Este guia detalha a funcionalidade de reserva de salas (de reunião, desportivas, de aulas, etc.) disponível na aplicação web Calendar Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/calendar).

✘ INDISPONÍVEL com
my kSuite / my kSuite+ (ik.me, etik.com, ikmail.com)
Serviço de Mail Starter / Premium

Introdução

• É possível criar e associar salas de reunião físicas a eventos no Calendar, por exemplo, para organizar um evento em um local específico que disponha de equipamentos e de um número limitado de lugares.
• Cada sala criada exibe um calendário dedicado no aplicativo, que pode ser compartilhado.
• É possível fazer uma reserva dupla (ou mais) para a mesma sala.
• Número de salas possíveis por recurso:
  • kSuite Free = 1
  • kSuite Standard = 2
  • kSuite Business = 6
  • kSuite Enterprise = 50

Configurar as salas de reunião

Pré-requisitos

• Ser Administrador ou Responsável legal na Organização (os utilizadores com direitos limitados (colaboradores e clientes) que tenham acesso a este produto não poderão fazê-lo).

Para criar salas que possam ser reservadas pelos colaboradores:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Calendar da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Clique no ícone Configurações ‍ no canto superior direito.
3. Verifique ou selecione a organização desejada no menu suspenso do menu lateral esquerdo.
4. Clique em Salas no menu lateral esquerdo.
5. Clique no botão Criar uma sala:
   
6. Preencha as informações essenciais, como o nome, a localização exata (endereço completo, andar), uma cor e o número máximo de pessoas que podem ser acomodadas:
   
7. Adicione os equipamentos disponíveis no espaço e no andar em questão.
8. Clique em Guardar para guardar o material relacionado à sala:
   
9. Clique em Guardar para criar a sala de reunião:
   

Ações na sala criada

Se tiver várias salas semelhantes, pode acelerar a criação delas duplicando a primeira:

• Clique no menu de ação ⋮ à direita da sala correspondente na tabela que é exibida:
  

Criar um evento e associá-lo a uma sala

Depois de criar e configurar a sala, basta criar um evento para associar a sala desejada:

1. Clique aqui para acessar o aplicativo web Calendar da Infomaniak (serviço online ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Clique no botão ‍ Criar no canto superior esquerdo.
3. Clique em Evento.
4. Clique em Adicionar sala:
   
5. Clique no campo Pesquisar sala ou local para exibir as salas disponíveis no período selecionado (as 3 últimas reservas, da mais recente para a mais antiga).
6. Clique em Guardar para publicar o evento e o respetivo espaço no calendário:
   
7. Pode encontrar todas as informações sobre o local escolhido na página do evento no calendário (e no calendário do espaço – veja abaixo):
   

Visão geral das salas e da sua ocupação

É possível ter uma visão geral do calendário de cada sala para verificar a sua ocupação. De facto, quando uma sala é criada, um calendário associado a essa sala é criado nos calendários da Organização:

O seu espaço kSuite dedicado também apresenta uma visão das disponibilidades das suas salas em tempo real, com a possibilidade de reservar uma delas em poucos cliques, o que lhe permitirá poupar tempo na organização das suas reuniões: