Wissensdatenbank

Dieses Handbuch hilft Ihnen, schnell die wichtigsten Funktionen des Infomaniak-Gästemanagers zu nutzen, einem Tool, das alle Funktionen enthält, die Sie zum Erstellen und Verwalten von Online-Einladungen benötigen.

Schnellstart

Erfahren Sie, wie Sie ein Ereignis erstellen, Ihre Einladungen versenden und die Teilnahme in Echtzeit verfolgen:

• Einladung konfigurieren – die wichtigsten Schritte
• Kontakte verwalten
• Einladungen von einer benutzerdefinierten Adresse aus versenden
• Unterschied zwischen Einladungen und Ticketverkauf
• Preise für Guthaben

Bei Problemen konsultieren Sie bitte zuerst die Wissensdatenbank, bevor Sie den Support kontaktieren.

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Dieser Leitfaden beschreibt die Unterschiede zwischen den Tools für Ticketverkauf und dem Gästemanager von Infomaniak.

Welche Art von Veranstaltung planen Sie?

• Wenn Sie eine einmalige private Veranstaltung wie eine Geburtstagsfeier, eine Generalversammlung oder eine Abschlussfeier mit einer klar definierten Gästeliste organisieren, verwenden Sie den Gästeverwaltung.
  • Mit diesem Tool können Sie eine Veranstaltung erstellen, die gewünschten Personen einladen und deren Anmeldungen sowie deren Teilnahme verfolgen.
• Die Ticketverkauf ist hingegen besser für Veranstaltungen geeignet, die für die breite Öffentlichkeit zugänglich sind oder für die jeder, der den Link hat, Tickets kaufen kann.

Dieser Leitfaden erklärt, wie das System zur Verwaltung von Einladungen des Infomaniak Gästeverwaltungstools funktioniert.

Einleitung

• Das Kontingent für Einladungen des Einladungsmanagers ist unabhängig von den Versandmengen anderer Produkte wie dem Newsletter!
• Infomaniak wendet eine gestaffelte Preisgestaltung je nach gekauftem Volumen an.
• Um die aktuelle Preisliste einzusehen, besuchen Sie bitte die Seite mit den Preisen für das Gästeverwaltungstool.

Versandvolumen und Gästeverwaltung

• Sie beginnen mit 200 kostenlosen Einladungen; die Abrechnung ist einfach: 1 Einheit = 1 Gast oder 1 Begleitperson.
• Wenn Sie beispielsweise 100 Einladungen versenden und jedem Gast eine Begleitperson erlauben, werden insgesamt 200 Einheiten von Ihrem Guthaben abgezogen.
• Die Gültigkeitsdauer Ihrer gekauften Einladungen ist unbegrenzt.
• Automatische Erinnerungen sind kostenlos und werden nicht von Ihrem Guthaben abgezogen.

Einladungs-Guthaben anzeigen

Um zur Seite zur Verwaltung Ihres Guthabens zu gelangen:

1. Klicken Sie hier, um die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager aufzurufen (Benötigen Sie Hilfe?).
2. Die Anzahl der noch verfügbaren Einladungen wird im linken Menü angezeigt:
   
3. Klicken Sie auf Weitere Einladungen hinzufügen, um die Preisübersicht und den Verlauf Ihrer Aufladungen anzuzeigen:
   

Diese Anleitung erklärt, wie Sie die E-Mail-Adresse verwalten, die zum Versenden Ihrer Einladungen mit dem Gästeverwaltungs-Tool von Infomaniak verwendet wird.

Einleitung

• Eine beliebige Ihrer E-Mail-Adressen kann für den Versand der Einladungen des Einladungsmanagers angegeben werden.
• Es wird kein Problem geben, wenn eine E-Mail-Adresse bereits für die Nutzung bei Infomaniak konfiguriert ist.
• Für eine E-Mail-Adresse einer generischen Domain wie outlook.fr oder gmail.com wird die E-Mail-Adresse no-reply@infomaniak.com automatisch als alternative Absenderadresse verwendet, und das Gleiche gilt für alle Domains, deren SPF-Eintrag Sie nicht ändern können (siehe unten).
• Alle Antworten werden jedoch an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse gesendet.
• Für eine E-Mail-Adresse auf einer benutzerdefinierten Domain, die noch nicht für die Nutzung mit Infomaniak konfiguriert wurde und auf deren DNS-Zone Sie Zugriff haben, lesen Sie die folgende Anleitung, um den entsprechenden SPF-Eintrag hinzuzufügen.

E-Mail-Absenderadresse angeben

Die E-Mail-Adresse, von der aus Ihre Einladungen versendet werden, muss im ersten Schritt der Konfiguration Ihrer Einladungen eingegeben werden (nachdem Sie Ihre Empfängerlisten erstellt haben):

Je nach der angegebenen E-Mail-Adresse wird ein Popup-Fenster angezeigt, wenn Sie auf Weiter klicken. Dieses Fenster warnt Sie, dass der SPF-Eintrag korrekt konfiguriert sein muss, damit die E-Mails tatsächlich von der angegebenen Adresse versendet werden. Andernfalls werden die Einladungen von einer Adresse no-reply@infomaniak.com versendet.

Sie können die Adresse im letzten Schritt noch einmal überprüfen und bearbeiten, indem Sie auf das Symbol Bleistift ✎ klicken:

Infomaniak SPF-Eintrag in der DNS-Zone hinzufügen

Wenn Sie eine benutzerdefinierte E-Mail-Adresse für den Versand der Einladungen verwenden möchten, müssen Sie den SPF-Eintrag Ihrer Domain überprüfen und gegebenenfalls ändern, um Infomaniak die Erlaubnis zu erteilen, E-Mails in Ihrem Namen zu versenden. 

Lesen Sie sich dieses andere Handbuch durch, insbesondere das Kapitel „Mehrere SPF-Einträge hinzufügen“, damit Sie Ihren bestehenden SPF-Eintrag nicht ersetzen, sondern einfach den von Infomaniak hinzufügen: v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Kontaktlisten im Infomaniak-Kontaktmanager erstellen, importieren und verwalten.

Einleitung

• Es ist möglich, eine Kontaktliste zu importieren:
  • maximal 1000 Einträge
  • im CSV-Format oder eine bereits bei Infomaniak vorhandene Liste (nur Ticketing – Newsletter + Kontakte (vcard ksuite.infomaniak.com/contacts) sind ausgeschlossen)

Eine Kontaktliste erstellen

Die Kontakte im Gästemanager sind unabhängig von Ihren Veranstaltungen. Die Liste kann erstellt und für mehrere Veranstaltungen verwendet werden:

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie auf Liste erstellen:
   
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.
4. Geben Sie einen Namen für Ihre erste Kontaktliste ein.
5. Klicken Sie auf Bestätigen:
   
6. Lesen und akzeptieren Sie die allgemeinen Nutzungsbedingungen für den Import vorhandener E-Mail-Adressen.
7. Wählen Sie die Methode zum Erstellen Ihrer Liste:
   1. Aus einer CSV-Datei, die Sie von Ihrem Computer hochladen können (eine Beispieldatei kann auf derselben Seite heruntergeladen werden, um bei der Formatierung der Daten zu helfen).
   2. Aus einer vorhandenen Liste – falls Sie bereits Kontaktlisten erstellt haben.
   3. Automatischer Import aus dem Ticketing-Tool von Infomaniak.
   4. Hinzufügen eines einzelnen Kontakts, indem Sie die E-Mail-Adresse, den Namen und den Vornamen manuell eingeben
      

Mehrere Listen zusammenführen

Um die Kontakte aus verschiedenen Listen zusammenzuführen:

1. Klicken Sie hier, um die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager aufzurufen (Benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie auf Verwalten:
   
3. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem Element, das zusammengeführt werden soll (d. h. die Liste, die Sie beibehalten möchten).
4. Klicken Sie auf Zusammenführen:
   
5. Ein Assistent ermöglicht es Ihnen, ein anderes Element aus Ihren Kontaktlisten auszuwählen, das archiviert wird, nachdem sein Inhalt an die Liste gesendet wurde, die erhalten bleiben soll (der Assistent zeigt Ihnen eine Vorschau der erwarteten Auswirkungen und Änderungen).
6. Bestätigen Sie die Zusammenführung nach der Überprüfung:
   

Eine Kontaktliste exportieren

Um eine CSV-Datei Ihrer Kontaktliste zu erhalten, die die Informationen enthält, die angezeigt werden, wenn Sie die Liste in der Manager-Oberfläche anzeigen (einschließlich der Felder mit den Kontaktinformationen und dem Erstellungsdatum des Kontakts):

1. Klicken Sie hier, um die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager aufzurufen (Benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie auf Verwalten:
   
3. Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem betreffenden Element.
4. Klicken Sie auf Exportieren:
   
5. Speichern Sie die .csv-Datei auf Ihrem Gerät.

Kontakte hinzufügen, Adressen löschen usw.

Über dasselbe Menü wie oben können Sie jederzeit Kontakte zu einer bestehenden Liste hinzufügen oder daraus entfernen, Listen duplizieren usw.

Dieser Leitfaden beschreibt die wichtigsten Schritte zum Erstellen einer Einladung mit dem Infomaniak-Gästeverwaltungstool.

Reihenfolge der Einladungserstellung

Nachdem Sie Ihre Gästeliste erstellt haben, basiert die Erstellung einer Veranstaltung auf folgenden Elementen:

1. einem Namen für die Veranstaltung
2. ein Datum und eine Uhrzeit für den Beginn des Ereignisses
3. ein Datum und eine Uhrzeit für das Ende des Ereignisses (optional)
4. Überprüfung des Zugangs von Gästen während der Veranstaltung mithilfe eines QR-Codes (optional)
5. Ort der Veranstaltung
6. eine Art von Veranstaltung (Eröffnung, Geburtstag, Essen usw.)

Anschließend können Sie das Aussehen der Einladung anpassen:

1. ein Logo
2. ein Banner
3. die Farben

Anschließend können Sie die Einstellungen für den Versand konfigurieren:

1. Name der eingeladenen Gruppe
2. Name des Organisators
3. E-Mail-Adresse für Versandbenachrichtigungen
4. Sprache für automatische Nachrichten
5. Anmeldeschluss

Anschließend können Sie den Inhalt der Einladungs-E-Mail und der Bestätigungs-E-Mail für die Teilnahme an der Veranstaltung vervollständigen:

1. Betreff der E-Mail
2. Ausfüllen des Inhalts (einschließlich Einfügen von Variablen/benutzerdefinierten Feldern je nach Empfänger)

Anschließend können Sie die bei der Anmeldung zur Veranstaltung abgefragten Informationen anpassen (falls die Person die Einladung annimmt, indem sie auf den Button in der E-Mail klickt):

1. die vorab ausgefüllten Felder (Name, Vorname, E-Mail-Adresse) und die Aktivierung oder Deaktivierung der Möglichkeit zur Änderung durch den Teilnehmer
2. das Hinzufügen von Feldern, wie z. B. Textfeldern, Fragen mit Auswahlmöglichkeiten usw.

Anschließend können Sie die Empfänger und gegebenenfalls Begleitpersonen/Partner konfigurieren:

1. an welche(n) Kontaktliste(n) soll die Einladung gesendet werden?
2. Anzahl der Personen, die den Gast gegebenenfalls begleiten dürfen (zwischen 0 und 20)
3. die Liste der Gäste in der Einladungs-E-Mail anzeigen oder nicht

Anschließend können Sie eine Vorschau anzeigen und den Versand vorbereiten:

1. Vorschau der Nachricht, mit der Möglichkeit, zur Bearbeitung der einzelnen Elemente zurückzukehren
2. Aktivierung oder Deaktivierung der Planung des zukünftigen Versands (und falls ja, zu welchem Datum und welcher Uhrzeit)
3. Aktivierung oder Deaktivierung von automatischen Erinnerungen (und falls ja, zu welchem Datum und welcher Uhrzeit)
4. Versand eines kurzen Tests an die von Ihnen gewählte Adresse (wird nicht von Ihrem Einladungskontingent abgezogen)

Die Erstellung der Einladung kannin jedem dieser Schritte als Entwurf gespeichert werdenund Sie können jederzeit über die Hauptseite zu dessen Bearbeitung zurückkehren: