Ce guide explique comment proposer des dates & heures de rendez-vous à plusieurs personnes depuis l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar). Les invités pourront ainsi indiquer leurs disponibilités en votant pour des créneaux proposés par l'organisateur.

Préambule

• Le fonctionnement est proche de celui de Doodle, mais avec une différence importante: l'organisateur définit précisément les invités à l'avance (ou au fur et à mesure) et seules ces personnes invitées peuvent participer, contrairement à un sondage accessible à toute personne disposant du lien.
• Vous pouvez également accéder à la fonctionnalité depuis la lecture d'un e-mail.
• Pour plutôt planifier un rendez-vous parmi les disponibilités affichées de chaque invité, prenez connaissance de cet autre guide.

Proposer un rendez-vous

Afin de proposer un nouvel évènement en commun grâce à une demande de rendez-vous:

1. Cliquez ici afin d'accéder à l'app Web Calendar Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Cliquez sur le bouton ‍ Créer en haut à gauche.
3. Cliquez sur Proposition de rendez-vous:
   
4. Indiquez la couleur et titre (sujet) de l'évènement ; le lieu de l'évènement peut être défini plus bas.
5. Entrez les propositions de dates / heures manuellement ou avec la souris sur le calendrier affiché à droite.
6. Entrez les invités, sous forme de leur adresse mail si l'invité ne fait pas partie des utilisateurs de l'Organisation.
7. Entrez la date / heure limite à partir de laquelle il ne sera plus possible de répondre.
8. Sauvegardez les préférences avec le bouton en bas de page pour créer l'invitation et les propositions de date, pour lesquelles les invités vont pouvoir voter:
   

Voter pour l'une ou plusieurs des propositions

L'utilisateur invité reçoit un e-mail contenant les différentes propositions de l'organisateur ; il peut ainsi indiquer s'il est disponible pendant l'un ou l'autre des crénaux proposés

Si l'utilisateur est externe à Infomaniak, ou s'il consulte sa messagerie via un logiciel/client de messagerie comme Outlook, alors la gestion de sa participation se passe en 2 temps: l'e-mail contient les informations dont un lien qui conduit vers une interface réduite et neutre permettant la prise en compte de son vote:

Décider du jour de l'évènement en fonction des réponses

L'organisateur peut accéder aux propositions de rendez-vous et définir l'une des propositions comme étant la définitive:

1. Cliquez sur le menu latéral gauche “Mes propositions de rendez-vous”.
2. Cliquez sur la proposition concernée.
3. Cliquez sur le chevron ‍ pour voir le détails des invités ayant votés ou non.
4. Cliquez sur le bouton radio pour valider une proposition plutôt qu'une autre.
5. Validez le rendez-vous en cliquant sur le bouton en bas à droite:
   
6. Il ne reste plus qu'à compléter et valider la création de l'évènement avec ses invitations associées:
   
7. Au même endroit, la proposition de rendez-vous est désormais définie comme Programmée.
8. Il est toutefois possible d'effectuer ultérieurement certaines actions sur l'évènement y compris sa suppression:
   
   • Attention: supprimer une proposition de rendez-vous la retire du menu dédié, mais n'effacera pas automatiquement un évènement associé qui aurait été créé depuis.