Dieser Leitfaden ermöglicht es Ihnen, die wesentlichen Funktionen des Gästemanagers von Infomaniak schnell zu nutzen, einem Tool, das alle Funktionen enthält, die Sie benötigen, um Online-Einladungen zu erstellen und zu verwalten.

Erfolgreicher Einstieg in das Tool

Erfahren Sie, wie Sie ein Event erstellen, Ihre Einladungen versenden und die Teilnahme in Echtzeit verfolgen:

• Eine Einladung konfigurieren - die wichtigsten Schritte
• Kontakte verwalten
• Einladungen von einer personalisierten Adresse aus senden
• Unterschied zwischen Einladungen und Ticketverkauf
• Preise für Guthaben

Im Falle von Problemen, konsultieren Sie bitte die Wissensdatenbank, bevor Sie Kontakt mit dem Support aufnehmen.

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Dieser Leitfaden beschreibt die Unterschiede zwischen den Tools Billetterie und dem Gestionnaire d'invités von Infomaniak.

Welche Art von Veranstaltung planen Sie?

• Wenn Sie eine einmalige private Veranstaltung organisieren, wie z.B. eine Geburtstagsfeier, eine Generalversammlung oder eine Abschlussfeier mit einer klar definierten Gästeliste, verwenden Sie den Gestionnaire d'invités.
  • Dieses Tool ermöglicht es Ihnen, eine Veranstaltung zu erstellen, Personen Ihrer Wahl einzuladen und deren Anmeldungen sowie Anwesenheit zu verfolgen.
• Die Billetterie hingegen eignet sich besser für Veranstaltungen, die für die Öffentlichkeit zugänglich sind oder bei denen jede Person, die den Link hat, Tickets kaufen kann.

Dieser Leitfaden erklärt, wie das Einladungsverwaltungssystem des Infomaniak Gästemanagers funktioniert.

Einleitung

• Das Einladungslimit des Gästemanagers ist von den Versandvolumina anderer Produkte wie dem Newsletter unabhängig!
• Infomaniak wendet einen gestaffelten Preis nach dem gekauften Volumen an.
• Um die aktuelle Preisliste zu konsultieren, besuchen Sie die Preisseite des Gästemanagers.

Versandvolumen und Gästeverwaltung

• Sie beginnen mit 200 kostenlosen Einladungen; die Abrechnung ist einfach: 1 Einheit = 1 Gast oder 1 Begleitperson.
• Zum Beispiel, wenn Sie 100 Einladungen versenden und 1 Begleitperson pro Gast erlauben, werden insgesamt 200 Einheiten von Ihrem Guthaben abgezogen.
• Die Gültigkeitsdauer Ihrer gekauften Einladungen ist unbegrenzt.
• Automatische Erinnerungen sind kostenlos und werden nicht von Ihrem Guthaben abgezogen.

Einladungsguthaben anzeigen

Um auf die Seite zur Verwaltung Ihres Guthabens zuzugreifen:

1. Hier klicken, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Die Anzahl der noch verfügbaren Einladungen wird im linken Menü angezeigt:
   
3. Klicken Sie auf Einladungen hinzufügen, um die Preise und die Historie Ihrer Aufladungen zu konsultieren:
   

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die E-Mail-Adresse verwalten, die zum Senden Ihrer Einladungen mit dem Gästemanager von Infomaniak verwendet wird.

Vorwort

• Jede Ihrer E-Mail-Adressen kann für den Versand von Einladungen mit dem Gästemanager angegeben werden.
• Es gibt keine Probleme mit einer E-Mail-Adresse, die bereits für die Verwendung bei Infomaniak konfiguriert ist.
• Für eine E-Mail-Adresse einer generischen Domain wie outlook.fr oder gmail.com wird die E-Mail-Adresse no-reply@infomaniak.com automatisch als Ersatz-Sendeadresse verwendet, ebenso für alle Adressen von Domains, deren SPF Sie nicht ändern können (siehe unten).
• Mögliche Antworten werden jedoch an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
• Für eine E-Mail-Adresse auf einer benutzerdefinierten Domain, die noch nicht für die Verwendung mit Infomaniak konfiguriert ist und für die Sie Zugriff auf die DNS-Zone haben, nehmen Sie das folgende Handbuch zur Kenntnis, um den entsprechenden SPF hinzuzufügen.

Sende-E-Mail-Adresse festlegen

Die E-Mail-Adresse, von der Ihre Einladungen gesendet werden, muss im ersten Schritt der Konfiguration Ihrer Einladungen eingegeben werden (nach der Erstellung Ihrer Abonnentenlisten):

Je nach angegebener E-Mail-Adresse wird ein Popup angezeigt, wenn Sie auf Weiter klicken, das Sie darauf hinweist, dass der SPF korrekt konfiguriert sein muss, damit die Sendungen von der betreffenden Adresse erfolgen. Andernfalls werden die Einladungen von einer Adresse no-reply@infomaniak.com gesendet.

Sie können die Adresse in der letzten Stufe noch einmal lesen und ändern, indem Sie auf das Symbol Bleistift ✎ klicken:

SPF von Infomaniak in die DNS-Zone hinzufügen

Wenn Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse zum Senden von Einladungen verwenden möchten, müssen Sie den SPF-Eintrag Ihrer Domain überprüfen und gegebenenfalls ändern, um Infomaniak zu ermöglichen, E-Mails in Ihrem Namen zu senden.

Nehmen Sie sich die Zeit, diesen Leitfaden durchzulesen, insbesondere das Kapitel "Mehrere SPFs hinzufügen", um Ihren SPF nicht zu ersetzen, sondern einfach den von Infomaniak hinzuzufügen: v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all

Dieser Leitfaden erklärt Ihnen, wie Sie Listen von Kontakten im Gästeverwaltungsprogramm von Infomaniak erstellen, importieren und verwalten.

Vorwort

• Es ist möglich, eine Liste von Kontakten
  • mit maximal 1000 Elementen zu importieren
  • im Format CSV oder möglicherweise bereits bei Infomaniak vorhanden (nur Ticketing — Newsletter + Kontakte (vcard ksuite.infomaniak.com/contacts) ausgeschlossen)

Erstellen Sie eine Kontaktliste

Die Kontakte des Gästeverwaltungsprogramms sind unabhängig von Ihren Veranstaltungen. Die Liste kann erstellt werden und für mehrere Veranstaltungen dienen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie auf Liste erstellen:
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
4. Geben Sie einen Namen für Ihre erste Kontaktliste ein.
5. Klicken Sie auf Bestätigen:
   
6. Lesen Sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen bezüglich des Imports bestehender E-Mail-Adressen und akzeptieren Sie diese.
7. Wählen Sie die Methode zur Erstellung Ihrer Liste:
   1. Aus einer CSV-Datei, die Sie von Ihrem Computer hochladen können (eine Beispieldatei kann auf derselben Seite heruntergeladen werden, um bei der Formatierung der Daten zu helfen)
   2. Aus einer bestehenden Liste — wenn Sie bereits Kontaktlisten erstellt haben
   3. Automatischer Import aus dem Ticketing-Tool von Infomaniak
   4. Hinzufügen eines einzelnen Kontakts durch manuelle Angabe der E-Mail-Adresse, des Namens und des Vornamens
      

Verschiedene Listen zusammenführen

Um die Kontakte mehrerer verschiedener Listen zusammenzufassen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie auf Verwalten:
   
3. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem zu verschmelzenden Element (= die Liste, die Sie behalten möchten).
4. Klicken Sie auf Verschmelzen:
   
5. Ein Assistent ermöglicht es Ihnen, ein weiteres Element aus Ihren Kontaktlisten auszuwählen, das archiviert wird, nachdem sein Inhalt in die Liste, die bestehen bleiben soll, übertragen wurde (der Assistent zeigt Ihnen eine Vorschau der zu erwartenden Änderungen und Modifikationen).
6. Bestätigen Sie die Verschmelzung nach Überprüfung:
   

Kontaktliste exportieren

Um eine CSV-Datei Ihrer Kontaktliste zu erhalten, die die angezeigten Informationen enthält, wenn Sie die Liste in der Manager-Oberfläche anzeigen (einschließlich der Informationsfelder und des Erstellungsdatums des Kontakts):

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie auf Verwalten:
   
3. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem betroffenen Element.
4. Klicken Sie auf Exportieren:
   
5. Speichern Sie die Datei .csv auf Ihrem Gerät.

Kontakte hinzufügen, Adressen löschen usw.

Über dasselbe Menü wie oben können Sie jederzeit Kontakte zu einer bestehenden Liste hinzufügen oder löschen, Listen duplizieren usw.

Diese Anleitung beschreibt die wichtigsten Schritte zur Erstellung einer Einladung mit dem Gästemanager von Infomaniak.

Erstellungsreihenfolge der Einladung

Nach dem Erstellen Ihrer Gästeliste umfasst die Erstellung eines Events diese Elemente:

1. ein Name für das Event
2. ein Datum und eine Uhrzeit für den Beginn des Events
3. ein Datum und eine Uhrzeit für das Ende des Events (optional)
4. Überprüfung der Zugänge der Gäste während des Events mithilfe eines QR-Codes (optional)
5. Ort des Events
6. ein Typ von Event (Eröffnung, Geburtstag, Mahlzeit, etc.)

Als Nächstes, um das Aussehen der Einladung anzupassen:

1. ein Logo
2. ein Banner
3. die Farben

Als Nächstes, um den Versand zu konfigurieren:

1. Name der eingeladenen Gruppe
2. Name des Veranstalters
3. E-Mail zum Versand
4. Sprache für automatische Nachrichten
5. Datum für die Anmeldefrist

Als Nächstes, um den Inhalt der Einladungs-E-Mail und der Bestätigungs-E-Mail für das Event zu vervollständigen:

1. Betreff der E-Mail
2. Ausfüllen des Inhalts (einschließlich der Einfügung von Variablen/benutzerdefinierten Feldern je nach Empfänger)

Als Nächstes, um die bei der Anmeldung zum Event angeforderten Informationen anzupassen (falls die Person die Einladung durch Klicken auf die Schaltfläche in der E-Mail akzeptiert):

1. die vorausgefüllten Felder (Name, Vorname, E-Mail-Adresse) und Aktivierung oder Deaktivierung der Möglichkeit zur Änderung durch den Gast
2. das Hinzufügen von Feldern wie Textfeldern, Multiple-Choice-Fragen usw.

Als Nächstes, um die Empfänger und eventuelle Begleitpersonen / Ehepartner zu konfigurieren:

1. an welche Kontaktliste(n) die Einladung senden
2. Anzahl der eventuellen Personen, die den Gast begleiten dürfen (zwischen 0 und 20)
3. Gästeliste in der Einladungs-E-Mail anzeigen oder nicht

Als Nächstes, um die Vorschau zu erstellen und den Versand vorzubereiten:

1. Vorschau der Nachricht, mit der Möglichkeit, zur Bearbeitung der verschiedenen Elemente zurückzukehren
2. aktivieren oder deaktivieren der Zeitplanung des zukünftigen Versands (und wenn ja, auf welches Datum & Uhrzeit)
3. aktivieren oder deaktivieren von automatischen Erinnerungen (und wenn ja, auf welches Datum & Uhrzeit)
4. Senden eines schnellen Tests an die von Ihnen gewählte Adresse (nicht von den Einladungsguthaben abgezogen)

Die Erstellung der Einladung kann während all dieser Schritte als Entwurf gespeichert werden, und Sie können jederzeit von der Hauptseite aus zur Bearbeitung zurückkehren: