Questa guida spiega come invitare su kChat un utente che al momento non fa ancora parte della tua organizzazione, ma che verrà registrato come utente kSuite.

Introduzione

• Consulta questa guida per scoprire come concedere l'accesso a uno o più canali kChat a un utente esterno, che potrà così interagire con il tuo team senza essere conteggiato come utente kSuitee senza avere particolari diritti all'interno dell'Organizzazione (di cui non farà parte).
• È anche possibile invitare un Gruppo completo da kChat.
• Consulta questa guida se desideri gestire i canali a cui i nuovi membri dovranno essere automaticamente associati.

Invita all'uso di kSuite

Prerequisiti

• Essere amministratore di kChat:
  
  • Non importa il ruolo all'interno dell'organizzazione; essere amministratore dell'organizzazione in cui è presente la kSuite (e quindi kChat) non è obbligatorio e, in ogni caso, non è sufficiente:
    
    

Successivamente, invita l'utente seguendo la procedura descritta di seguito. Una volta invitato, l'utente potrà confermare l'adesione e accedere a kChat con le autorizzazioni limitate che gli avrai concesso:

1. Clicca qui per accedere alla gestione di kChat nel Manager Infomaniak (hai bisogno di aiuto?).
2. Fare clic su Aggiungi utente:
   
3. Fare clic su Crea utente kSuite.
4. Fare clic su Avanti:
   
5. Inserire il nome e il cognome dell'utente e definire il suo ruolo come utente standard:
   • Rappresentante legale
     • Responsabilità legale dell'organizzazione
     • Può gestire tutti i prodotti e gli utenti
     • Può gestire la contabilità e gli ordini di nuovi prodotti
   • Amministratore
     • Può gestire tutti i prodotti e gli utenti
     • Può gestire la contabilità e gli ordini di nuovi prodotti
   • Utente
     • Può gestire i prodotti che si autorizza
     • Può gestire la contabilità se lo si autorizza
6. Non creare un indirizzo email per l'utente e indica il suo indirizzo email esistente a cui inviare l'invito:
   • Puoi obbligare questo futuro utente a effettuare l'accesso con questo indirizzo email oppure consentiregli di specificare un altro indirizzo email (utile soprattutto se ha già un account utente presso Infomaniak con un altro identificativo di accesso).
   • Aggiungi l'utente alla tua kSuite utilizzando il pulsante a levetta (toggle switch).
7. Fai clic sul pulsante Invita:
   
   • L'invito è in sospeso fino alla registrazione definitiva dell'utente invitato (leggi di seguito). La dashboard degli utenti dell'Organizzazione indica chiaramente questo stato:
     

Accetta l'invito

Per accedere all'Organizzazione che gestisce kChat:

1. L'utente invitato riceve l'invito all'indirizzo e-mail indicato e fa clic sul pulsante Accetta l'invito:
   
2. Inserisce i propri dati di contatto, nonché l'indirizzo e-mail e la password che desidera utilizzare, e completa la registrazione:
   
3. Una volta completata la registrazione, il nuovo utente può accedere al proprio pannello di controllo e accedere a kChat, a cui è stato invitato.
4. Gli utenti esistenti vengono automaticamente avvisati dell'arrivo del nuovo partecipante e possono ora conversare con lui; non appena viene aggiunto, il nuovo utente riceve un messaggio da Euria (il bot IA di Infomaniak) che gli dà il benvenuto:
   

Si tratta di un accesso a kSuite, e non di un accesso alla gestione di kSuite!

È importante distinguere tra l'utilizzo dell'app kChat (all'interno di kSuite) e la gestione di kSuite vera e propria.

Nell'esempio di invito riportato sopra, il nuovo utente è stato invitato ad aderire a kChat, pertanto ora viene conteggiato come utente di kSuite quando un amministratore accede alla gestione degli utenti di kChat:

Lo stesso vale ovviamente per la gestione degli utenti di kSuite:

Al contrario, questo nuovo utente non potrà gestire direttamente la kSuite a cui è stato invitato, poiché il suo ruolo (definito nel primo punto 5 sopra) non lo autorizza:

1. Per questo motivo, questo utente non vedrà alcun link attivo nella sezione Strumenti di collaborazione → kSuite del suo Manager Infomaniak.
2. Dovrà passare alle applicazioni Infomaniak tramite il menu ‍ in alto a destra:
   

Si noti che, se lo desidera, questo utente potrà ordinare la propria kSuite, in modo indipendente dalla kSuite a cui è stato invitato.