantaine, Reject) détaillées ci-dessous.
• En cas d'échec d'authentification, le destinataire peut vous renvoyer un rapport DMARC ; ces données sont essentielles pour identifier des erreurs de configuration ou stopper des tentatives de phishing utilisant votre nom de domaine.

Politique DMARC et pourcentage d'acceptation

Pour les ordres qu'il est possible de donner aux serveurs destinataires lorsqu'un message suspect est détecté, 3 politiques (p = policy) existent et peuvent être affinées avec un pourcentage (pct):

Aucune (none) : L'e-mail est délivré normalement (mode observation)

Avec "p=none", aucun e-mail n'est rejeté ou placé en quarantaine en fonction de la vérification DMARC. Cependant, le pourcentage de réception peut être utilisé pour collecter des données sur les e-mail non authentifiés, en indiquant combien de ces e-mail doivent être soumis à la politique DMARC. Par exemple "p=none; pct=10" signifie que 10% des e-mails non authentifiés seront soumis à la politique DMARC, tandis que les 90% restants seront acceptés.

Quarantaine (quarantine) : L'e-mail est envoyé dans les envois indésirables

Avec "p=quarantine", les e-mails non authentifiés peuvent être placés en quarantaine, mais le pourcentage de réception détermine la proportion réellement soumise à cette politique. Par exemple "p=quarantine; pct=50" signifie que 50% des e-mails non authentifiés seront placés en quarantaine, tandis que les 50% restants seront acceptés.

Rejet (reject) : L'e-mail est purement et simplement bloqué/effacé

Avec "p=reject", les e-mails non authentifiés sont rejetés. Le pourcentage de réception détermine la proportion des e-mails non authentifiés qui seront effectivement rejetés. Par exemple "p=reject; pct=20" signifie que 20% des e-mails non authentifiés seront rejetés, tandis que les 80% restants seront acceptés.

Créer un enregistrement DMARC

Il y a 2 façons de gérer le DMARC.

Si vous possédez un Service Mail auprès d'Infomaniak, le plus simple est de vous rendre sur l'outil de Sécurité globale afin de gérer votre politique de sécurité DMARC et les rapports:

Mais l'enregistrement DMARC étant un type d'enregistrement DNS, généralement de type TXT, vous pouvez également le gérer depuis la zone DNS du nom de domaine:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre domaine sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au domaine concerné.
3. Cliquez sur Zone DNS dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez le bouton pour ajouter un enregistrement:
   
5. Cliquez sur le bouton radio DMARC pour ajouter un enregistrement.
6. Cliquez sur le bouton Suivant:
   
7. Laissez (ou ajoutez si nécessaire) la valeur _dmarc dans le champ Source.

8. Le champ Cible doit contenir les paramètres que vous souhaitez utiliser, séparés par des ; :

   Nom du Tag	But	Exemple
   v	Version du protocole	v=DMARC1
   pct	Pourcentage de messages soumis au filtrage	pct=20
   ruf	URI de rapport pour les rapports forensiques	ruf=mailto:authfail@domain.xyz
   rua	URI de rapport pour les rapports agrégés	rua=mailto:aggrep@domain.xyz
   p	Politique pour le domaine organisationnel	p=quarantine
   sp	Politique pour les sous-domaines du domaine organisationnel	sp=reject
   adkim	Mode d'alignement pour DKIM	adkim=s
   aspf	Mode d'alignement pour SPF	aspf=r

   ce qui peut donner par exemple v=DMARC1;p=reject;pct=100;rua=mailto:postmaster@dmarcdomain.com (source)

9. Laissez la valeur par défaut au niveau du TTL.
10. Cliquez sur le bouton Enregistrer:
    

Ce guide explique le fonctionnement de l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) lors de sa première ouverture après installation et lors des connexions ultérieures.

Démarrer l'assistant de configuration

A la première ouverture de l'app, un assistant étape par étape vous propose de choisir le thème (couleur d'accentuation rose ou bleue) que vous pourrez également modifier par la suite:

Il vous montre également les principales fonctions ergonomiques disponibles avec l'application (appui long, glissement).

A la dernière étape vous pouvez…

1. … créer un compte c'est-à-dire obtenir une nouvelle adresse mail gratuite…
2. … ou simplement vous connecter à votre compte Infomaniak avec vos identifiants habituels (votre adresse mail de connexion à Infomaniak):
   

Plusieurs adresses mail

Une fois connecté, après l'authentification à deux facteurs (2FA) effectuée, il vous faut encore autoriser l'accès aux contacts de votre appareils et aux notifications:

Vous retrouverez ensuite l'ensemble des adresses mail déjà rattachées à Infomaniak Mail que vous aviez l'habitude de consulter sur votre navigateur Web via l'adresse ksuite.infomaniak.com/mail.

Vous pouvez basculer d'une adresse à l'autre…

1. … en appuyant en haut à gauche de votre boite de réception:
   
2. … puis sur le chevron ‍ à droite de votre adresse mail qui s'affiche:
   
3. … puis sur l'adresse à consulter:
   

Pour en rattacher une supplémentaire, prenez connaissance de cet autre guide.

Pour en retirer une, prenez connaissance de cet autre guide.

Plusieurs comptes Infomaniak

Imaginez qu'en plus de votre compte Infomaniak personnel avec vos adresses mail préférées rattachées, vous obtenez de votre employeur un identifiant de connexion à un compte utilisateur avec différentes adresses mail de la société au sein de ce compte professionnel…

Pour ajouter le compte Infomaniak supplémentaire:

1. Appuyez en haut à droite de la boite de réception:
   
2. Appuyez sur Ajouter un compte pour vous connecter au compte utilisateur Infomaniak désiré:
   
3. Appuyez sur le bouton pour pouvoir entrer les informations de connexion au compte Infomaniak:
   

Pour basculer facilement d'un compte utilisateur à l'autre:

1. Cliquez sur l'un ou l'autre des comptes utilisateur rattachés, et ainsi consulter les adresses mail rattachées au sein de ces comptes:
   

Pour détacher un compte Infomaniak rattaché dans l'application et ne plus pouvoir consulter les adresses mail rattachées au sein de ce compte, il suffit de…

1. … vous y rendre une dernière fois
2. … puis d'appuyez en haut à droite sur le menu utilisateur:
   
3. … pour ensuite se déconnecter en bas de l'écran:
   

Vous serez automatiquement basculé sur l'un des comptes restants.

Ce guide pour l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) ou l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) explique comment activer le chiffrement pour les e-mails envoyés depuis les services Web et mobile Infomaniak.

Préambule

• Lorsque le chiffrement est activé, les e-mails et pièces jointes sont chiffrés dès leur réception sur les serveurs Infomaniak, via les clés publiques des expéditeurs et destinataires.
  • Chaque adresse mail génère une clé à sa première utilisation, stockée de manière sécurisée dans les datacenters Infomaniak.
• Les clés reposent sur la cryptographie à courbes elliptiques (ECC) et utilisent le standard OpenPGP.
  • Elles sont elles-mêmes chiffrées en AES-256-GCM avec un déchiffrement automatique via l’authentification Infomaniak.
• Dans les résultats de recherche, seul l'objet des messages chiffrés sera visible, tandis que leur contenu restera sécurisé lors du stockage.

Activer le chiffrement des e-mails…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Afin de chiffrer automatiquement un message envoyé à une adresses mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude.
3. Cliquez sur l'icône cadenas ‍à gauche du bouton Envoyer pour activer le chiffrement:
   
4. Validez l'action si une fenêtre de confirmation s'affiche.
5. L'icône représente désormais un cadenas fermé et la couleur de l'ensemble est modifiée:
   
6. Appuyez sur le bouton Envoyer.

L'action est à réaliser lors de chaque nouvel envoi.

A. Destinataire dont le mail est géré auprès d'Infomaniak

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak, le chiffrement se fait de manière totalement transparente pour l'expéditeur comme pour le destinataire. Une mention indiquera le chiffrement du message…

1. … dans la boite de réception du destinataire:
   
2. … à l'ouverture du message reçu:
   
3. … et dans le dossier des messages envoyés par l'expéditeur:
   

B. Destinataire externe

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée en dehors des services Infomaniak, le chiffrement est toujours possible, mais il nécessite la définition d’un mot de passe:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude, mais adressé à une adresse mail hors Infomaniak.
3. Cliquez sur l'icône cadenas ‍à gauche du bouton Envoyer pour activer le chiffrement.
4. Une modale s'ouvre pour vous permettre de créer un mot de passe:
   
   • Entrez un mot de passe et copiez-le afin de le faire parvenir par vos propres moyens (kPaste par exemple) au destinataire (vous pouvez convenir d'un mot de passe à l'avance ainsi le destinataire sera déjà informé):
     
5. L'icône représente désormais un cadenas fermé sans puce orange et vous pouvez envoyer l'e-mail comme d'habitude:
   
6. Les destinataires recevront alors un message leur signalant qu’un mail chiffré les attend:
   
   1. En cliquant sur le bouton fourni, ils seront redirigés vers une page Web sécurisée où le mot de passe devra être saisi.
   2. Une fois le mot de passe validé, le message chiffré pourra être consulté sur cette même page valable 30 jours.

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Afin de chiffrer automatiquement un message envoyé à une adresses mail:

1. Ouvrez l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).
2. Rédigez un nouveau message comme à votre habitude.
3. Appuyez sur l'icône cadenas ‍à bas de la fenêtre de rédaction pour activer le chiffrement:
   

A. Destinataire dont le mail est géré auprès d'Infomaniak

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak, le chiffrement se fait de manière totalement transparente pour l'expéditeur comme pour le destinataire:

1. Des cadenas fermés sont représentés à l'écran.
2. Appuyez sur l'icône d'envoi:
   

B. Destinataire externe

Si le destinataire du mail chiffré possède une adresse mail gérée en dehors des services Infomaniak, le chiffrement est toujours possible, mais il nécessite la définition d’un mot de passe:

1. . L'envoi ne sera pas possible car l'icône d'envoi restera grisée et des symboles apparaitront sur les cadenas:
   
2. Appuyez sur l'icône cadenas.
3. Une modale s'ouvre pour vous permettre de créer un mot de passe.
4. Laissez le mot de passe suggéré ou entrez un nouveau mot de passe et copiez-le afin de le faire parvenir par vos propres moyens (kPaste par exemple) au destinataire (vous pouvez convenir d'un mot de passe à l'avance ainsi le destinataire sera déjà informé).
5. Appuyez sur la croix en haut à gauche si vous avez terminé la gestion du mot de passe.
6. Ca y est, l'envoi peut désormais s'effectuer de façon chiffrée:
   

Ce guide explique comment gérer des erreurs de type Soft Bounce & Hard Bounce qui peuvent survenir dans le cadre d'envoi de mail et particulièrement lors de l'utilisation de la Newsletter Infomaniak.

Hard Bounce

Un hard bounce est un mail qui ne peut pas être livré pour des raisons permanentes.

• e-mail envoyé à une fausse adresse
• domaine du mail du destinataire qui n’est pas un domaine réel
• serveur du destinataire qui n’accepte pas les e-mails
• etc.

Soft Bounce

Un soft bounce est un message d’erreur qui indique que le mail n’est pas délivré à son destinataire et correspond à un problème d’acheminement à priori temporaire: l’adresse mail est valide, l’expéditeur peut réitérer l’envoi.

Plusieurs raisons peuvent expliquer un soft bounce et donc que le serveur du destinataire refuse temporairement le mail:

• la boîte de réception du destinataire est pleine : faute de capacité de stockage suffisante, le destinataire ne reçoit plus les messages
• un problème survient au niveau du serveur de messagerie du destinataire : le serveur est momentanément indisponible ou en panne, ou l’utilisateur a involontairement paramétré des filtres qui empêchent la réception de certains messages
• lorsque le contenu de l’e-mail, notamment ses fichiers en pièces jointes, est trop volumineux, le problème d’acheminement s’observe au moment de l’envoi

À moins que le destinataire ait définitivement délaissé sa boîte de réception sans supprimer son compte, le soft bounce est un problème temporaire.

Exemple de l'outil Newsletter Infomaniak après un envoi comportant un bon score de 0% de “Rebonds définitifs” et 0,31% de “Rebonds temporaires”:

Prenez également connaissance de cet autre guide.

Ce guide détaille les règles spécifiques à respecter lors de l'utilisation d'un mot de passe contenant le caractère “dollar” $ pour envoyer un e-mail via le SMTP Infomaniak dans un script (PowerShell, Python, etc.).

Préambule

• Si lors de l'envoi d'un e-mail via SMTP vous obtenez une erreur d'authentification (par exemple auth failed, invalid login or password) alors que le mot de passe est correct et fonctionne dans un logiciel comme Outlook, le problème peut venir du traitement du caractère $ dans votre script ou fichier de configuration.
• Pour garantir une exécution fiable de vos scripts SMTP, il est fortement conseillé d'éviter tout caractère spécial ayant une signification syntaxique, en particulier $, dans les mots de passe utilisés dans les scripts et fichiers de configuration.
• Le problème peut également survenir pour se connecter aux bases de données.

Règles à respecter

Le caractère $ est un symbole spécial dans de nombreux langages et environnements. Lorsqu'il est utilisé dans un mot de passe dans un script ou un fichier de configuration, il peut être interprété à tort comme une variable ou un caractère de contrôle.

Voici des cas fréquents où il ne faut pas utiliser le caractère $ dans un mot de passe :

• PowerShell : $ est utilisé pour déclarer des variables. Un mot de passe contenant $ peut provoquer des erreurs de syntaxe ou être tronqué.
• Bash / Shell (Linux) : $ est également un préfixe de variable. Il peut déclencher des substitutions inattendues.
• Fichiers YAML (par exemple Home Assistant, GitHub Actions, Docker Compose) : $ peut être interprété comme une variable d'environnement.
• Fichiers .env, .ini, ou autres fichiers de configuration : les outils qui lisent ces fichiers peuvent tenter d'interpréter les variables.
• Commandes ou URL avec authentification : un mot de passe contenant $ peut être mal encodé ou échoué lors de l'analyse.

Pour corriger ou prévenir ce type d'erreur :

• Évitez d'utiliser le caractère $ dans les mots de passe destinés à être utilisés dans des scripts ou systèmes automatisés.
• Si vous devez absolument l'utiliser, encadrez toujours la chaîne de mot de passe correctement selon le langage :
  • En PowerShell : utilisez des guillemets simples 'password$Test' si possible.
  • En Python : assurez-vous que la chaîne est bien entre guillemets simples ou doubles, sans interprétation.
  • En Bash : échappez le $ avec un antislash \$.

Ce guide explique comment modifier les droits d'accès aux produits pour un utilisateur de votre Organisation sur le Manager Infomaniak.

Préambule

• Depuis que vous avez ouvert votre compte auprès d'Infomaniak, vous faites partie au moins d'une Organisation.
  • Si vous étiez seul et qu'il ne s'agissait pas d'une invitation, une Organisation a été créée à votre nom et vous en devenez automatiquement le responsable légal.
  • Sinon vous appartenez à l'Organisation qui vous a invité (à rejoindre sa kSuite, à gérer un produit, etc.).
• Il est possible de modifier le rôle d'un utilisateur au sein de votre Organisation.
• Vous pouvez alors définir si un utilisateur…
  • … fait partie de votre Organisation et s'il doit devenir:
    • Responsable légal
    • Administrateur
    • Collaborateur (c'est cette partie qui est détaillée ci-dessous…)
  • … est externe à votre Organisation (droits limités):
    • Les utilisateurs externes ne sont pas pris en compte dans les partages des calendriers et carnets d'adresses à toute l'Organisation.

Qui peut accéder à quoi…

Prérequis

• Basculer au préalable vers l'Organisation souhaitée si vous ne retrouvez pas la liste d'utilisateurs attendue.
• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation.
• Avoir ajouté un utilisateur‍ en tant que collaborateur.

Le guide ci-dessous permet de gérer les accès aux produits pour les collaborateurs et utilisateurs externes. En effet, un responsable légal ou un Administrateur a de toute façon accès à tous les produits existants au sein de l'Organisation et visibles sur le Manager Infomaniak.

Pour modifier les accès produits d'un utilisateur de l'Organisation:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'utilisateur concerné.
3. Cliquez sur Modifier les accès produits:
   
4. Vous pouvez donner un accès à tout et avec les permissions maximum en 1 clic.
5. Sinon cliquez sur la catégorie de produit à laquelle vous souhaitez accorder un accès.
   
6. Sélectionnez le ou les produits nécessaires.
7. Si vous avez sélectionné plusieurs produits, décidez si un futur produit supplémentaire devra automatiquement être visible à l'utilisateur (et avec quel type de permissions).
8. Cliquez sur le bouton Enregistrer:
   
9. Les droits sont immédiatement accordés.
10. Cliquez sur l'icône crayon ✎  pour modifier les autorisations:
    
11. Recommencez à l'étape 5 si vous devez accorder l'accès à plusieurs produits. 

Utilisation du service / Gestion du service

Attention, sur le tableau de vos produits, il est important de distinguer les accès aux produits (type kDrive par exemple, au sein de la kSuite) et les accès à la gestion des produits:

Il est possible d'autoriser un utilisateur à utiliser kDrive (il pourra créer un PDF par exemple) sans pour autant lui accorder un droit de gestion du service kDrive (il ne pourra pas changer l'offre, inviter un nouvel utilisateur, résilier, etc.).

Droits techniques / Droits statistiques

Avec certains services comme kDrive, il est possible de donner à un collaborateur des droits TECHNIQUES et/ou STATISTIQUES (ajoute les accès au tableau de bord, liens de partage, statistiques de stockage, utilisateurs actifs, appareils connectés, activité sur le kDrive):

D'autres services comme les noms de domaine n'ont pas de partie STATISTIQUES:

Certains services spécifiques comme la billetterie permettent d'accorder des droits encore plus détaillés:

Accès facilité: les Groupes

Afin de faciliter l’ajout de droit d’accès à un produit qui se trouve sur votre Organisation, il existe les Groupes. Ceux-ci vous permettent de créer des équipes qui sont liées à des produits Infomaniak avec les droits souhaités, très pratique pour donner l’accès à un nouveau collaborateur de votre Organisation les accès aux produits dont il aura besoin dans son activité quotidienne.

Ce guide explique quel DKIM ajouter pour sécuriser la messagerie Infomaniak si celle-ci s'articule autour d'un nom de domaine dont les DNS sont ceux de Cloudflare.

Préambule

• Si vous gérez vos e-mails chez Infomaniak, ainsi que le nom de domaine qui y est associé, mais que la gestion DNS est chez Cloudflare, alors il faut ajouter le DKIM sur l'interface Cloudflare.

Ajouter un DKIM sur Cloudflare

Prérequis

• Prendre connaissance de cet autre guide pour vous permettre d'afficher le DKIM correspondant à votre messagerie Infomaniak.
• Afficher le DKIM afin de pouvoir le copier-coller. Exemple:
  

Suivez ensuite la procédure ci-dessous qui permet d'activer DKIM correctement améliorant ainsi la sécurité et la délivrabilité des e-mails pour le domaine concerné:

1. Cliquez ici afin d'accéder à votre compte Cloudflare.
2. Sélectionnez le domaine concerné.
3. Dans la section DNS, recherchez et supprimez tous les éventuels enregistrements NS pour "_domainkey" pointant vers Infomaniak.
4. Cliquez sur le bouton Ajouter un enregistrement (Add record) pour ouvrir le formulaire de saisie.
5. Remplissez les champs en utilisant les données obtenues sur le Manager Infomaniak, en respectant la configuration standard pour un enregistrement DKIM de type TXT:

Assurez-vous que le Statut Proxy (nuage) est réglé sur DNS Only (grisé) pour les enregistrements d'authentification e-mail.

Ce guide concerne les possesseurs d'un nom de domaine sur l'infrastructure Infomaniak qui rencontreraient un souci DMARC à l'utilisation de certains des outils de Google comme Meet ou Calendar.

Résoudre une erreur DMARC

Pour rendre compatible la configuration de votre nom de domaine (ayant une politique DMARC de type reject) avec l'utilisation de certains services de Google, il est nécessaire d'ajouter un enregistrement SPF correspondant:

• Avant : v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all
• Après : v=spf1 include:spf.infomaniak.ch include:_spf.google.com -all

Pour éditer le SPF actuellement configuré dans la zone DNS de votre nom de domaine:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Zone DNS dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'enregistrement de type TXT comportant la valeur du SPF concerné.
5. Cliquez sur Modifier:
   
6. Éditez le champ en ajoutant sur la même ligne include:_spf.google.com après le include Infomaniak existant, et ceci avant le -all de fin.
7. Cliquez sur le bouton Enregistrer:
   

Prenez connaissance de cette documentation Google si vous recherchez des informations sur la configuration du SPF de Google.

Ce guide détaille les règles d'envoi d'e-mails groupés chez Infomaniak pour éviter toute qualification de Spam, conformément aux lois fédérales suisses et aux CGU d'Infomaniak.

Obtenir le consentement (double opt-in)

Le double opt-in est la seule méthode pour se prémunir contre les plaintes.

Pour être valide, l'inscription de l'intéressé doit :

1. Provenir d'un formulaire dédié à un sujet précis.
2. Être confirmée par le destinataire via un lien de validation envoyé par e-mail.
3. Être tracée par le système (enregistrement de l'adresse IP et de la date).

Comment rester en règle ?

• Utilisez un formulaire de contact avec double opt-in pour constituer vos listes.
• Conservez systématiquement l'adresse IP et la date d'inscription de chaque abonné.
• Insérez obligatoirement un lien de désabonnement visible au bas de chaque envoi.

Gestion des plaintes pour spam

En cas de plainte, Infomaniak peut suspendre temporairement les envois.

• Si vous fournissez la preuve d'inscription (IP et date) : la plainte est classée sans suite.
• Sans preuve d'inscription : la plainte est jugée justifiée. Infomaniak peut alors suspendre l'adresse mail, le domaine, ou résilier le contrat en cas de récidive.

Ce guide explique comment suspendre la gestion administrative d'un produit afin qu'aucun utilisateur de l'Organisation ne puisse plus l'utiliser au sein du Manager Infomaniak. Il est également possible de bloquer un utilisateur de votre Organisation, sans toutefois le supprimer.

Préambule

• En bloquant la gestion d'un produit:
  • Seuls les administrateurs et le responsable légal pourront le débloquer.
  • Les utilisateurs avec des droits limités (collaborateurs et clients) ayant accès à ce produit ne pourront plus le gérer.
• Un e-mail est envoyé aux utilisateurs de l'Organisation.

Bloquer un produit

Prérequis

• Etre Administrateur ou Responsable légal‍ au sein de l'Organisation (les utilisateurs avec des droits limités (collaborateurs et clients) ayant accès à ce produit ne pourront pas le faire).

Pour bloquer ou débloquer certains produits à toute l'Organisation:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des produits sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Accédez au service que vous souhaitez bloquer.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
4. Cliquez sur Bloquer la gestion du produit:
   • Exemple 1, Serveur Cloud:
     
   • Exemple 2, nom de domaine:
     
5. Confirmez la suspension.

Suspendre les e-mails

Un Service Mail ne peut être bloqué de la façon indiquée ci-dessus mais il peut être mis en maintenance.

Prérequis

• Etre administrateur ou responsable légal ; les utilisateurs avec des droits limités (collaborateurs et clients) ayant accès à ce produit ne pourront pas le faire.

Afin de suspendre les adresses mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak ( besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur Gérer.
4. Cliquez sur Activer la maintenance:
   
5. Confirmez en cliquant sur le bouton rouge la suspension de l'utilisation des adresses mail (la réception n'est pas interrompue mais la consultation est impossible):
   

Bloquer un utilisateur de l'Organisation

Pour bloquer rapidement un utilisateur de l'Organisation, en cas d'incident de sécurité, connectez-vous à la gestion de vos utilisateurs en tant qu'Administrateur ou Responsable légal de l'Organisation:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion des utilisateurs sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur l'utilisateur concerné:
   
3. Depuis le bouton Gérer en haut de page, vous pouvez retirer l'utilisateur de l'Organisation (ce qui retire également ses différents accès de gestion des produits auxquels il avait accès).
4. Plus bas vous pouvez gérer plus finement les produits auxquels l'utilisateur doit pouvoir avoir un accès:
   

Ainsi des services critiques, tels que l'interface Manager, de votre Organisation, l'app Web kDrive et l'app Web Mail peuvent lui devenir inaccessibles.

Selon la situation prenez également connaissance de ces liens afin de bloquer d'autres services comme la messagerie (IMAP / SMTP) ou des services Web.

Pour ne pas bloquer l'utilisateur vous-même mais lui indiquer une procédure à suivre pour sécuriser son compte, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment transférer vers Infomaniak des adresses mail actuellement hébergées par Swisscom, avec l'aide d'un outil d'importation par IMAP.

Préambule

• L'opération n'affecte ni les données déjà présentes sur l'adresse de destination, ni celles de l'adresse source.
• La totalité de la boite externe sera importée.
• Une fois le processus d'importation démarré, il n'est plus possible de l'interrompre.
• Les éventuels doublons sont gérés: un contenu identique ne sera copié qu'une seule fois.
• Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez des alternatives à ce processus par IMAP.

Importer le contenu mail de Bluewin vers Infomaniak

Prérequis Infomaniak

• Posséder un Service Mail sur votre Manager Infomaniak.
• Disposer d'un quota d'adresses libres à disposition ou l'ajuster au préalable si nécessaire.
• S'assurer que la messagerie est correctement sécurisée
• Créer une ou plusieurs adresses sur ce Service Mail.
  • Si vous avez de nombreuses (10+) adresses mail à créer, prenez connaissance de cet autre guide au sujet des créations en masse.
• L'adresse mail de destination doit être rattachée à l'utilisateur (= au compte Infomaniak) que vous utilisez.

Ensuite, pour importer le contenu mail :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'outil d'importation (service en ligne https://import-email.infomaniak.com).
2. Si nécessaire connectez-vous à votre compte Infomaniak sur l'Organisation concernée ; en effet l'importation se fera vers l'une des adresses mail rattachées à l'interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak que vous utilisez.
3. Cliquez sur l'importation par IMAP.
4. Cliquez sur l'importation unique.
5. Remplissez le champ de gauche avec votre adresse mail de départ (dont le contenu est à copier).
6. Remplissez le champ de droite avec le mot de passe de cette même adresse mail source (cf prérequis).
7. Cliquez sur Confirmer.
8. Si nécessaire inscrivez une seconde adresse mail destinée à être importée en même temps.
9. Choisissez sur quelle adresse mail importer les e-mails ; le menu déroulant vous liste les adresses mail actuellement rattachées à votre interface Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) du compte Infomaniak avec lequel vous êtes connecté.
10. Après avoir sélectionné dans la liste l'adresse de destination désirée, cliquez sur le bouton bleu Importer les e-mails.
11. La copie débute, vous pouvez attendre et voir le résultat sur la page une fois l'import terminé, ou fermer la fenêtre (l'importation continue en arrière-plan et un suivi est disponible - lire ci-dessous).
12. Un e-mail de confirmation sera automatiquement envoyé à toutes les adresses mail concernées par l'opération une fois l'importation terminée, mentionnant le nombre de messages copiés.
13. Un suivi est disponible dans les réglages de l'adresse mail de destination, sur l'app Web Mail (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) uniquement.
14. Le suivi permet de voir l'historique des importations sur l'adresse concernée.

Importer tous vos contacts

Pour continuer à utiliser votre carnet d'adresses, il faut exporter les contacts depuis Bluewin:

1. Connectez-vous à votre interface Bluewin.
2. Cliquez sur Contacts.
3. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ dans la barre d'outils.
4. Cliquez sur Exporter contacts.
5. Enregistrez le fichier contacts.csv sur votre appareil.

Ensuite il faut les importer:

1. Connectez-vous à votre Carnet d'adresses Infomaniak.
2. Cliquez sur Actions avancées en bas à gauche.
3. Cliquez sur Importer.
4. Sélectionnez votre fichier .csv téléchargé au point 5 ci-dessus.
5. Cliquez sur Suivant et lancez l'importation.

Rediriger les e-mails vers Infomaniak

Si l'adresse Bluewin continue d'exister encore quelques temps, vous pouvez mettre une redirection des messages entrants. Ainsi ceux-ci sont automatiquement réacheminés vers votre nouvelle adresse Infomaniak:

1. Connectez-vous à “MySwisscom”, cliquez sur la case "Plus" puis “Paramètres”:
   
2. Cliquez ensuite sur “Gérer les transferts”:
   
3. Indiquez l'adresse mail créée chez Infomaniak comme destination de tous vos futurs e-mails entrants.

Ce guide concerne le paramétrage de l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).

Accéder aux paramètres de l'application

Pour ouvrir les paramètres de l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android) sur votre appareil:

1. Appuyez en haut à gauche de votre boite de réception:
   
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite du volet qui s'est ouvert:
   
3. Vous pouvez gérer les réglages depuis l'écran qui s'affiche:
   
    

a. Choix de la signature

Si vous avez plusieurs adresses mail rattachées à votre compte, appuyez sur l'adresse mail dont vous désirez changer la signature. Ensuite choisissez une autre signature parmi celles configurées.

Sur iOS, vous pouvez également gérer vos demandes d'accusés de lecture.

b. my kSuite uniquement

Permet d'avoir des renseignements sur la souscription actuelle. Exemple:

c. Verrouillage de l'application

Cette option vous permet de protéger l'application par une des méthodes de verrouillage de votre appareil, ce qui permet de rester connecté à la messagerie Infomaniak avec votre compte utilisateur mais d'empêcher l'accès à Infomaniak Mail par un tiers lorsque l'app n'est plus dans les applications ouvertes.

Si votre appareil possède un lecteur d'empreinte, vous pouvez utiliser cette méthode pour activer le verrou. Idem pour le Face ID sur iOS.

Lors de la réouverture de l'application, une authentification sera demandée.

d. Notifications sur l'appareil

Vous pouvez configurer les notifications pour chacune des adresses mail rattachées dans l'application.

e. Synchronisation des contacts & calendriers

Pour l'instant cette synchronisation est gérée de façon externe ; prenez connaissance de l'assistant https://config.infomaniak.com/.

f. Contenu externe

Cette rubrique permet de choisir s'il faut afficher automatiquement tout contenu externe présent au sein d'un e-mail entrant que vous lisez, ou si vous préférez le masquer et ne l'afficher que sur demande.

g. Avance automatique

Cette rubrique permet de choisir l'action qui doit être faite après l'archivage ou la suppression d'un e-mail: ouvrir le message suivant, ou le précédent, ou revenir à la liste des messages.

h. Densité de la liste de conversion

Le mode d'affichage peut être compact, normal, ou large.

i. Thème

Le thème permet de choisir un affichage type dark mode (sombre) ou à l'inverse, un affichage lumineux noir sur blanc. Cet affichage peut également être défini en fonction du thème de l'appareil (permettant ainsi de reprendre un éventuel réglage système qui ferait varier l'affichage en fonction de l'heure).

j. Couleur d'accentuation

La couleur d'accentuation est soit le bleu soit le rose.

k. Actions de balayage

Les actions de balayage permettent de définir quelle opération Infomaniak Mail doit effectuer si vous glissez votre doigt sur un message de la liste de droite à gauche ou de gauche à droite (y compris le “long swipe” sur iOS):

Les actions possibles sont:

• supprimer le message (il va dans la corbeille)
• archiver le message (il va dans un dossier d'archive)
• le rendre lu ou non lu
• déplacer le message (et dans ce cas la liste des dossiers s'affiche après un balayage)
• favoris (afin d'activer un suivi sur le message)
• signaler comme spam
• menu d'actions rapides (accessible également depuis la lecture du message et qui propose d'écrire une réponse, d'effectuer un transfert, une suppression, une impression, etc.)

et il est possible également de choisir "aucune" afin d'éviter des opérations qui ne seraient pas souhaitées si votre appareil n'est pas adapté au balayage:

l. Mode d'affichage des messages

Choisissez entre un affichage individuel des messages ou un mode “discussion” / “conversation”, mode qui permet de regrouper vos e-mails par sujets/expéditeurs, c'est-à-dire grouper les e-mails reçus en fonction du sujet de la discussion, ainsi l'affichage de la boite de réception est plus léger et le suivi des messages des différents intervenants de la conversation est plus facile à faire:

m. Gestion du compte

Permet de supprimer le compte Infomaniak (après confirmation de lecture de l'avertissement important). Prenez également connaissance de cet autre guide:

Ce guide explique comment créer puis ajouter automatiquement une signature aux messages envoyés depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• La signature sera également visible lors de vos envois depuis l'app Infomaniak Mail (iOS / Android).
• Elle ne sera pas présente avec une autre méthode d'envoi (un logiciel comme Outlook par exemple).
• Elle n'est pas non plus ajoutée aux messages du répondeur ; il est nécessaire d'en ajouter une dans le message d'absence directement.
• Une ou plusieurs signatures peuvent être ajoutées depuis Mail et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail ; choisissez quelle signature employer lors d'un envoi.

Accéder aux signatures depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les signatures: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder à la gestion des signatures:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Signatures:
   

Accéder aux signatures depuis Service Mail

Afin d'accéder au Service Mail et à la gestion des signatures:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
4. Cliquez sur Signatures dans le menu latéral gauche:
   

Créer et éditer la signature

Deux choix s'offrent à vous:

1. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle signature.
2. Cliquez sur l'icône crayon ✎ à côté d'une signature déjà existante pour la modifier.
   

Ensuite:

1. Choisissez un éventuel modèle (template) existant ou un nouveau:
   
2. Donnez un nom à la signature.
3. Précisez un nom pour votre identité (il s'affichera à côté de votre adresse mail dans les messages reçus par vos correspondants).
4. Créez le contenu de la signature dans le cadre prévu à cet effet (lire ci-dessous les possibilités de mise en forme)
5. Choisissez de partager ou non la signature avec tous les utilisateurs de l'adresse Mail.
6. Cliquez sur Paramètres avancés pour choisir l'emplacement pour insérer votre signature: avant le message (= en-tête de page) ou après le message (= signature)
   
7. Prenez connaissance de cet autre guide au sujet du choix des adresses d'envoi / réponse.
8. Cliquez sur le bouton Créer la signature.

Mise en forme de la signature

Vous pouvez utiliser une image, éditer le code source HTML et mettre en forme votre texte à l'aide d'une palette d'outils.

Pour éviter un retour à la ligne trop espacé, utiliser la touche majuscule en conjonction avec la touche ENTER de votre clavier ce qui fera l'équivalent de la balise HTML <br> qui provoque un retour à la ligne au lieu d'un nouveau paragraphe.

Définir une signature par défaut

Pour choisir la signature employée par défaut dans certaines conditions:

1. Cliquez ici afin d'accéder à vos signature sur l'app Web Mail Infomaniak.
2. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
3. Choisissez la signature qui sera insérée par défaut lors de la rédaction:
   1. d'un nouveau message
   2. d'une réponse / transfert
      

En définissant une signature par défaut depuis , celle-ci sera automatiquement affichée dans le corps de l'e-mail lors de la rédaction. Vous aurez quand même la possibilité de changer de signature. 

Il existe un cas où la signature par défaut ne sera pas celle insérée automatiquement par défaut lors de la rédaction d'un message: prenez connaissance du point 10 de cet autre guide.

Sélectionner ou retirer la signature lors de la rédaction

Lorsque vous débutez la rédaction d'un nouveau message:

1. La signature est insérée automatiquement.
2. Si plusieurs signatures existent, vous pouvez choisiri une autre identité via le menu déroulant.
3. Vous pouvez également accéder rapidement aux paramètres de signature via le bouton dans la barre d'outils:
   
4. Vous pouvez retirer la signature en la survolant et en cliquant sur la croix:
   

Adresses associées (plusieurs possibles)

Quand une signature est issue d'un template (que celui-ci soit créé à partir d'un modèle proposé par Infomaniak ou qu'il ait été généré avec l'éditeur avancé):

• les utilisateurs n'ont pas accès au contenu de la signature en édition,
• ils peuvent saisir les valeurs dynamiques telles que le nom d'expéditeur ou les données personnelles qui peuvent être demandées telle que la profession ou le numéro de téléphone,
• ils peuvent également modifier les paramètres avancés de la signature (tel que la position de celle-ci dans le cadre d'une réponse/transfert) mais à ce jour, ce paramètre est commun à tous les utilisateurs de la signature (1)

Quand une signature a été crée directement sans le biais d'un template:

• si la signature est crée à partir d'un modèle prédéfini :
  • on a le même comportement que pour le point précédent, à savoir une signature crée à partir d'un template
• si la signature a été crée via l'éditeur avancé:
  • les utilisateurs ont accès au contenu de la signature en édition, mais attention, ce contenu est partagé ; si Morgane modifie le contenu, Vanessa aura le même contenu une fois qu'elle aura rechargé son interface Mail Infomaniak,
  • seul le nom d'expéditeur est spécifique à l'utilisateur et il n'y a pas de valeurs dynamiques dans ce genre de cas,
  • les paramètres avancés suivent le même principe que dans les autres cas: ils sont communs à tous les utilisateurs

Dans tous les cas, le fait d'affecter une signature par défaut sur une boite mail est au niveau utilisateur. Par exemple, au sein d'une même boite mail, la signature choisie par défaut par Morgane est indépendante de celle choisie par Vanessa.

Aller plus loin avec les modèles

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez comment définir des modèles personnalisés pouvant être appliqué dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail par exemple, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine.

Ce guide vous aide à résoudre diverses problématiques liées à la mise en place et à l'utilisation d'une politique DMARC avec votre messagerie.

Prenez connaissance de cet autre guide si vous rencontrez un problème DMARC spécifiquement lors de l'utilisation de services Google.

Erreur ou rejet DMARC...

...lors d'une redirection, alors que l'adresse de destination initiale a reçu le message (erreur SPF)

Redirection d'e-mail sans SRS générant une erreur SPF

Imaginez que vous avez configuré une redirection d'e-mail depuis l'adresse "user@example2.com" vers l'adresse "user@yourdomain3.com", sans utiliser le mécanisme SRS. Lorsqu'un message est envoyé à "user@example2.com", il est reçu par le premier serveur de messagerie, puis transmis automatiquement à "user@yourdomain3.com". Exemple:

• expéditeur: john.doe@gmahoo1.com
• destinataire initial: user@example2.com
• destination finale: user@yourdomain3.com

En schématisant: lorsque John envoie un e-mail à "user@example2.com", le serveur de messagerie de "example2.com" le redirige vers "user@yourdomain3.com". Le serveur de destination reçoit donc le message depuis les serveurs de "example2.com", alors que l'adresse d'enveloppe de l'expéditeur indique toujours "john.doe@gmahoo1.com".

En détail: lors de la redirection, l'adresse d'enveloppe du destinataire est remplacée par "user@yourdomain3.com", mais l'adresse d'enveloppe de l'expéditeur reste "john.doe@gmahoo1.com". L'adresse d'expéditeur visible dans le message reste également inchangée.

Le contrôle SPF peut alors échouer, car les serveurs de "example2.com" ne sont normalement pas autorisés par l'enregistrement SPF de "gmahoo1.com" à envoyer des messages pour ce domaine.

Une erreur SPF ne provoque toutefois pas systématiquement un rejet DMARC. DMARC échoue uniquement si aucun mécanisme SPF ou DKIM valide n'est aligné avec le domaine de l'adresse d'expéditeur visible. Si la signature DKIM d'origine est absente, invalide ou non alignée, la politique DMARC du domaine expéditeur peut alors entraîner la mise en quarantaine ou le rejet du message.

Pour éviter que SPF échoue uniquement en raison de la redirection, le prestataire qui effectue celle-ci doit prendre en charge le mécanisme SRS.

Comment se passent les redirections chez Infomaniak

Lorsqu'un e-mail reçu par une adresse Infomaniak est redirigé vers une autre adresse, Infomaniak utilise SRS pour réécrire l'adresse d'enveloppe de l'expéditeur. L'adresse d'expéditeur visible par le destinataire reste inchangée.

Cette réécriture permet au serveur de destination de vérifier que le serveur Infomaniak qui effectue la redirection est autorisé à utiliser la nouvelle adresse d'enveloppe. SRS ne modifie pas la signature DKIM d'origine et ne garantit pas, à lui seul, la validation DMARC. Dans le contexte d'une redirection, DMARC peut notamment être validé si la signature DKIM d'origine reste valide et alignée.

...lié à une entrée DNS incorrecte

L'enregistrement DMARC doit être publié sous la forme d'un enregistrement TXT unique sur le sous-domaine "_dmarc" du domaine concerné.

Enregistrement DMARC mal formé (Malformed DMARC Record): si l'enregistrement DMARC n'est pas correctement formaté, il peut être considéré comme invalide. Vérifiez notamment la syntaxe, les points-virgules, les balises utilisées et leurs valeurs.

Politique DMARC non valide (Invalid DMARC Policy): la valeur de la balise principale "p" doit être "none", "quarantine" ou "reject". Toute autre valeur rend la politique DMARC invalide.

Enregistrements DMARC multiples: un domaine ne doit comporter qu'un seul enregistrement TXT DMARC. Si plusieurs enregistrements sont publiés sur le sous-domaine "_dmarc", la configuration est considérée comme invalide et la politique ne peut pas être appliquée correctement.

Regroupez tous les paramètres DMARC nécessaires dans un seul enregistrement TXT.

Vérifiez votre entrée DMARC actuelle à l'aide d'un outil dédié comme ceux ci-dessous:

• https://dmarcadvisor.com/dmarc-check
• https://mxtoolbox.com/dmarc.aspx

...lié à un envoi qui ne valide aucun mécanisme SPF ou DKIM aligné

DMARC ne nécessite pas que SPF et DKIM soient tous les deux valides. Le contrôle DMARC réussit dès qu'au moins l'un de ces deux mécanismes est valide et aligné avec le domaine de l'adresse d'expéditeur visible.

Une erreur ou un rejet DMARC peut donc survenir lorsque ni SPF ni DKIM ne valide un domaine aligné avec celui de l'expéditeur.

Cela peut par exemple se produire si vous envoyez un e-mail avec votre adresse Infomaniak en utilisant le serveur SMTP d'un autre prestataire. Le serveur utilisé peut ne pas être autorisé par l'enregistrement SPF de votre domaine et ne pas appliquer de signature DKIM valide pour ce même domaine.

Pour résoudre ce problème:

• Vérifiez la sécurité globale du Service Mail,
• utilisez les serveurs SMTP Infomaniak pour envoyer les messages depuis une adresse Infomaniak,
• si vous utilisez un service d'envoi externe, configurez votre domaine auprès de ce prestataire afin qu'il prenne correctement en charge SPF, DKIM et leur alignement DMARC.

Les messages d'un domaine récemment créé arrivent dans le dossier spam

Ce comportement n'indique pas nécessairement une erreur DMARC. Un domaine récemment créé ne possède encore que peu ou pas d'historique d'envoi et sa réputation n'est donc pas établie auprès des différents fournisseurs de messagerie.

Commencez par envoyer un faible volume de messages légitimes à des destinataires consentants, puis augmentez progressivement le nombre d'envois. Vérifiez également que SPF, DKIM et DMARC sont correctement configurés et évitez les envois soudains ou volumineux.

S'envoyer des messages peut permettre de tester la configuration et de signaler un message comme légitime dans la boîte de réception concernée. Cela ne suffit toutefois pas à établir une réputation générale auprès des autres fournisseurs de messagerie.

La réussite des contrôles SPF, DKIM et DMARC ne garantit pas le classement des messages dans la boîte de réception. Les fournisseurs tiennent également compte de la réputation du domaine et des serveurs d'envoi, du volume de messages, de leur contenu et des réactions des destinataires.

J'envoie un e-mail depuis mon adresse Infomaniak et je reçois un message d'erreur de type "Reject DMARC"

Pour résoudre ce problème:

• Vérifiez la sécurité globale du Service Mail,
• effectuez un test d'envoi depuis le Webmail mail.infomaniak.com,
• vérifiez les paramètres serveur du logiciel ou du client de messagerie, notamment le serveur SMTP utilisé et l'authentification de l'adresse d'expédition.

Si le message est correctement envoyé depuis le Webmail, le problème provient probablement de la configuration du logiciel de messagerie ou du serveur SMTP externe utilisé pour l'envoi.

J'envoie un e-mail depuis une adresse externe (Microsoft, Google, Yahoo, Orange, etc.) et Infomaniak le rejette avec une erreur DMARC

Le message ne respecte probablement pas la politique DMARC publiée par le domaine de l'expéditeur. Cela peut notamment signifier que SPF et DKIM ont échoué ou qu'ils ne sont pas alignés avec l'adresse d'expéditeur visible.

Pour résoudre ce problème:

• Vérifiez auprès du prestataire de l'adresse d'expédition que les messages sont envoyés conformément à ses recommandations.
• Transmettez au prestataire ou à l'administrateur du domaine expéditeur le message d'erreur complet afin qu'il puisse contrôler les configurations SPF, DKIM et DMARC.

Je souhaite recevoir un e-mail sur mon adresse Infomaniak, mais l'expéditeur reçoit une erreur DMARC

Le message a été bloqué parce qu'il ne respectait pas la politique DMARC publiée par le domaine de l'expéditeur. La configuration du compte destinataire Infomaniak ne permet pas de corriger une erreur d'authentification provenant du domaine expéditeur.

Pour résoudre ce problème:

• Demandez à l'expéditeur de transmettre le message d'erreur complet à son prestataire de messagerie ou à l'administrateur de son domaine afin que les configurations SPF, DKIM et DMARC soient vérifiées,
• si l'adresse Infomaniak redirige les messages vers une autre adresse, vérifiez également à quelle étape de la redirection le rejet est généré.

Ce guide explique comment télécharger un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail)‍ afin d'obtenir sur votre disque dur un fichier au format .eml compatible avec tous les logiciels/clients de messagerie.

Télécharger un e-mail

Pour enregistrer un e-mail depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail)‍:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail)‍.
2. Ouvrez le message à télécharger.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'e-mail ouvert.
4. Cliiquez sur Autres actions.
5. Sélectionez Télécharger:
   

4 alternatives

1. La fonction Enregistrer sous... d'un logiciel/client de messagerie comme Thunderbird permet d'arriver au même résultat:
   1. Ouvrez le logiciel Thunderbird.
   2. Dans la boite de réception, faites un clic droit sur le message à sauvegarder.
   3. Choisissez l'emplacement pour enregistrer le fichier .eml.
2. Pour imprimer le message et choisir PDF dans les imprimantes disponibles, prenez connaissance de cet autre guide.
3. Pour télécharger le message vers kDrive, prenez connaissance de cet autre guide.
4. Pour le partager publiquement à l'aide d'un simple raccourci vers celui-ci, prenez connaissance de cet autre guide.

Ce guide explique comment créer des règles de tri (en mode Standard) pour classer automatiquement vos e-mails entrants sur Infomaniak selon certaines conditions.

Préambule

• Ces règles permettent notamment les actions automatiques suivantes :
  • Supprimer ou déplacer les messages provenant d'adresses e-mail que vous ne souhaitez plus voir.
  • Transférer à votre conjoint(e) les e-mails provenant d'une adresse mail pour que vous soyez tous les deux à les recevoir.
  • Copier les messages qui contiennent un mot-clé précis vers un dossier.
  • etc.
• Contrairement aux règles de tri proposées au sein de logiciels/clients de messagerie (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail...), ces règles agiront directement sur le serveur de vos boîtes mail avant même la connexion IMAP.
• Vous pouvez en faire un modèle pour l'entier des adresses de votre Service Mail.
• Si vous utilisez un logiciel/client de messagerie configuré en POP, en parallèle de Mail Infomaniak, les messages classés dans des dossiers ne seront plus téléchargés par votre application car le protocole POP ne relève que les messages qui se trouvent dans votre boîte de réception principale (inbox). Pour consulter les messages classés, il sera nécessaire d'utiliser le protocole IMAP ou uniquement Mail.
• Selon l'offre dont vous disposez, il existe un mode avancé pour créer des règles de tri dans un langage dédié.

Accéder aux règles depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les règles: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Filtres et règles:
   

Définir une règle en se basant sur un e-mail reçu

Vous pouvez également créer une règle directement depuis l'e-mail reçu :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message de l'expéditeur concerné.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ en haut à droite du message ouvert.
4. Choisissez Créer une règle pour ouvrir l'assistant de création qui sera pré-rempli avec les éléments du message:
   ‍

Accéder aux règles depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur l'onglet Règles depuis le menu latéral gauche (ou barre supérieure):
   

Créer une nouvelle règle en mode Standard

• Cliquez sur le bouton Ajouter une règle en mode Standard pour créer une nouvelle règle à l'aide d'un assistant/formulaire de création:
  
• Les différentes conditions disponibles pour les filtres de tri sont présentées dans cet autre guide.
• Une fois un filtre créé, cliquez sur Continuer pour l'activer.

Ajouter, dupliquer ou modifier une règle en mode Standard

S'il y a déjà des filtres de tri, le bouton ‍ pour en ajouter se trouve en haut à droite du tableau :

Ces réglages peuvent être modifiés lorsque vous le souhaitez en cliquant sur l'icône crayon ✎ situé à droite de l'élément concerné.

Il est également possible de dupliquer une règle déjà existante afin de la retravailler en copie sans affecter la première:

Ce guide détaille ce qu'il est possible de rechercher sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) ou d'autres services de kSuite. Pour rechercher sur kDrive prenez connaissance de cet autre guide.

Rechercher un e-mail

Sur ksuite.infomaniak.com/mail, tapez sur la barre de recherche en haut de page le terme qui doit être trouvé.

La recherche s'effectuera au sein de l'adresse mail mentionnée dans la barre latérale gauche (pour rechercher sur plusieurs adresses mail à la fois, utilisez un logiciel / client de messagerie IMAP sur lequel vous connectez vos différentes adresses):

La recherche avancée est accessible à droite du champ de recherche en haut de votre Mail:

Vous pouvez rechercher du contenu…

• soit dans le corps du message,
• soit dans son sujet,
• soit parmi ses expéditeurs/destinataires…

Vous pouvez également filtrer la recherche par taille du message et par présence de pièce jointe ou non.

Concernant l'étendue des recherches:

• Le contenu des e-mails chiffrés n'est pas indexé (sauf l'objet du mail).
• Le contenu des pièces jointes, tout comme leur nom, n'est pas indexé : il n'est donc pas possible de retrouver un e-mail en recherchant le nom du fichier qui y était associé.
• La mention "Rechercher tous les e-mails" n'inclut ni la Corbeille, ni le dossier Spam:
  
  • Si une recherche globale ne donne aucun résultat, il est possible que l'e-mail se trouve dans l'un de ces deux dossiers.
  • Vous devrez alors vous rendre spécifiquement dans la Corbeille ou les Spams pour y effectuer la recherche, ou alors lancer la recherche en sélectionnant l'un de ces 2 éléments:
    
  • Les éventuels éléments trouvés s'afficheront alors:
    
  • Idem lorsque vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, il vaut mieux d'abord vous y rendre depuis le menu latéral gauche, puis lancer une recherche.

Pour rechercher la trace d'un e-mail ou connaitre son activité, vous pouvez également rechercher dans les logs d'une adresse mail.

La recherche mail avec un logiciel/client de messagerie

Pour savoir comment votre application de messagerie spécifique effectue les recherches, consultez sa documentation. Par exemple les apps desktop (application de bureau) Thunderbird et Outlook peuvent synchroniser les messages localement et effectuer des recherches en local, tandis que d'autres applications peuvent préférer la recherche sur le serveur IMAP et dans ce cas, le logiciel/client de messagerie envoie une commande de recherche au serveur, qui recherche ensuite dans tous les messages stockés sur le serveur et renvoie les résultats au logiciel/client de messagerie.

Rechercher un contact

La recherche d'un élément s'effectue automatiquement parmi tous vos carnets d'adresses, groupes, contacts, grâce au champ de recherche en haut de l'interface ksuite.infomaniak.com/contacts:

Rechercher un évènement

La recherche d'un élément sur ksuite.infomaniak.com/calendar s'effectue automatiquement parmi tous vos calendriers, évènements, salles, y compris parmi la description de ceux-ci et les personnes qui y étaient liées (si vous cliquez sur un contact, vous obtenez les évènements en commun avec celui-ci):

Ce guide explique comment, depuis un Service Mail, réinitialiser ou supprimer les mots de passe d'une adresse mail afin de couper la connexion d'un logiciel tiers tel qu'Outlook ou Thunderbird.

Préambule

• Changer le mot de passe d'une adresse mail revient à changer le mot de passe IMAP / SMTP:
  • Dès que le mot de passe est modifié, il faut mettre à jour vos logiciels (Outlook, etc.), appareils mobiles (iPhone), etc. avec le nouveau mot de passe (ceci est de votre responsabilité).
• Si vous ne parvenez pas à vous connecter au Manager ou Mail / kSuite, vous ne pourrez pas gérer les mots de passe d'une des adresses mail: prenez connaissance de cet autre guide dans ce cas.

Retirer un mot de passe / appareil

Prérequis

• Avoir au minimum le droit de gérer le Service Mail concerné (ou être Administrateur / Responsable légal‍ au sein de l'Organisation).

Afin de couper toute connexion IMAP/POP/SMTP qui se ferait actuellement grâce à un mot de passe généré sur cette interface (cela ne retire pas l'adresse des apps Mail Infomaniak — il faut administrer les utilisateurs de l'adresse mail pour cela), il est possible de révoquer un appareil, voire même de supprimer toutes les configurations existantes en 1 clic:

1. Cliquez ici pour accéder à la gestion de votre produit dans le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur le nom du produit concerné.
3. Cliquez sur l’adresse mail concernée dans le tableau:
   
4. Cliquez sur l'onglet Appareils.
5. Cliquez sur le lien rouge pour déconnecter tous les appareils enregistrés (une confirmation est requise).
6. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'appareil concerné.
7. Cliquez sur “Modifier le mot de passe” pour couper la connexion actuelle mais permettre de reconnecter l'appareil avec un nouveau mot de passe directement.
8. Cliquez sur “Déconnecter l'appareil” pour le retirer de la liste et supprimer la connexion correspondante:
   

Qu'est-ce qu'un mot de passe “générique” ?

Certaines adresses mail peuvent afficher une indication particulière dans la partie Appareils:

Si tel est le cas, ne vous inquiétez pas, cela correspond au fait que l'adresse possède un mot de passe attribué lors de sa création (antérieure à l'an 2026). Celui-ci reste valable mais comme pour d'autres mots de passe, il est impossible de l'afficher. Et contrairement à d'autres mots de passe, celui-ci ne peut être réinitialisé (l'option est grisée, désactivée):

Vous pouvez dans ce cas sans problème ajouter un mot de passe supplémentaire.

Ce guide explique comment activer un répondeur (message e-mail automatique "out of office") sur une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak. Vous pourrez ainsi informer vos correspondants que vous n'êtes pas en mesure de leur répondre dans l'immédiat, parce que vous êtes absent, en vacances, etc.

Préambule

• La réponse automatique en cas d'absence peut être activée depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail.
• Vous pouvez activer ou désactiver un message déjà enregistré, mais il ne peut y avoir plusieurs répondeurs actifs sur une même adresse mail: l'activation d'un message désactive un autre le cas échéant.

Activer le répondeur depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer le répondeur: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Pour activer le message d'absence:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Répondeur:
   
5. Activez le message automatique le cas échéant ou lire plus bas:
   

Activer le répondeur depuis le Manager Infomaniak

Pour activer le message d'absence depuis le Manager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné:
   
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche:
   
4. Cliquez sur le menu Répondeur dans le menu latéral gauche.
5. Activez le message automatique le cas échéant ou lire plus bas:
   

Rédiger le message d'absence

Pour gérer le message qui devra être automatiquement envoyé en réponse:

1. Cliquez sur Ajouter:
   
   Ensuite :
   
   1. Entrez un nom pour votre répondeur (afin de le distinguer d'autres messages si vous en créez plusieurs).
   2. Définissez si la réponse automatique doit être apportée de façon récurrente certains jours précis de la semaine.
   3. Définissez une date/heure de fin si le message ne doit plus être envoyé au-delà d'une certaine durée.
   4. Définissez une date/heure de début si le message est prévu à l'avance pour une période précise dans le futur.
   5. Rédigez votre message d'absence.
   6. Affichez les paramètres avancés.
   7. Définissez une éventuelle autre adresse mail qui servira à l'envoi de votre message automatique d'absence ; seuls les types d'adresses suivants apparaitront:
      • adresse mail alternative (alias par exemple: jean-francois@… / jf@…)
      • domaine lié (alias par exemple jf@domain1.abc / jf@name.xyz)
   8. Entrez des adresses mail précises (ou @domain.xyz pour un domaine entier) pour éviter que ceux-ci ne reçoivent ce message d'absence.
   9. Cliquez sur le bouton bleu en bas à droite pour Ajouter le message.
2. Une fois ajouté, vous pouvez l'activer ou le désactiver.
3. Vous pouvez également éditer un message déjà enregistré par l'icône crayon ✎ à droite:
   

A quelle fréquence la réponse automatique est-elle envoyée ?

Votre réponse n'est envoyée qu'une seule fois‍ aux personnes qui vous envoient des messages.

Toutefois, si un même expéditeur vous envoie un nouvel e-mail 7 jours après le précédent et si votre répondeur automatique est toujours activé, une réponse automatique lui est à nouveau envoyée pour lui rappeler que vous n'avez pas accès à votre messagerie.

Attention donc si vous faites un essai sur votre adresse il est normal que cela ne fonctionne que la première fois. Lors des essais suivants, le répondeur n'envoie plus le message lorsqu'il détecte que le message provient d'une adresse ayant déjà envoyé un message auparavant. Il faudra donc faire un nouvel essai depuis une autre adresse mail.

Vous pouvez remettre à zéro le compteur des 7 jours en cliquant sur Réinitialiser quand vous éditez votre message:

Aller plus loin avec les modèles

Des modèles personnalisés peuvent être appliqués dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail par exemple, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine. En savoir plus

Ce guide explique comment placer les e-mails de votre choix en tant que "favori" sur la messagerie Infomaniak afin d'avoir un "suivi" particulier de ces messages et qu'ils puissent ainsi s'afficher de manière séparée si vous le décidez.

Surveiller un ou plusieurs messages…

… depuis l'app Web Mail Infomaniak

Pour ajouter un message en tant que favori:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône ☆…
   • … à gauche d'un message dans la liste des messages
     
   • … en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message
     
3. Une fois le suivi activé, un menu déroulant dans le coin supérieur droit permet de n'afficher qu'une sélection de vos messages reçus selon plusieurs critères: Tous, Lus, Non lus, Suivis, Non-suivis:
   

Il est également possible de définir une action au survol ou d'ajouter un raccourci dans la barre au-dessus des listes de messages:

… depuis l'app mobile Infomaniak Mail

Sur la liste des messages:

1. Laissez appuyer votre doigt sur un message.
2. Appuyez sur l'icône ☆ en bas de l'écran:
   

Sur un message en cours de lecture:

1. Appuyez sur l'icône ☆ en haut à droite de la fenêtre de lecture d'un message:
   

Il est également possible de définir un geste de balayage qui conduirait vers une mise en favori du message balayé d'un doigt.