Esta guía explica cómo invitar a un usuario que aún no pertenece a su Organización a kChat, pero que se contabilizará como un usuario de kSuite.

Introducción

• Consulte esta otra guía para otorgar acceso a uno o varios canales de kChat a un usuario externo, que así podrá interactuar con su equipo sin que se contabilice como un usuario de kSuite y sin tener derechos especiales en la Organización (de la que no formará parte).
• También puede invitar a un Grupo completo desde kChat.
• Consulte esta otra guía si desea gestionar los canales a los que los nuevos miembros deberán pertenecer automáticamente.

Invitar a utilizar kSuite

Requisitos previos

• Ser administrador de kChat:
  
  • No importa el rol en la Organización; ser administrador de la Organización en la que se encuentra kSuite (y, por lo tanto, kChat) no es obligatorio y, de todos modos, no es suficiente:
    
     

A continuación, invite al usuario siguiendo el procedimiento que se indica a continuación. Una vez invitado, el usuario podrá confirmar su adhesión y accederá a kChat con los permisos limitados que le haya concedido:

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de kChat en el Panel de control de Infomaniak (¿necesita ayuda?).
2. Haga clic en Añadir usuario:
   
3. Haga clic en Crear usuario de kSuite.
4. Haga clic en Siguiente:
   
5. Introduzca el nombre y apellido del usuario y defina su función como usuario estándar:
   • Representante legal
     • Responsabilidad legal de la organización
     • Puede gestionar todos los productos y usuarios
     • Puede gestionar la contabilidad y los pedidos de nuevos productos
   • Administrador
     • Puede gestionar todos los productos y usuarios
     • Puede gestionar la contabilidad y los pedidos de nuevos productos
   • Usuario
     • Puede gestionar los productos que usted autorice
     • Puede gestionar la contabilidad si usted lo autoriza
6. No cree una dirección de correo electrónico para el usuario y especifique su dirección de correo electrónico existente a la que se enviará la invitación:
   • Puede obligar a este futuro usuario a iniciar sesión con esta dirección de correo electrónico o permitirle especificar otra dirección de correo electrónico (esto es especialmente útil si ya tiene una cuenta de usuario en Infomaniak con un identificador de inicio de sesión diferente).
   • Agregue el usuario a su kSuite con el botón de alternancia.
7. Haga clic en el botón Invitar:
   
   • La invitación está pendiente hasta que el usuario invitado se registre definitivamente (consulte más abajo). El panel de control de usuarios de la Organización indica claramente este estado:
     

Aceptar la invitación

Para acceder a la Organización que posee kChat:

1. El usuario invitado recibe la invitación en su dirección de correo electrónico y hace clic en el botón Aceptar la invitación:
   
2. Especifica sus datos de contacto, así como la dirección de correo electrónico y la contraseña que desea utilizar, y completa el registro:
   
3. Una vez completado el registro, el usuario recién registrado puede iniciar sesión en su Panel de control y acceder a kChat, al que ha sido invitado.
4. Los usuarios existentes reciben automáticamente una notificación sobre la incorporación del nuevo participante y ahora pueden conversar con él; tan pronto como se le añade, el nuevo usuario recibe un mensaje de Euria (el bot de IA de Infomaniak) dándole la bienvenida:
   

Acceso a kSuite, ¡y no acceso a la gestión de kSuite!

Es importante diferenciar el uso de la aplicación kChat (dentro de kSuite) y la gestión de kSuite en sí.

En el ejemplo de invitación anterior, el nuevo usuario ha sido invitado a unirse a kChat, por lo que ahora se cuenta como un usuario de kSuite cuando un administrador accede a la gestión de usuarios de kChat:

Lo mismo ocurre, obviamente, en la gestión de usuarios de kSuite:

Por otro lado, este nuevo usuario no podrá gestionar directamente la kSuite a la que ha sido invitado, ya que su función (definida en el primer punto 5 anterior) no se lo permite:

1. Por este motivo, este usuario no verá ningún enlace activo en la sección Herramientas de colaboración → kSuite de su Manager de Infomaniak.
2. Deberá cambiar a las aplicaciones de Infomaniak a través del menú ‍ en la parte superior derecha:
   

Cabe destacar que, si lo desea, este usuario podrá pedir su propia kSuite, sin que esté vinculada a la kSuite a la que ha sido invitado.