Base de connaissances

Ce guide détaille ce qu'il est possible de rechercher sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) ou d'autres services de kSuite. Pour rechercher sur kDrive prenez connaissance de cet autre guide.

Rechercher un e-mail

Sur ksuite.infomaniak.com/mail, tapez sur la barre de recherche en haut de page le terme qui doit être trouvé.

La recherche s'effectuera au sein de l'adresse mail mentionnée dans la barre latérale gauche (pour rechercher sur plusieurs adresses mail à la fois, utilisez un logiciel / client de messagerie IMAP sur lequel vous connectez vos différentes adresses):

La recherche avancée est accessible à droite du champ de recherche en haut de votre Mail:

Vous pouvez rechercher du contenu…

• soit dans le corps du message,
• soit dans son sujet,
• soit parmi ses expéditeurs/destinataires…

Vous pouvez également filtrer la recherche par taille du message et par présence de pièce jointe ou non.

Concernant l'étendue des recherches:

• Le contenu des e-mails chiffrés n'est pas indexé (sauf l'objet du mail).
• Le contenu des pièces jointes, tout comme leur nom, n'est pas indexé : il n'est donc pas possible de retrouver un e-mail en recherchant le nom du fichier qui y était associé.
• La mention "Rechercher tous les e-mails" n'inclut ni la Corbeille, ni le dossier Spam:
  
  • Si une recherche globale ne donne aucun résultat, il est possible que l'e-mail se trouve dans l'un de ces deux dossiers.
  • Vous devrez alors vous rendre spécifiquement dans la Corbeille ou les Spams pour y effectuer la recherche, ou alors lancer la recherche en sélectionnant l'un de ces 2 éléments:
    
  • Les éventuels éléments trouvés s'afficheront alors:
    
  • Idem lorsque vous souhaitez trouver un message dans un répertoire précis, il vaut mieux d'abord vous y rendre depuis le menu latéral gauche, puis lancer une recherche.

Pour rechercher la trace d'un e-mail ou connaitre son activité, vous pouvez également rechercher dans les logs d'une adresse mail.

La recherche mail avec un logiciel/client de messagerie

Pour savoir comment votre application de messagerie spécifique effectue les recherches, consultez sa documentation. Par exemple les apps desktop (application de bureau) Thunderbird et Outlook peuvent synchroniser les messages localement et effectuer des recherches en local, tandis que d'autres applications peuvent préférer la recherche sur le serveur IMAP et dans ce cas, le logiciel/client de messagerie envoie une commande de recherche au serveur, qui recherche ensuite dans tous les messages stockés sur le serveur et renvoie les résultats au logiciel/client de messagerie.

Rechercher un contact

La recherche d'un élément s'effectue automatiquement parmi tous vos carnets d'adresses, groupes, contacts, grâce au champ de recherche en haut de l'interface ksuite.infomaniak.com/contacts:

Rechercher un évènement

La recherche d'un élément sur ksuite.infomaniak.com/calendar s'effectue automatiquement parmi tous vos calendriers, évènements, salles, y compris parmi la description de ceux-ci et les personnes qui y étaient liées (si vous cliquez sur un contact, vous obtenez les évènements en commun avec celui-ci):

La norme BIMI (Brand Indicators for Message Identification, indicateurs de marque pour l'identification des messages) offre la possibilité aux entreprises d'incorporer leur logo aux e-mails envoyés.

Préambule

• Les applications Infomaniak (et d'autres compagnies autour du globe - lire le chapitre en cas de problème ci-dessous) sont compatibles avec BIMI et afficheront les logos au côté des messages mail reçus.
• Les Services Mail Infomaniak permettent de configurer la messagerie avec votre logo ; les avantages sont nombreux:
  • augmentation de la confiance: les destinataires peuvent identifier visuellement vos e-mails, réduisant ainsi les risques de phishing.
  • renforcement de la Marque: un logo bien visible dans les boîtes de réception renforce la notoriété de la marque.
  • meilleure délivrabilité: les e-mails conformes à DMARC ont plus de chances d’atteindre la boîte de réception principale.

1. Créer un logo

Créez un logo au format SVG (Scalable Vector Graphics). Ce format est requis car il assure une qualité optimale quel que soit l'appareil ou la taille d'affichage.

Pour être importé sur l'interface Infomaniak (lire ci-dessous) il ne doit pas dépasser 10 Mo, mais il peut également être hébergé sur un serveur sécurisé accessible publiquement et il faudra simplement indiquer son URL pour l'enregistrement DNS BIMI.

2. Obtenir le certificat VMC

Une certification de logo vérifié (VMC) est requise ; elle atteste que vous êtes le propriétaire légitime du logo. Vous pouvez obtenir cette certification auprès des autorités de certification reconnues comme DigiCert et Entrust.

Lorsque votre certificat VMC est émis, vous recevez un fichier PEM contenant le certificat de l'entité. Ce fichier PEM intègre votre logo au format SVG ainsi que le VMC.

3. Ajouter le logo au Service Mail

Prérequis

• Tous les voyants Sécurité globale de votre Service Mail doivent être au vert (SPF + DKIM + DMARC)!

Afin d'accéder au Service Mail et lui définir le logo de votre entreprise:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné.
3. Cliquez sur Sécurité globale dans le menu latéral gauche.
4. Cliquez sur le bouton Créer (dans la partie BIMI):
   
5. Remplissez les informations demandées à partir des documents reçus (cf chapitre 2 ci-dessus) et n'oubliez pas d'enregistrer.

En cas de problème

• Si le bouton Créer dans l'encadré BIMI reste gris, bien vérifier les messages informatifs: le DMARC peut exister mais ne pas être au pourcentage de rejet requis, donc ajuster les paramètres selon les indications.
• Lorsqu'il y a plusieurs domaines liés au Service Mail, il faut s'assurer de posséder un certificat sur chaque domaine lié si vous souhaitez BIMI sur ceux-ci.
• À noter qu'Apple Mail supporte BIMI, contrairement à Microsoft Outlook, Thunderbird et l'app Mail de Samsung qui ne l'ont pas encore pleinement adopté.

Désactiver BIMI

Pour désactiver BIMI il suffit de vous rendre sur la page de gestion du nom de domaine lié au Service Mail et de supprimer l'enregistrement TXT correspondant.

Ce guide détaille comment désactiver le protocole SMTP, empêchant alors tout envoi d'e-mail par un utilisateur précis sur une adresse mail précise.

Préambule

• Enlever le droit d'envoi à un utilisateur lui empêchera d'envoyer un message (nouveau, réponse, réaction, etc.) depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) et l'app mobile.
• Si l'utilisateur en question est également spécifié dans les appareils connectés, l'envoi sera également impossible depuis un logiciel/client de messagerie comme Outlook, Apple Mail, Thunderbird, etc.
• Il existe une permission spécifique concernant les messages d'absence si vous souhaitez également empêcher ce type de message de sortir.

Empêcher un utilisateur d'envoyer des messages depuis une adresse mail précise

Nouvel utilisateur

Vous souhaitez permettre à un nouveau collaborateur de consulter une adresse mail (pouvoir lire les e-mails entrants) mais sans lui permettre l'envoi de nouveaux messages ?

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche:
   
4. Cliquez pour Ajouter un nouvel utilisateur:
   
5. Dans cet exemple, le collaborateur est externe alors cliquez pour Créer un lien d'invitation.
6. Cliquez pour gérer les permissions de cet utilisateur sur l'adresse mail concernée:
   
7. Cliquez sur Envoi d'e-mails pour lui retirer le droit d'envoi.
8. Sauvegardez le changement:
   
9. Cliquez sur Ajouter pour terminer l'invitation:
   
10. Renseignez une adresse mail à laquelle envoyer l'invitation.
11. Cliquez sur Envoyer:
    

L'utilisateur invité accepte l'invitation: il accède ainsi à l'adresse mail et à ses messages, mais le bouton pour composer un nouveau message restera grisé sans possibilité pour lui de rédiger un brouillon (ou même de répondre, de réagir, etc. car ces boutons seront également grisés/désactivés):

Interdire l'envoi à un utilisateur existant

Vous souhaitez permettre à des collaborateurs de continuer à consulter une adresse mail (pouvoir lire les e-mails entrants) mais sans leur permettre l'envoi de nouveaux messages ?

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au Service Mail concerné:
   
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche:
   
4. Cliquez sur Envoi d'e-mails pour lui retirer le droit d'envoi:
   

L'utilisateur accède ainsi à l'adresse mail et à ses messages, mais le bouton pour composer un nouveau message restera grisé sans possibilité pour lui de rédiger un brouillon (ou même de répondre, de réagir, etc. car ces boutons seront également grisés/désactivés):

Interdire l'envoi depuis un logiciel / client de messagerie SMTP

Si vous souhaitez interdire à l'utilisateur l'envoi depuis un logiciel / client de messagerie ou tout appareil fixe et mobile contenant une app de messagerie SMTP, commencez par suivre les étapes ci-dessus.

Vous devrez ensuite créer un mot de passe (= "appareil connecté") lié à cet utilisateur (donc au point 8 de cet autre guide en lieu et place de “Sans utilisateur” vous devrez spécifier l'identifiant du collaborateur concerné, déjà ajouté dans l'onglet des utilisateurs):

Ainsi son logiciel / client de messagerie pourra être configuré pour recevoir les e-mails mais ne lui permettra aucun envoi, provoquant en continu une erreur (demande de mot de passe) si l'utilisateur insiste pour envoyer un e-mail:

Ce guide explique comment créer des règles de tri (en mode Standard) pour classer automatiquement vos e-mails entrants sur Infomaniak selon certaines conditions.

Préambule

• Ces règles permettent notamment les actions automatiques suivantes :
  • Supprimer ou déplacer les messages provenant d'adresses e-mail que vous ne souhaitez plus voir.
  • Transférer à votre conjoint(e) les e-mails provenant d'une adresse mail pour que vous soyez tous les deux à les recevoir.
  • Copier les messages qui contiennent un mot-clé précis vers un dossier.
  • etc.
• Contrairement aux règles de tri proposées au sein de logiciels/clients de messagerie (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail...), ces règles agiront directement sur le serveur de vos boîtes mail avant même la connexion IMAP.
• Vous pouvez en faire un modèle pour l'entier des adresses de votre Service Mail.
• Si vous utilisez un logiciel/client de messagerie configuré en POP, en parallèle de Mail Infomaniak, les messages classés dans des dossiers ne seront plus téléchargés par votre application car le protocole POP ne relève que les messages qui se trouvent dans votre boîte de réception principale (inbox). Pour consulter les messages classés, il sera nécessaire d'utiliser le protocole IMAP ou uniquement Mail.
• Selon l'offre dont vous disposez, il existe un mode avancé pour créer des règles de tri dans un langage dédié.

Accéder aux règles depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les règles: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Filtres et règles:
   

Définir une règle en se basant sur un e-mail reçu

Vous pouvez également créer une règle directement depuis l'e-mail reçu :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message de l'expéditeur concerné.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ en haut à droite du message ouvert.
4. Choisissez Créer une règle pour ouvrir l'assistant de création qui sera pré-rempli avec les éléments du message:
   ‍

Accéder aux règles depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur l'onglet Règles depuis le menu latéral gauche (ou barre supérieure):
   

Créer une nouvelle règle en mode Standard

• Cliquez sur le bouton Ajouter une règle en mode Standard pour créer une nouvelle règle à l'aide d'un assistant/formulaire de création:
  
• Les différentes conditions disponibles pour les filtres de tri sont présentées dans cet autre guide.
• Une fois un filtre créé, cliquez sur Continuer pour l'activer.

Ajouter, dupliquer ou modifier une règle en mode Standard

S'il y a déjà des filtres de tri, le bouton ‍ pour en ajouter se trouve en haut à droite du tableau :

Ces réglages peuvent être modifiés lorsque vous le souhaitez en cliquant sur l'icône crayon ✎ situé à droite de l'élément concerné.

Il est également possible de dupliquer une règle déjà existante afin de la retravailler en copie sans affecter la première:

Ce guide explique comment importer un calendrier / agenda sur l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).

Préambule

• Prenez connaissance de cet autre guide si vous ne souhaitez que faire figurer un calendrier Infomaniak en lecture seule sur Google Agenda (app Web & mobile).
• Prenez connaissance de cet autre guide pour plutôt éditer les évènements du calendrier des 2 côtés mais uniquement sur la version mobile de l'app Google Agenda.
• Il est également possible d'importer des tâches dans la partie dédiée du calendrier.

Importer un calendrier via une URL

Il est possible d'afficher dans Calendar un calendrier existant et géré à l'extérieur. Il sera automatiquement mis à jour toutes les heures via l'URL que vous spécifiez.

Pour cela:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur ‍ dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur "A partir d'une URL":
   
4. Entrez l'URL du calendrier à importer.
5. Cochez la case Je souhaite m'abonner à cet agenda.
6. Si nécessaire, choisissez l'Organisation dans laquelle le calendrier sera importé.
7. Cliquez sur Importer le calendrier:
   

Vous pouvez également passer directement par l'une des Organisations dont vous faites partie:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite de l'Organisation dans le tableau qui s'affiche.
3. Cliquez sur "A partir d'une URL":
   

Lier un calendrier Google par son URL "secrète"

L'URL "secrète" d'un agenda Google, que vous pourrez coller à l'étape 3 ci-dessus, se trouve dans les paramètres du calendrier Google:

1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du calendrier Google concerné.
2. Cliquez sur Paramètres et partage:
   
3. Descendez dans la page jusqu'à l'obtention de l'URL iCal secrète et cliquez sur les icônes pour visualiser l'URL et/ou la copier:
   
4. Collez l'URL selon la procédure de l'étape 3 du chapitre précédent ci-dessus.

Le calendrier sera visible et affichera régulièrement les éventuelles mises à jour effectuées, sans qu'il soit possible toutefois de l'éditer directement depuis l'interface Infomaniak ; il s'agit d'une "synchronisation unidirectionnelle" avec Google.

Vous pouvez toutefois forcer la synchronisation pour afficher directement des éventuels nouveaux évènements ou modifications:

1. Cliquez sur le menu d'action ⋮ à droite du calendrier importé sur Infomaniak.
2. Cliquez sur Informations d'affichage:
   
3. Cliquez sur le bouton SYNC pour synchroniser le contenu importé, puis patientez quelques secondes:
   

Importer des évènements via fichier .ics

Pour accéder aux Actions avancées permettant l'importation, l'exportation et la restauration de calendrier:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur Actions avancées dans le menu latéral gauche.
3. Cliquez sur Importer.
4. Chargez le fichier .ics correspondant à l'exportation effectuée depuis votre fournisseur précédent:
   

Vous pourrez choisir dans quel calendrier existant importer les évènements ou créer un nouvel agenda (les tâches sont également importées si le fichier .ics en contient).

Exporter les données du précédent prestataire

Voici des guides spécifiques fournis à titre indicatif pour exporter l'agenda d'un fournisseur tiers, ce qui vous permettra de réimporter ces données auprès d'Infomaniak:

• Apple Mail
• Gmail
• Outlook (rubrique Publier > lien ICS)
• Yahoo
• Proton
• Thunderbird

Ce guide explique comment classer de côté un e-mail de façon temporaire jusqu'à une date/heure précise, ceci sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• La mise en attente est également possible sur l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android).
• Au maximum un total de 1000 discussions de la boite de réception uniquement peuvent être mis en attente, ceci jusqu'à maximum 1 an (cette mise en attente peut être stoppée ou modifiée temporellement à tout moment).
• kSuite gratuit / my kSuite / Service Mail Starter ne permettent pas la personnalisation de l'horaire lors de la mise en attente.

Fonctionnement

Lors de cette mise en attente (fonction snooze, ou remind):

1. La discussion est déplacée dans un dossier "En attente" visible sur l'app Mail et sur lequel est affiché le nombre de discussions en attente.
2. Si un nouveau message arrive dans une discussion mise en attente, celle-ci sera automatiquement annulée et la discussion sera visible dans la boite de réception.
3. Lorsque l'échéance arrive:
   • La discussion revient automatiquement dans la boite de réception, en première position, avec une notification particulière.
   • Le message, jusqu'à sa lecture, affichera une indication "En attente depuis X" (X étant la date à laquelle le message est revenu dans la boite de réception).

Sur un logiciel/client de messagerie type Outlook en IMAP:

1. Lors de la mise en attente, la discussion restera à sa place initiale.
2. Si vous déplacez manuellement un message mis en attente, la fonctionnalité sur ce message n'est plus effective du côté de l'app Web.
3. Lorsque l'échéance arrive, la discussion remontera en premiere position comme sur l'app Web et une notification standard de "nouveau message" sera affichée.

Archiver temporairement un e-mail

Prérequis

• Activer le mode discussions pour vos adresses mail de l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Ensuite pour faire temporairement disparaitre l'un de vos messages parmi tous vos e-mails, et faire qu'il réapparaisse dans votre boite de réception au moment futur que vous aurez programmé:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Ouvrez le message à rappeler plus tard.
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ en haut à droite
4. Cliquez sur la fonction Rappeler.
5. Choisissez jusqu'à quand le message devra disparaitre de votre boite de réception, parmi les choix prédéfinis ou en personnalisant la durée:
   
6. Une fois mis en attente, le message s'affiche dans un nouveau dossier dédié aux messages en attente.
7. La date/heure de fin de mise en attente est affiché au côté de chacun des messages:
   

Pour activer l'accès à cette fonctionnalité directement depuis la barre d'actions au-dessus d'un e-mail:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Personnalisation dans le menu latéral gauche.
4. Activez la fonctionnalité de rappel de message dans la partie Actions spécifiques sur un e-mail:
   
5. Revenez sur votre message, vous aurez ainsi la possibilité de le mettre en attente directement depuis la barre d'actions:
   

Pour activer l'accès à cette fonctionnalité directement depuis la liste de vos messages dans la boite de réception:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍‍ en haut à droite.
3. Cliquez sur Personnalisation dans le menu latéral gauche.
4. Activez la fonctionnalité de rappel de message dans la partie Actions au survol:
   
5. Revenez sur la boite de réception, vous aurez ainsi la possibilité de mettre en attente l'un de vos e-mails directement dans la liste:
   
   • Vous pouvez mettre en attente plusieurs messages à la fois en les sélectionnant (une sélection de 5 messages maximum) puis en cliquant avec le bouton droit de la souris pour choisir la mise en attente.

Ce guide explique comment créer des règles de tri en mode Avancé, scripts en langage Sieve, pour classer automatiquement vos e-mails entrants sur Infomaniak selon certaines conditions.

✘ INDISPONIBLE‍ avec
kSuite gratuit
my kSuite (ik.me, etik.com, ikmail.com)
Service Mail Starter

Préambule

• Si vous ne disposez pas d'une offre compatible ou si vous préférez une configuration simplifiée, prenez connaissance de cet autre guide.
  • ⚠️ Aucun support n'est apporté concernant le langage Sieve (prenez connaissance de cette documentation — découvrez aussi le rôle de l'hébergeur).
• Contrairement aux règles de tri proposées au sein de logiciels/clients de messagerie (Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail...), ces règles agiront directement sur le serveur de vos boîtes mail avant même la connexion IMAP.
• Il est possible d'importer des fichiers Sieve via un bouton.
• En activant ce mode, les règles standard existantes seront conservées mais désactivées.
• La commande redirect (permettant de renvoyer un e-mail vers une autre adresse) n'est pas autorisée dans les scripts.
  • Si vous importez un script Sieve provenant d'un autre hébergeur, assurez-vous de retirer cette commande.
  • Pour transférer des e-mails, utilisez l'assistant en mode Standard ou la rubrique Redirections de votre Service Mail.

Accéder aux règles depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les règles: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant.
4. Cliquez sur Filtres et règles:
   ‍

Accéder aux règles depuis un Service Mail

Afin d'accéder aux filtres de tri pour votre messagerie Infomaniak :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche.
4. Cliquez sur l'onglet Règles depuis le menu latéral gauche (ou barre supérieure):
   

Créer une nouvelle règle en mode Avancé (expert)

• Assurez-vous de cliquer sur le mode Avancé :
  

Premier exemple de tri avancé

Voici un exemple simple d'une commande utilisant ce langage :

require ["fileinto"];
if address :contains "from" "facebook.com" {
    fileinto "fb";
} elsif header :matches "List-Unsubscribe" "*" {
    fileinto "nl";
} else {
    keep;
}

Explications :

1. Chargement des extensions requises : utilisez require ["fileinto"]; pour indiquer que vous allez utiliser la fonction fileinto.
2. Filtrage des messages Facebook : utilisez if address :contains "from" "facebook.com" pour vérifier si l'adresse de l'expéditeur contient "facebook.com" ; si oui, le message est classé dans le dossier "fb" avec fileinto "fb";.
3. Filtrage des messages avec un lien de désinscription : utilisez elsif header :matches "List-Unsubscribe" "*" pour vérifier si l'en-tête "List-Unsubscribe" est présent dans le message ; si oui, le message est classé dans le dossier "nl" avec fileinto "nl";.
4. Conservation des autres messages : utilisez else { keep; } pour conserver tous les autres messages qui ne correspondent pas aux critères précédents.

Attention :

• Si vous devez mentionner un sous-dossier, utilisez le séparateur / (comme dans le second exemple), mais il n'est pas nécessaire de spécifier INBOX dans vos codes
• Assurez-vous que les dossiers "fb" et "nl" existent déjà dans votre boîte de réception ; sinon, les messages risquent de ne pas être triés correctement
• Le filtre address :contains "from" "facebook.com" fonctionne correctement pour les adresses qui contiennent "facebook.com" dans le champ "from"
• Le filtre header :matches "List-Unsubscribe" "*" vérifie uniquement la présence de l'en-tête "List-Unsubscribe", pas son contenu

Second exemple de tri avancé

Ce code modifie l'objet en fonction de l'expéditeur (ajoute un préfixe à l'objet lorsqu'un e-mail passe le filtre, par exemple) :

require ["fileinto", "editheader", "variables", "regex"];
if address "sender" "owner-scientific-linux-devel at LISTSERV.FNAL.GOV" {
    if header :regex "subject" "((Re|Fwd): *)\\[SCIENTIFIC-LINUX-DEVEL\\] *(.*)" {
        deleteheader "Subject";
        addheader "Subject" "${1}${3}";
    } else {
        # Ajouter un préfixe si l'objet ne correspond pas déjà au modèle
        deleteheader "Subject";
        addheader "Subject" "[SL-Devel] ${1}";
    }
    fileinto "Mail List/SL-Devel";
}

Explications :

1. Extensions requises :
   1. fileinto : pour classer les messages dans des dossiers.
   2. editheader : pour modifier les en-têtes des e-mails.
   3. variables : pour utiliser des variables dans les expressions.
   4. regex : pour les expressions régulières.
2. Condition sur l'expéditeur :
   1. if address "sender" "owner-scientific-linux-devel at LISTSERV.FNAL.GOV" : vérifie si l'expéditeur correspond.
3. Condition sur l'objet :
   1. if header :regex "subject" "((Re|Fwd): *)\\[SCIENTIFIC-LINUX-DEVEL\\] *(.*)" : vérifie si l'objet correspond au modèle spécifié.
   2. deleteheader "Subject"; et addheader "Subject" "${1}${3}"; : supprime l'objet existant et ajoute un nouvel objet avec les parties capturées.
4. Ajout d'un préfixe si l'objet ne correspond pas déjà au modèle :
   1. addheader "Subject" "[SL-Devel] ${1}"; : ajoute un préfixe "[SL-Devel]" à l'objet s'il n'est pas déjà présent.
5. Classement du message :
   1. fileinto "Mail List/SL-Devel"; : classe les messages dans le dossier "Mail List/SL-Devel".

Attention :

• Assurez-vous que le dossier "Mail List/SL-Devel" existe déjà dans votre boîte de réception.
• Vérifiez que le script modifie correctement l'objet des e-mails pour ajouter ou ajuster le préfixe si nécessaire.

Ce guide explique comment créer puis ajouter automatiquement une signature aux messages envoyés depuis l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).

Préambule

• La signature sera également visible lors de vos envois depuis l'app Infomaniak Mail (iOS / Android).
• Elle ne sera pas présente avec une autre méthode d'envoi (un logiciel comme Outlook par exemple).
• Elle n'est pas non plus ajoutée aux messages du répondeur ; il est nécessaire d'en ajouter une dans le message d'absence directement.
• Une ou plusieurs signatures peuvent être ajoutées depuis Mail et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail ; choisissez quelle signature employer lors d'un envoi.

Accéder aux signatures depuis l'app Web Mail Infomaniak

Prérequis

• Avoir la permission de gérer les signatures: si vous aviez été invité sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin.

Afin d'accéder à la gestion des signatures:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Cliquez sur l'icône Paramètres ‍ en haut à droite de l'interface.
3. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
4. Cliquez sur Signatures:
   

Accéder aux signatures depuis Service Mail

Afin d'accéder au Service Mail et à la gestion des signatures:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
4. Cliquez sur Signatures dans le menu latéral gauche:
   

Créer et éditer la signature

Deux choix s'offrent à vous:

1. Cliquez sur Ajouter pour créer une nouvelle signature.
2. Cliquez sur l'icône crayon ✎ à côté d'une signature déjà existante pour la modifier.
   

Ensuite:

1. Choisissez un éventuel modèle (template) existant ou un nouveau:
   
2. Donnez un nom à la signature.
3. Précisez un nom pour votre identité (il s'affichera à côté de votre adresse mail dans les messages reçus par vos correspondants).
4. Créez le contenu de la signature dans le cadre prévu à cet effet (lire ci-dessous les possibilités de mise en forme)
5. Choisissez de partager ou non la signature avec tous les utilisateurs de l'adresse Mail.
6. Cliquez sur Paramètres avancés pour choisir l'emplacement pour insérer votre signature: avant le message (= en-tête de page) ou après le message (= signature)
   
7. Prenez connaissance de cet autre guide au sujet du choix des adresses d'envoi / réponse.
8. Cliquez sur le bouton Créer la signature.

Mise en forme de la signature

Vous pouvez utiliser une image, éditer le code source HTML et mettre en forme votre texte à l'aide d'une palette d'outils.

Pour éviter un retour à la ligne trop espacé, utiliser la touche majuscule en conjonction avec la touche ENTER de votre clavier ce qui fera l'équivalent de la balise HTML <br> qui provoque un retour à la ligne au lieu d'un nouveau paragraphe.

Définir une signature par défaut

Pour choisir la signature employée par défaut dans certaines conditions:

1. Cliquez ici afin d'accéder à vos signature sur l'app Web Mail Infomaniak.
2. Vérifiez ou sélectionnez l'adresse mail concernée dans le menu déroulant du menu latéral gauche.
3. Choisissez la signature qui sera insérée par défaut lors de la rédaction:
   1. d'un nouveau message
   2. d'une réponse / transfert
      

En définissant une signature par défaut depuis , celle-ci sera automatiquement affichée dans le corps de l'e-mail lors de la rédaction. Vous aurez quand même la possibilité de changer de signature. 

Il existe un cas où la signature par défaut ne sera pas celle insérée automatiquement par défaut lors de la rédaction d'un message: prenez connaissance du point 10 de cet autre guide.

Sélectionner ou retirer la signature lors de la rédaction

Lorsque vous débutez la rédaction d'un nouveau message:

1. La signature est insérée automatiquement.
2. Si plusieurs signatures existent, vous pouvez choisiri une autre identité via le menu déroulant.
3. Vous pouvez également accéder rapidement aux paramètres de signature via le bouton dans la barre d'outils:
   
4. Vous pouvez retirer la signature en la survolant et en cliquant sur la croix:
   

Adresses associées (plusieurs possibles)

Quand une signature est issue d'un template (que celui-ci soit créé à partir d'un modèle proposé par Infomaniak ou qu'il ait été généré avec l'éditeur avancé):

• les utilisateurs n'ont pas accès au contenu de la signature en édition,
• ils peuvent saisir les valeurs dynamiques telles que le nom d'expéditeur ou les données personnelles qui peuvent être demandées telle que la profession ou le numéro de téléphone,
• ils peuvent également modifier les paramètres avancés de la signature (tel que la position de celle-ci dans le cadre d'une réponse/transfert) mais à ce jour, ce paramètre est commun à tous les utilisateurs de la signature (1)

Quand une signature a été crée directement sans le biais d'un template:

• si la signature est crée à partir d'un modèle prédéfini :
  • on a le même comportement que pour le point précédent, à savoir une signature crée à partir d'un template
• si la signature a été crée via l'éditeur avancé:
  • les utilisateurs ont accès au contenu de la signature en édition, mais attention, ce contenu est partagé ; si Morgane modifie le contenu, Vanessa aura le même contenu une fois qu'elle aura rechargé son interface Mail Infomaniak,
  • seul le nom d'expéditeur est spécifique à l'utilisateur et il n'y a pas de valeurs dynamiques dans ce genre de cas,
  • les paramètres avancés suivent le même principe que dans les autres cas: ils sont communs à tous les utilisateurs

Dans tous les cas, le fait d'affecter une signature par défaut sur une boite mail est au niveau utilisateur. Par exemple, au sein d'une même boite mail, la signature choisie par défaut par Morgane est indépendante de celle choisie par Vanessa.

Aller plus loin avec les modèles

Prenez connaissance de cet autre guide si vous recherchez comment définir des modèles personnalisés pouvant être appliqué dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail par exemple, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine.