Este guia explica como propor datas e horários de reuniões a várias pessoas a partir do aplicativo web Calendar da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/calendar). Os convidados poderão indicar a sua disponibilidade votando nos horários propostos pelo organizador.

Introdução

• O funcionamento é semelhante ao do Doodle, mas com uma diferença importante: o organizador define precisamente os convidados com antecedência (ou à medida que avança) e apenas essas pessoas convidadas podem participar, ao contrário de uma pesquisa acessível a qualquer pessoa que tenha o link.
• Você também pode acessar a funcionalidade diretamente ao ler um e-mail.
• Para agendar um compromisso com base nas disponibilidades exibidas de cada participante, consulte este outro guia.

Propor um compromisso

Para propor um novo evento em conjunto através de um pedido de agendamento:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Calendar da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Clique no botão ‍ Criar no canto superior esquerdo.
3. Clique em Proposta de reunião:
   
4. Indique a cor e o título (assunto) do evento; o local do evento pode ser definido mais abaixo.
5. Insira as sugestões de datas/horários manualmente ou com o mouse no calendário exibido à direita.
6. Insira os convidados,indicando o endereço de e-mail, caso o convidado não seja um utilizador da organização.
7. Insira a data/hora limite a partir da qual não será mais possível responder.
8. Salve as preferências com o botão na parte inferior da página para criar o convite e as sugestões de data, nas quais os convidados poderão votar:
   

Votar em uma ou mais das propostas

O utilizador convidado recebe um e-mail contendo as diferentes propostas do organizador; assim, ele pode indicar se está disponível durante um ou outro dos períodos propostos

Se o utilizador for externo à Infomaniak ou se consultar o seu e-mail através de um software/cliente de e-mail como o Outlook, a gestão da sua participação será feita em duas etapas: o e-mail contém as informações e um link que o direciona para uma interface simplificada e neutra, permitindo que o seu voto seja registado:

Decidir a data do evento com base nas respostas

O organizador pode aceder às propostas de reuniões e definir uma das propostas como a definitiva:

1. Clique no menu lateral esquerdo “As minhas propostas de reuniões”.
2. Clique na proposta em questão.
3. Clique na seta para baixo ‍ para ver os detalhes dos convidados que votaram ou não.
4. Clique no botão de rádio para selecionar uma proposta em vez de outra.
5. Confirme a reunião clicando no botão no canto inferior direito:
   
6. Resta apenas completar e validar a criação do evento com os respectivos convites:
   
7. No mesmo local, a proposta de reunião agora está definida como Agendada.
8. No entanto, é possível realizar algumas ações no evento posteriormente, incluindo excluí-lo:
   
   • Atenção: excluir uma proposta de reunião remove-a do menu dedicado, mas não apagará automaticamente um evento associado que tenha sido criado posteriormente.