Ce guide explique comment, depuis un Service Mail, permettre à une personne d'accéder à une adresse mail sur l'écosystème Infomaniak, c'est-à-dire en n'utilisant que l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) et/ou l'app mobile Infomaniak Mail (application pour smartphone ou tablette iOS / Android), sans créer de mot de passe spécifique à l'adresse.

Prérequis

• Commander un Service Mail auprès d'Infomaniak.
• Créer une ou plusieurs adresses sur ce Service Mail.
• Avoir au minimum le droit de gérer le Service Mail concerné (ou être Administrateur / Responsable légal‍ au sein de l'Organisation).

Inviter à utiliser l'e-mail depuis le Service Mail

Pour faire qu'un utilisateur déjà actif puisse accéder à l'adresse mail que vous souhaitez partager:

1. Cliquez ici afin d'accéder à la gestion de votre Service Mail sur le Manager Infomaniak (besoin d'aide ?).
2. Cliquez directement sur le nom attribué au produit concerné.
3. Cliquez sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche:
   
4. Cliquez sur Ajouter  au-dessus du tableau des utilisateurs ayant actuellement accès à l'adresse concernée sur Mail:
   
5. Entrez le mot de passe de connexion à votre compte Infomaniak si celui-ci est demandé.
6. Choisissez (a) l'un des utilisateurs existant au sein de votre Organisation ou (b) un utilisateur externe à l'Organisation:
   

Choix [ a ] : utilisateur existant sur l'Organisation

Quand la personne tierce qui doit avoir accès au mail fait déjà partie de l'Organisation, rien de plus facile:

1. L'adresse mail concernée sera automatiquement visible et accessible par l'utilisateur sélectionné sur l'app Web Mail Infomaniak (service en ligne ksuite.infomaniak.com/mail) avec les permissions spécifiées.
2. Cliquez sur le bouton pour Ajouter l'utilisateur:
   
3. Après l'ajout, il est toujours possible de restreindre l'utilisateur en cliquant sur les icônes correspondant aux permissions…
4. … voire même de lui retirer son accès à l'adresse mail:
   

L'utilisateur en question accède bien à l'adresse mail concernée:

Choix [ b ] : utilisateur externe à l'Organisation

Si la tierce personne n'est pas du tout rattachée à l'Organisation, soit parce qu'elle ne connait pas encore Infomaniak, soit parce qu'elle a sa propre Organisation de son côté:

1. Cliquez sur le bouton radio pour sélectionner le choix de nouvel utilisateur.
2. Cliquez pour configurer les droits de l'utilisateur :
   
3. Modifiez si nécessaire les permissions accordées à l'utilisateur pour l'adresse mail concernée.
4. Sauvegardez les modifications:
   
5. Cliquez sur le bouton pour Ajouter l'utilisateur:
   
6. L'invitation est créée (sous la forme d'une URL type https://welcome.infomaniak.com/iw/abcdef-12345..…) et il suffira à l'utilisateur d'exécuter le lien (lire ci-dessous) pour que l'adresse mail concernée soit ajoutée à son Mail Infomaniak.
7. Il est possible d'envoyer l'invitation par mail:
   
8. L'invitation est visible sous l'onglet des utilisateurs de l'adresse mail, et il est possible de la supprimer en tout temps:
   

Si la tierce personne utilise déjà l'app Web Mail Infomaniak…

L'utilisateur (tierce personne) exécute le lien d'invitation en étant connecté dans son compte Infomaniak…

1. … ou s'il se connecte à son compte après avoir exécuté le lien d'invitation:
   
2. Si nécessaire, l'utilisateur peut encore changer de compte avant de rattacher l'adresse si nécessaire:
   
3. L'utilisateur en question accède bien à l'adresse mail concernée une fois qu'il a choisi dans quelle Orga :
   

Si la tierce personne n'utilise pas encore Infomaniak…

Après avoir exécuté le lien d'invitation reçu et avoir indiqué son adresse mail, la tierce personne sera invitée à créer un compte Infomaniak:

1. Elle devra renseigner ses coordonnées et créer un mot de passe pour la connexion à son compte Infomaniak:
   
2. Elle devra indiquer un numéro de téléphone et accepter les conditions générales:
   
3. Elle devra ajouter une méthode de double authentification (2FA) pour sécuriser l'accès à son compte Infomaniak:
   
4. Dès la méthode de 2FA ajoutée, c'est terminé: l'utilisateur est redirigé vers l'app Web Mail Infomaniak qui affichera l'adresse mail à laquelle le lien d'invitation faisait référence:
   

En cas de problème

Si le bouton Inviter n'est pas visible ou reste grisé, vérifiez que:

• votre compte utilisateur dispose de permissions suffisantes pour administrer le produit en question
• l'adresse mail concernée n'existe pas encore comme identifiant de connexion à une Organisation Infomaniak
• le tableau sous le bouton ne fait pas mention d'un utilisateur figurant avec une adresse mail identique à l'adresse mail concernée

Exemple: vous souhaitez inviter quelqu'un à consulter l'adresse anna.a@domain.xyz mais le bouton est grisé car un utilisateur anna.a@domain.xyz figure sur le tableau.

Solution: pour pouvoir inviter un nouvel utilisateur à consulter l'adresse concernée (ou si un message indique qu'il n'est pas possible d'aller plus loin pour des raisons de sécurité) prenez connaissance de cet autre guide.

Si l'utilisateur n'arrive pas à accéder à l'adresse

Lorsqu'un utilisateur est ajouté, l'adresse mail s'ajoute automatiquement sur ses apps Mail Infomaniak:

Il peut basculer entre ses adresses à tout moment via le chevron situé en haut à gauche de l'écran:

Pour y parvenir, il est parfois nécessaire au préalable de choisir d'afficher, depuis la partie supérieure gauche, toutes les Organisations:

Si l'adresse dont dépend l'invitation ne s'affiche toujours pas, essayez de rafraichir la page du navigateur (Command ⌘ + R sur macOS et Ctrl + F5 sur Windows).