Esta guía explica cómo invitar a un usuario externo a su Organización en kChat, pero que será contabilizado como un usuario kSuite.

Prólogo

• Tome conocimiento de esta otra guía para otorgar acceso a uno o varios canales de kChat a un usuario externo que podrá interactuar con su equipo sin contar como un usuario kSuite y sin tener derechos especiales en la Organización (de la cual no formará parte).
• También puede invitar a un equipo de trabajo completo desde kChat.
• Tome conocimiento de esta otra guía si desea gestionar los canales a los que deberán pertenecer automáticamente los nuevos miembros.

Invitar a usar kSuite

Requisitos previos

•  Ser administrador de la Organización en la que se encuentra kSuite con derechos completos otorgados para kChat.

Una vez invitado, el usuario podrá confirmar su adhesión y accederá a kChat con los permisos limitados que le haya otorgado:

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de kChat en el Administrador de Infomaniak (¿Necesita ayuda?).
2. Haga clic en Agregar un usuario:
   
3. Haga clic en Crear un usuario kSuite.
4. Haga clic en Siguiente:
   
5. Ingrese el nombre y apellido del usuario, y defina su rol como usuario simple:
   
   • Representante legal
     • Responsabilidad legal de la organización
     • Puede gestionar todos los productos y usuarios
     • Puede gestionar la contabilidad y los pedidos de nuevos productos
   • Administrador
     • Puede gestionar todos los productos y usuarios
     • Puede gestionar la contabilidad y los pedidos de nuevos productos
   • Usuario​
     • Puede gestionar los productos que autorice​
     • Puede gestionar la contabilidad si lo autoriza​
6. No crear una dirección de correo electrónico para el usuario e indicar su dirección de correo electrónico existente a la que enviar la invitación:
   • Puede obligar a este futuro usuario a conectarse con esta dirección de correo electrónico o autorizarle a especificar otra dirección de correo electrónico (útil, en particular, si ya tiene una cuenta de usuario con Infomaniak con otro identificador de conexión).
   • Agregar el usuario a su kSuite con el botón de alternancia (toggle switch).
7. Haga clic en el botón Invitar:
   

La invitación está en espera hasta la inscripción definitiva del usuario invitado (leer más abajo). El tablero de control de los usuarios de la Organización indica bien este estado:

Aceptar la invitación

Para acceder a la Organización que posee kChat:

1. El usuario invitado recibe la invitación en su dirección de correo electrónico y hace clic en el botón Aceptar la invitación:
   
2. Especifica sus coordenadas así como la dirección de correo electrónico / contraseña que desea utilizar y completa el registro:
   
3. Una vez completado el registro, el nuevo usuario registrado puede conectarse a su Manager y acceder a kChat al que ha sido invitado.
4. Los usuarios existentes son notificados automáticamente de la llegada del nuevo participante y pueden conversar con él; tan pronto como se añade, el nuevo usuario recibe un mensaje de kChat.bot dándole la bienvenida:
   

Acceso a kSuite, ¡y no acceso a la gestión de kSuite!

Es importante diferenciar el uso de la aplicación kChat (dentro de kSuite) y la gestión de kSuite en sí misma.

En el ejemplo de invitación anterior, el nuevo usuario ha sido invitado a unirse a kChat, se cuenta como un usuario de la kSuite cuando un administrador accede a la gestión de usuarios de su kSuite:

Sin embargo, este nuevo usuario no podrá gestionar directamente la kSuite a la que ha sido invitado, ya que su rol (definido en el primer punto 5 anterior) no le autoriza a hacerlo.

Esta es la razón por la cual este usuario no verá ningún enlace activo en la sección Herramientas Colaborativas → kSuite de su Manager Infomaniak. Tendrá que cambiar a las aplicaciones Infomaniak a través del menú ‍ en la parte superior derecha:

Tenga en cuenta que, si es necesario, este usuario podrá ordenar su propia kSuite sin vínculo con la kSuite a la que ha sido invitado.