Base de connaissances

Ce guide vous permet d’utiliser rapidement les fonctions essentielles du Gestionnaire d'invités d'Infomaniak, un outil qui inclut toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour créer et gérer des invitations en ligne. 

Bien débuter avec l'outil

Découvrez comment créer un évènement, envoyer vos invitations, et suivre la participation en temps réel:

• Configurer une invitation - les étapes clés
• Gérer les contacts
• Envoyer les invitations à partir d'une adresse personnalisée
• Différence entre les invitations et la billetterie
• Tarifs des crédits

En cas de problème, merci de consulter la base de connaissances avant de prendre contact avec le support.

Cliquez ici afin de partager un avis ou une suggestion sur un produit Infomaniak.

Ce guide décrit les différences entre les outils de Billetterie et du Gestionnaire d'invités Infomaniak.

Quelle est la nature de votre évènement ?

• Si vous organisez un évènement privé ponctuel, tel qu'une fête d'anniversaire, une assemblée générale ou une remise de diplôme avec une liste d'invités bien définie, utilisez le Gestionnaire d'invités.
  • Cet outil vous permet de créer un évènement, d'y inviter les personnes de votre choix et de suivre leurs inscriptions ainsi que leur présence.
• En revanche, la Billetterie est mieux adaptée aux évènements ouverts au grand public ou à ceux pour lesquels toute personne disposant du lien peut acheter des billets.

Ce guide explique comment fonctionne le système de gestion des invitations de l'outil de Gestionnaire d'invités Infomaniak.

Préambule

• Le quota d'invitations du gestionnaire d'invités est indépendant des volumes d'envois d'autres produits comme la Newsletter !
• Infomaniak applique un tarif dégressif selon le volume acheté.
• Pour consulter la liste actuelle des tarifs, rendez-vous sur la page des tarifs du gestionnaire d'invités.

Volume d'envois et gestion des invités

• Vous démarrez avec 200 invitations offertes ; le décompte est simple : 1 unité = 1 invité ou 1 accompagnant.
• Par exemple, si vous envoyez 100 invitations et que vous autorisez 1 accompagnant par invité, un total de 200 unités sera déduit de votre solde.
• La durée de validité de vos invitations achetées est illimitée.
• Les relances automatiques sont gratuites et ne sont pas décomptées de votre solde.

Visualiser le solde d'invitations

Pour accéder à la page de gestion de votre solde :

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Le nombre d'invitations encore disponibles s'affiche dans le menu de gauche :
   
3. Cliquez sur Ajouter des invitations pour consulter les tarifs et l'historique de vos rechargements :
   

Ce guide vous explique comment gérer l'adresse mail utilisée pour envoyer vos invitations avec l'outil de Gestionnaire d'invités d'Infomaniak.

Préambule

• N'importe laquelle de vos adresses mail peut être spécifiée pour l'envoi des invitations du Gestionnaire d'invités.
• Il n'y aura aucun souci avec une adresse mail déjà configurée pour être utilisée auprès d'Infomaniak.
• Pour une adresse mail d'un domaine générique tel que outlook.fr ou gmail.com l'adresse mail no-reply@infomaniak.com sera automatiquement utilisée comme adresse d'envoi de remplacement, idem pour toutes les adresses de domaines dont vous ne pouvez modifier le SPF (lire plus bas).
• Par contre les éventuelles réponses seront bien envoyées à l'adresse mail que vous aurez renseigné.
• Pour une adresse mail sur un domaine personnalisé pas encore configuré pour fonctionner avec Infomaniak et dont la zone DNS vous est accessible, prenez connaissance du guide ci-dessous afin d'ajouter le SPF adéquat.

Spécifier l'adresse mail d'envoi

L'adresse mail depuis laquelle partira vos invitations doit être entrée à la première étape de configuration de vos invitations (après la constitutions de vos listes d'abonnés):

Selon l'adresse mail spécifiée, un popup s'affiche lorsque vous cliquez sur Suivant vous avertissant que le SPF doit être correctement configuré pour que les envois s'effectuent bien depuis l'adresse en question. Dans le cas inverse, les invitations partiront depuis une adresse no-reply@infomaniak.com.

Vous pouvez encore relire et modifier l'adresse à la dernière étape en cliquant sur l'icône crayon ✎:

Ajouter le SPF Infomaniak dans la zone DNS

Si vous souhaitez utiliser une adresse mail personnalisée pour envoyer les invitations, il est nécessaire de vérifier puis de modifier le cas échéant l'enregistrement SPF de votre domaine afin d'autoriser Infomaniak à envoyer des e-mails en votre nom. 

Prenez connaissance de ce guide notamment le chapitre “Ajouter plusieurs SPF” pour ne pas remplacer votre SPF mais simplement ajouter celui d'Infomaniak: v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all

Ce guide vous explique comment créer, importer et gérer des listes de contacts dans le Gestionnaire d'invités Infomaniak.

Préambule

• Il est possible d'importer une liste de contacts
  • de 1000 éléments au maximum
  • au format CSV ou éventuellement déjà existante sur Infomaniak (Ticketing uniquement — Newsletter + Contacts (vcard ksuite.infomaniak.com/contacts) exclus)

Créer une liste de contacts

Les contacts du Gestionnaire d'invités sont indépendants de vos évènements. La liste peut être constituée et servir pour plusieurs évènements:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Créer une liste:
   
3. Cliquez sur le bouton Ajouter.
4. Entrez un nom pour votre première liste de contacts.
5. Cliquez sur Confirmer:
   
6. Lisez et acceptez les conditions générales d'utilisation relatives à l'importation d'adresses mail existantes.
7. Choisissez la méthode pour constituer votre liste:
   1. Depuis un fichier CSV que vous pourrez téléverser depuis votre ordinateur (un fichier d'exemple peut être téléchargé sur la même page afin d'aider au formatage des données)
   2. Depuis une liste existante — si vous avez déjà créé des listes de contacts
   3. Import automatique depuis l'outil de billetterie d'Infomaniak
   4. Ajout d'un contact unique en indiquant manuellement l'adresse mail, le nom et le prénom
      

Fusionner plusieurs listes entre elles

Pour regrouper les contacts de plusieurs listes différentes:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Gérer:
   
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné par la fusion (= la liste que vous souhaitez conserver).
4. Cliquez sur Fusionner:
   
5. Un assistant vous permet de sélectionner un autre élément parmi vos listes de contacts, qui sera archivé, après que son contenu soit envoyé vers la liste qui doit subsister (l'assistant vous affiche une prévisualisation des effets et modifications à prévoir).
6. Confirmez la fusion après vérification:
   

Exporter une liste de contacts

Pour obtenir un fichier CSV de votre liste de contacts reprenant les informations visibles quand vous affichez la liste sur l'interface du Manager (champs d'informations y compris date de création du contact):

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre produit sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez sur Gérer:
   
3. Cliquez sur le menu d'action ⋮ situé à droite de l'élément concerné.
4. Cliquez sur Exporter:
   
5. Enregistrez le fichier .csv sur votre appareil.

Ajouter des contacts, supprimer des adresses, etc.

Depuis le même menu que ci-dessus, il est possible en tout temps d'ajouter des contacts à une liste existante ou d'en supprimer, de dupliquer des listes, etc.

Ce guide détaille les étapes clés d'une création d'invitation avec le Gestionnaire d'invités Infomaniak.

Ordre de création de l'invitation

Après avoir constitué sa liste d'invités, la création d'un évènement s'articule autour de ces éléments:

1. un nom pour l'évènement
2. une date et une heure pour le début de l'évènement
3. une date et heure de fin d'évènement (facultatif)
4. vérification des accès des invités pendant l'évènement à l'aide d'un code QR (facultatif)
5. emplacement de l'évènement
6. un type d'évènement (inauguration, anniversaire, repas, etc.)

Ensuite, pour personnaliser l'apparence de l'invitation:

1. un logo
2. une bannière
3. les couleurs

Ensuite, pour configurer l'envoi:

1. nom du groupe invité
2. nom de l'organisateur
3. e-mail d'expédition
4. langue pour les messages automatiques
5. date limite d'inscription

Ensuite, pour compléter le contenu du mail d'invitation et celui de confirmation d'inscription à l'évènement:

1. sujet de l'e-mail
2. remplissage du contenu (y compris l'insertion de variables / champs personnalisés en fonction du destinataire)

Ensuite, pour personnaliser les informations demandées lors de l'inscription à l'évènement (si la personne accepte l'invitation en cliquant sur le bouton dans l'e-mail):

1. les champs pré-remplis (nom, prénom, adresse mail) et activation ou non de la possibilité de modification par l'invité
2. l'ajout de champs tels que des champs texte, questions à choix multiples, etc.

Ensuite, pour configurer les destinataires et les éventuels accompagnants / conjoints:

1. à quelle(s) liste(s) de contacts envoyer l'invitation
2. nombre des éventuelles personnes autorisées à accompagner l'invité (entre 0 et 20)
3. afficher ou non la liste des invités dans l'e-mail d'invitation

Ensuite, pour prévisualiser et préparer l'envoi:

1. prévisualisation du message, avec possibilité de revenir à l'édition des différents éléments
2. activation ou non de la programmation de l'envoi à effectuer dans le futur (et si oui, à quelle date & heure)
3. activation ou non de rappels automatiques (et si oui, à quelle date & heure)
4. envoi d'un test rapide à l'adresse de votre choix (non décompté des crédits d'invitation)

La création de l'invitation peut être sauvegardée en brouillon lors de toutes ces étapes et vous pourrez revenir à son édition n'importe quand depuis la page principale: