Partager des données depuis kDrive (interface Web)

Ce guide détaille comment partager des fichiers et des dossiers dans kDrive avec qui vous voulez, même sans installer l'application kDrive, même si le destinataire ne possède pas de compte Infomaniak ou n'utilise pas encore kDrive.

Préambule

• kDrive permet de partager du contenu de plusieurs façons notamment par un clic droit sur les éléments ou en pièce jointe d'un e-mail sur Mail Infomaniak pour rapidement proposer la lecture ou modification d'un fichier.
• Une boite de dépôt peut également être partagée.
• L'apparence des fenêtres de partage peut être personnalisée.

Partager un fichier / dossier sur kDrive

Pour que des utilisateurs puissent afficher, modifier, télécharger votre contenu, il faut désigner à qui partager un fichier / dossier de kDrive:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Faites un clic droit sur le fichier / dossier concerné.
4. Cliquez sur Partager... en haut du menu déroulant.

A partir de là, il est possible de:

• soit activer un lien de partage public avec différentes options possibles:
  • autorisation de modification du document s'il fait partie des formats collaboratifs - lire le chapitre dédié ci-dessous
  • date d'expiration
  • mot de passe
  • autorisation de téléchargement
  • autorisation d'accès afin que l'utilisateur ayant accès au lien de partage puisse demander un accès complet - lire le chapitre dédié ci-dessous
• afin que n'importe qui possédant le lien affiché sur cette modale puisse accéder au fichier partagé:
  
  • attention: une simple désactivation / réactivation du lien de partage public change l'URL et rend caduque la précédente !
     
• soit saisir un utilisateur kDrive, un contact de votre carnet d'adresses, l'adresse mail d'un nouveau contact (ou une équipe de travail si le partage se fait au sein du dossier commun Common folders - lire plus bas):
  

Un assistant permet de définir les droits de chaque personne que vous ajoutez: consultation / modification / gestion (cet attribut "peut gérer" disponible uniquement si le partage se fait au sein du dossier commun Common folders - lire "Permissions" plus bas dans le guide)

• la personne dont vous indiquez l'adresse mail recevra un e-mail avec les informations nécessaires pour accéder à votre contenu partagé
• si elles ne possèdent pas de compte Infomaniak, elles pourront en créer un gratuitement pour accéder, modifier et synchroniser les éléments partagés
• en attendant, vous verrez l'invitation en attente et pourrez la révoquer en tout temps du même endroit
• le lien privé s'affiche chaque fois que vous irez dans le menu latéral de partage, ce qui permet de copier et renvoyer facilement le lien aux utilisateurs autorisés

Cliquer sur la croix de fermeture en haut à droite de la modale si vous avez terminé.

Créer un lien de partage public + éditable

Lorsque vous activez un lien de partage sur un fichier type Word, Excel ou PowerPoint, il est possible d'autoriser l'édition en ligne de ce dernier:

Toutes les personnes ayant accès à ce lien de partage pourront ensuite immédiatement modifier le fichier sans posséder de compte Infomaniak (il suffit de tester l'URL obtenue dans une navigation privée pour vérifier le résultat).

Demander un accès depuis la page du fichier partagé

L'utilisateur qui partage un dossier peut activer un bouton dans les paramètres avancés:

Ce bouton sera affiché sur la page de partage afin que l'utilisateur qui accéde au lien de partage puisse demander à devenir utilisateur externe (s'il possède un compte Infomaniak):

La demande sera alors envoyée par mail à l'utilisateur qui a initié le partage et il pourra décider d'accepter ou non.

Permissions accordées

Un partage peut être restreint. Choisissez si l'utilisateur:

• Peut consulter
  • Consultation uniquement
  • Téléchargement
  • Ajout de commentaire
• Peut modifier
  • Modification du fichier
  • Téléchargement
  • Ajout de commentaire
  • Ajout et création de fichier / dossier
  • Suppression de fichier / dossier
• Peut gérer (uniquement si le partage se fait au sein du dossier commun Common folders et pas dans un dossier de l'arborescence personnelle)
  • Modification du fichier
  • Téléchargement
  • Ajout de commentaire
  • Ajout et création de fichier / dossier
  • Suppression du fichier
  • Partage avec d'autres utilisateurs
  • Gestion des droits des utilisateurs

Les indications de partage sont visibles sur kDrive dans la colonne "qui a accès" et l'éventuel lien public activé sur un fichier est signifié par une icône verte dans cette colonne:

Le dossier Common folders (ex "Common documents")

Ce dossier est disponible avec certaines offres payantes et permet de partager vos données avec l'ensemble des utilisateurs du kDrive. Tout nouveau dossier créé à l'intérieur avec un choix de partage maximum sera indiqué comme tel à droite dans la liste des dossiers.

Mais un dossier peut aussi y être créé avec un partage restreint (cela vous est proposé lors de la création d'un nouveau dossier ou lorsque vous retourner sur le partage dudit dossier) et dans ce cas seules les personnes habilitées pourront en voir le contenu directement ; les utilisateurs qui y ont accès sont visibles à droite dans la liste des dossiers:

 

Les autres utilisateurs ayant accès à Common folders pourront également accéder "de force" à un sous-dossier soit en cliquant dessus et en acceptant le message d'avertissement, soit grâce au menu d'action sur la droite du répertoire en choisissant "Forcer l'accès" ; cela notifiera par mail les autres utilisateurs de l'accès entrepris:

Lire également ce guide au sujet des partages et dossiers communs.