Met deze handleiding kunt u snel de belangrijkste functies van de Gastenmanager van Infomaniak gebruiken. Dit is een tool die alle functies bevat die u nodig heeft om online uitnodigingen te maken en te beheren.

Succesvol aan de slag met de tool

Ontdek hoe u een evenement aanmaakt, uw uitnodigingen verzendt en de deelname in real-time kunt volgen:

• Een uitnodiging configureren – de belangrijkste stappen
• Contacten beheren
• Uitnodigingen verzenden vanaf een gepersonaliseerd adres
• Het verschil tussen uitnodigingen en ticketverkoop
• Prijzen voor tegoeden

Als u problemen ondervindt, raadpleeg dan eerst de kennisbank voordat u contact opneemt met de supportafdeling.

Klik hier om uw mening of suggestie over een Infomaniak-product te delen.

Deze handleiding beschrijft de verschillen tussen de tools Billetterie en de Gestionnaire d'invités van Infomaniak.

Welk type evenement plant u?

• Als u een eenmalig privé-evenement organiseert, zoals een verjaardagsfeest, een algemene vergadering of een diploma-uitreiking met een duidelijk gedefinieerde gastenlijst, gebruikt u dan de Gestionnaire d'invités.
  • Met deze tool kunt u een evenement aanmaken, mensen naar keuze uitnodigen en hun aanmeldingen en aanwezigheid volgen.
• De Billetterie is daarentegen beter geschikt voor evenementen die openbaar zijn of waarbij iedereen die de link heeft, tickets kan kopen.

Deze handleiding legt uit hoe het uitnodigingsbeheersysteem van de Infomaniak Gastenmanager werkt.

Inleiding

• Het aantal uitnodigingen dat met de Gastenmanager verstuurd kan worden, is onafhankelijk van het aantal verstuurde e-mails via andere producten, zoals de nieuwsbrief!
• Infomaniak hanteert een gelaagd prijssysteem, afhankelijk van het afgenomen volume.
• Om de actuele prijslijst te bekijken, gaat u naar de prijzenpagina van de Gastenmanager.

Verzendvolume en gastenbeheer

• U begint met 200 gratis uitnodigingen; de berekening is eenvoudig: 1 eenheid = 1 gast of 1 begeleider.
• Als u bijvoorbeeld 100 uitnodigingen verstuurt en 1 begeleider per gast toestaat, worden er in totaal 200 eenheden van uw tegoed afgetrokken.
• De geldigheidsduur van uw gekochte uitnodigingen is onbeperkt.
• Automatische herinneringen zijn gratis en worden niet van uw tegoed afgetrokken.

Uw uitnodigingstegoed bekijken

Om naar de pagina te gaan waar u uw tegoed kunt beheren:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Het aantal beschikbare uitnodigingen wordt weergegeven in het linkermenu:
   
3. Klik op Uitnodigen toevoegen om de prijzen en de geschiedenis van uw tegoeden te bekijken:
   

Deze handleiding legt uit hoe u het e-mailadres beheert dat wordt gebruikt voor het verzenden van uw uitnodigingen met de Gastheer-manager van Infomaniak.

Inleiding

• U kunt elk van uw e-mailadressen gebruiken voor het verzenden van uitnodigingen met de Gastheer-manager.
• Er zijn geen problemen met een e-mailadres dat al is geconfigureerd voor gebruik bij Infomaniak.
• Voor een e-mailadres van een generieke domeinnaam, zoals outlook.fr of gmail.com, wordt het e-mailadres no-reply@infomaniak.com automatisch gebruikt als alternatief verzendadres, evenals voor alle adressen van domeinen waarvan u de SPF-record niet kunt wijzigen (zie hieronder).
• Mogelijke antwoorden worden echter naar het door u opgegeven e-mailadres gestuurd.
• Voor een e-mailadres op een aangepast domein dat nog niet is geconfigureerd voor gebruik met Infomaniak en waarvan u toegang heeft tot de DNS-zone, raadpleegt u de volgende handleiding om de juiste SPF-record toe te voegen.

Verzendadres voor e-mail opgeven

Het e-mailadres waarvan uw uitnodigingen worden verzonden, moet in de eerste stap van de configuratie van uw uitnodigingen worden ingevoerd (nadat u uw abonneelijsten hebt aangemaakt):

Afhankelijk van het opgegeven e-mailadres, verschijnt er een pop-up wanneer u op Volgende klikt, waarin staat dat de SPF-record correct moet zijn geconfigureerd, zodat de uitnodigingen vanaf dat adres worden verzonden. Anders worden de uitnodigingen verzonden vanaf een adres no-reply@infomaniak.com.

U kunt het adres in de laatste stap nogmaals bekijken en wijzigen door op het potlood-symbool ✎ te klikken:

SPF van Infomaniak toevoegen aan de DNS-zone

Als u een aangepast e-mailadres wilt gebruiken om uitnodigingen te verzenden, moet u de SPF-records van uw domein controleren en indien nodig wijzigen, zodat Infomaniak namens u e-mails kan verzenden.

Neem de tijd om deze handleiding te lezen, met name het hoofdstuk "Meerdere SPF's toevoegen", zodat u uw bestaande SPF niet vervangt, maar eenvoudigweg de SPF van Infomaniak toevoegt: v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all

Deze handleiding legt uit hoe u lijsten met contacten kunt maken, importeren en beheren in het gastenbeheerprogramma van Infomaniak.

Inleiding

• Het is mogelijk om een lijst met contacten te importeren, met
  • maximaal 1000 items
  • in het CSV-formaat, of mogelijk al aanwezig bij Infomaniak (alleen Ticketing – Nieuwsbrieven + Contacten (vcard ksuite.infomaniak.com/contacts) zijn uitgesloten)

Maak een contactlijst

De contacten in het gastenbeheerprogramma zijn onafhankelijk van uw evenementen. De lijst kan worden aangemaakt en voor meerdere evenementen worden gebruikt:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik op Lijst aanmaken:
   
3. Klik op de knop Toevoegen.
4. Voer een naam in voor uw eerste contactlijst.
5. Klik op Bevestigen:
   
6. Lees de Algemene voorwaarden met betrekking tot het importeren van bestaande e-mailadressen en accepteer deze.
7. Kies de methode om uw lijst te maken:
   1. Vanuit een CSV-bestand dat u vanaf uw computer kunt uploaden (een voorbeeldbestand kan op dezelfde pagina worden gedownload om u te helpen bij het formatteren van de gegevens).
   2. Vanuit een bestaande lijst – als u al contactlijsten heeft aangemaakt.
   3. Automatische import vanuit het ticketingsysteem van Infomaniak.
   4. Een enkel contact toevoegen door handmatig het e-mailadres, de achternaam en de voornaam in te voeren
      

Verschillende lijsten samenvoegen

Om de contacten uit verschillende lijsten samen te voegen:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik op Beheren:
   
3. Klik op het actiemenu ⋮ rechts naast het item dat u wilt samenvoegen (= de lijst die u wilt behouden).
4. Klik op Samenvoegen:
   
5. Een wizard helpt u bij het selecteren van een ander item uit uw contactlijsten, dat wordt gearchiveerd nadat de inhoud ervan naar de lijst is overgebracht die u wilt behouden (de wizard toont u een voorbeeld van de verwachte wijzigingen).
6. Bevestig de samenvoeging na controle:
   

Contactenlijst exporteren

Om een CSV-bestand van uw contactenlijst te verkrijgen, met de weergegeven informatie (inclusief de informatievelden en de aanmaakdatum van het contact), wanneer u de lijst in de beheerinterface bekijkt:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik op Beheren:
   
3. Klik op het actiemenu ⋮ rechts naast het betreffende item.
4. Klik op Exporteren:
   
5. Sla het .csv-bestand op uw apparaat op.

Contacten toevoegen, adressen verwijderen, enz.

Via hetzelfde menu als hierboven kunt u op elk moment contacten aan een bestaande lijst toevoegen of verwijderen, lijsten dupliceren, enz.

Deze handleiding beschrijft de belangrijkste stappen voor het maken van een uitnodiging met de Gastenmanager van Infomaniak.

Volgorde van de stappen voor het maken van de uitnodiging

Na het maken van uw gastenlijst omvat het maken van een evenement de volgende elementen:

1. een naam voor het evenement
2. een datum en tijd voor de start van het evenement
3. een datum en tijd voor het einde van het evenement (optioneel)
4. controle van de toegang van gasten tijdens het evenement met behulp van een QR-code (optioneel)
5. de locatie van het evenement
6. een type evenement (opening, verjaardag, maaltijd, enz.)

Vervolgens kunt u het uiterlijk van de uitnodiging aanpassen:

1. een logo
2. een banner
3. de kleuren

Vervolgens kunt u de verzending configureren:

1. de naam van de groep die wordt uitgenodigd
2. de naam van de organisator
3. het e-mailadres voor verzending
4. de taal voor automatische berichten
5. de datum voor de uiterste aanmelddatum

Vervolgens kunt u de inhoud van de uitnodigings-e-mail en de bevestigings-e-mail voor het evenement compleet maken:

1. het onderwerp van de e-mail
2. het invullen van de inhoud (inclusief het toevoegen van variabelen/aangepaste velden, afhankelijk van de ontvanger)

Vervolgens kunt u de informatie aanpassen die wordt gevraagd bij de aanmelding voor het evenement (als de persoon de uitnodiging accepteert door op de knop in de e-mail te klikken):

1. de vooraf ingevulde velden (naam, voornaam, e-mailadres) en het activeren of deactiveren van de mogelijkheid voor de gast om deze te wijzigen
2. het **toevoegen van velden** zoals tekstvelden, meerkeuzevragen, enz.

Vervolgens kunt u de ontvangers en eventuele begeleiders/partners configureren:

1. naar welke **contactlijst(en)** de uitnodiging moet worden verzonden
2. aantal eventuele personen dat de gast mag **begeleiden** (tussen 0 en 20)
3. de **gastenlijst** wel of niet weergeven in de uitnodigings-e-mail

Vervolgens kunt u een voorbeeld maken en de verzending voorbereiden:

1. **voorbeeld** van het bericht, met de mogelijkheid om terug te keren naar de verschillende elementen om deze te bewerken
2. de **planning** voor de toekomstige verzending activeren of deactiveren (en zo ja, op welke datum en tijd)
3. **automatische herinneringen** activeren of deactiveren (en zo ja, op welke datum en tijd)
4. een **snelle test** verzenden naar het door u gekozen adres (wordt niet afgetrokken van het uitnodigingssaldo)

Tijdens al deze stappen kan de uitnodiging worden opgeslagen als een **concept**, en u kunt op elk moment terugkeren naar de hoofdpagina om deze te bewerken: