Deze handleiding legt uit hoe u een audio- of videoconferentie kunt starten tussen één of meerdere gebruikers met de ethische, gratis videoconferentieoplossing van Infomaniak, kChat, en kMeet.

Inleiding

• De bel-functie in kChat is beschikbaar in alle webversies (browser), mobiele versies (iOS/Android) en desktopversies (macOS/Windows).

Een vergadering starten tussen kChat-gebruikers

Om in een virtuele ruimte te discussiëren met de microfoon en webcam van uw apparaat, drukt u eenvoudig op de knop Bellen, die zichtbaar is in elk kChat-gesprek, elk privé- of openbaar kanaal, via de applicatie of rechtstreeks in de browser:

• Bel een gebruiker rechtstreeks als u zich in een direct gesprek met hem bevindt, of start een gesprek met alle leden van een kanaal als u de vergadering vanuit het kanaal start.
• Een oproep naar een gebruiker die de status "Niet storen" heeft ingesteld, activeert geen beltoon of een oproepvenster, maar de gebruiker ziet wel de melding in het gesprek.
• De microfoon is standaard ingeschakeld wanneer de oproep wordt geaccepteerd, maar de camera niet.
• Bekijk de gebruikers van de vergadering (degenen die de oproep hebben geaccepteerd, geweigerd of gemist) met hun avatars in het kChat-bericht.
• Zodra de oproep is begonnen, verschijnt er een emoji in uw kChat-status om aan te geven dat u bezig bent met het gesprek.
• Een bericht dat vanuit de videoconferentie (kMeet) is verzonden, is ook zichtbaar in het kChat-gesprek (en vice versa).
• Instructies voor het starten en beëindigen van de vergadering worden automatisch weergegeven in de betreffende kChat-gesprekshistorie:
  

Speciale aandachtspunten bij oproepen in kanalen

• De oproep zal niet overgaan bij de ontvangers, maar ze zien wel een bericht in kChat en ontvangen een melding.
• Er verschijnt een waarschuwingsbericht als u een oproep wilt starten in een kanaal met meer dan 7 gebruikers.

Met deze handleiding kunt u snel de belangrijkste functies van Euria ontdekken, de AI die beschikbaar is in kSuite, met name als chatbot in de app kChat.

Voorwoord

• Euria kan u helpen bij het uitvoeren van allerlei soorten berekeningen, vertalingen, het geven van informatie over verschillende onderwerpen en het beantwoorden van uw vragen.
• Raadpleeg deze andere handleiding over het gebruikte model en de verantwoordelijkheden van elke gebruiker.
• Zodra een nieuwe gebruiker is toegevoegd, ontvangt deze een welkomstbericht van Euria.
• Raadpleeg deze andere handleiding over de mogelijkheden van AI-gegenereerde samenvattingen in kChat.

Euria toevoegen aan uw kChat-contacten

De bots die momenteel beschikbaar zijn in kChat, staan al in uw contacten.

Als u ze nog niet ziet, klikt u in het linkermenu van kChat…

1. … op de kanaalzoekfunctie (de bots verschijnen ook als kanaal)
2. … of op het symbool + naast Directe berichten om de bot te zoeken
   ‍
3. Voeg de bots toe die als zodanig zijn gemarkeerd met het label [bot], of zoek op het woord bot of chat.
   ‍

Maak geen groepsgesprek tussen de bots en uzelf, omdat dit niet werkt. U moet een privégesprekskanaal aanmaken tussen elke individuele bot en uzelf.

Deze handleiding legt uit hoe u een volledig externe gebruiker kunt toevoegen aan kChat.

Inleiding

• Als u de beheerder bent van de organisatie waarin my kSuite (en dus kChat) zich bevindt en u volledige rechten voor kChat heeft, kunt u een volledig externe gebruiker uitnodigen om lid te worden van uw organisatie. Deze gebruiker wordt niet als gebruiker meegeteld.
• Deze gebruiker wordt echter wel uitgenodigd om een Infomaniak-account aan te maken, indien deze er nog niet heeft.
• Om een kChat-gebruiker toe te voegen en hem meer rechten te geven (deze wordt dan wel als my kSuite-gebruiker meegeteld), raadpleeg dan deze andere handleiding.

Een gebruiker uitnodigen om deel te nemen aan een privé-kanaal

Om een uitnodiging via e-mail vanuit kChat te verzenden:

1. Klik hier, om toegang te krijgen tot de web-app kChat (online dienst ksuite.infomaniak.com/kchat) of open de desktop-app kChat (desktopapplicatie voor macOS / Windows / Linux).
2. Klik op de knop om leden uit te nodigen:
   
3. Voer het e-mailadres in van de persoon die u wilt uitnodigen.
4. Klik op het e-mailadres om deze als gast toe te voegen:
   
5. Geef de kana(a)l(en) op waarvoor deze personen toegang krijgen.
6. Klik op de blauwe knop om de uitnodiging te verzenden:
   
7. De genodigde persoon ontvangt een e-mail met een link naar de kChat-interface en het kanaal dat met hem/haar wordt gedeeld:
   
8. Uiteraard is er een registratiefase als de gebruiker nog geen Infomaniak-account heeft (tijdens deze periode wordt de genodigde gebruiker in het betreffende kChat-kanaal als in behandeling weergegeven):
   
   • Het is belangrijk om te weten dat hij/zij niet als 'in behandeling' wordt weergegeven in my kSuite of elders, omdat het om een beperkte en externe gebruiker gaat; en zolang de registratie niet is voltooid, blijft het aantal bij 0 externe gebruikers:
     
9. Zodra de registratie is voltooid, kan de gast toegang krijgen tot kChat, een beperkte versie die is beperkt tot de kanalen die de beheerder heeft opgegeven bij het maken van de uitnodiging:
   
10. Hij kan een privégesprek starten met de andere gebruikers:
    
    • Op de pagina van het beheerdersaccount, zodra de registratie van de externe gebruiker is voltooid, ziet u de vermelding van 1 externe gebruiker op uw dashboard:
      
    • En nu ziet u de vermelding op kChat dat de gebruiker toegang heeft tot uw privé-kanaal:
      

Rechten van de uitgenodigde gebruiker

Gasten kunnen…

• … berichten vastzetten in kanalen
• … "Slash-commando's" gebruiken (met uitzondering van beperkte commando's zoals het uitnodigen van leden, het hernoemen van kanalen, het wijzigen van titels, enz.)
• … een kanaal toevoegen aan hun favorieten
• … een kanaal dempen
• … hun profiel bijwerken
• … verschillende authenticatiemethoden gebruiken dan andere gebruikers
• … de kChat-applicatie gebruiken: de gast kan de app (web, mobiel of desktop) openen, ongeacht of hij al lid is van een kChat of niet; dit werkingsprincipe verschilt bijvoorbeeld van kDrive.

Gasten kunnen niet…

• … openbare kanalen ontdekken
• … openbare teams joinen
• … directe berichten of groepsberichten maken met leden die niet tot hetzelfde kanaal behoren
• … personen uitnodigen

In geval van problemen

Als u de beheerder van de organisatie bent, maar u toch geen nieuwe gebruiker kunt uitnodigen voor kChat, controleer dan of u daadwerkelijk beheerder bent binnen kChat, omdat het heel goed mogelijk is dat u slechts een gewone gebruiker/medewerker bent, zelfs als u de enige gebruiker bent met een licentie op my kSuite. Bijvoorbeeld:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het gebruikersbeheer van de organisatie in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik op uw gebruikersnaam:
   
3. Klik op de pijl ‍ om de kSuite-samenwerkingshulpmiddelen uit te vouwen:
   
4. Onder kChat, wijzig de rol van Gebruiker naar Beheerder:
   

De Infomaniak-tools, zoals de web-app Mail van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail) of de interfaces Calendar, Contacts, kSuite… kunnen worden weergegeven in de lichte of donkere modus, afhankelijk van de instellingen van uw huidige besturingssysteem:

Handmatige modus activeren

Om handmatig een lichte of donkere weergave te selecteren, zonder te vertrouwen op een eventueel afwijkende weergave in de systeeminstellingen van het besturingssysteem:

1. Klik hier (of op het vakje met uw initialen/avatar rechtsboven in de Infomaniak-manager) om "Mijn account beheren" te openen:
   
   
2. Klik vervolgens op Uiterlijk in het linkermenu.
3. Klik op Licht om de lichte modus te activeren:
   
4. Klik op Donker om de donkere modus te activeren.

Automatische modus activeren

De automatische modus is gebaseerd op de parameters van uw besturingssysteem (macOS / Windows...):

1. Klik hier of op het vakje met uw initialen/avatar rechtsboven in de Infomaniak-manager om "Mijn account beheren" te openen:
2. Klik op Weergave in het linkermenu.
3. Klik op de modus Automatisch:
   

Als u vervolgens het lichte of donkere thema van uw computer wilt wijzigen, zodat de automatische modus van de manager uw voorkeuren in acht neemt…

… op macOS

1. Klik op Systeemvoorkeuren…
2. Klik op Weergave.
3. Selecteer de gewenste modus aan de rechterkant:
   

… op Windows

1. Ga in het Startmenu naar Instellingen > Personalisatie.
2. Selecteer Kleuren en vervolgens Kies uw modus:
   
3. U kunt kiezen tussen Licht, Donker of Aangepast.
   • Als u Aangepast selecteert, kunt u een standaard Windows-modus en een andere standaardmodus voor applicaties kiezen.

En op mobiele apparaten?

Het donkere thema is geactiveerd op mobiele apparaten voor de Infomaniak-inlog- en accountcreatiepagina's; het past zich automatisch aan aan de instellingen van het mobiele systeem, waardoor een consistente visuele ervaring wordt geboden tussen mobiele applicaties en inloggen/accountcreatie.

Deze handleiding beschrijft het gebruik van spraakberichten in de kChat-gesprekken van Infomaniak.

Een spraakbericht verzenden (en automatische transcriptie)

Om een spraakbericht op te nemen met de microfoon van uw apparaat en dit te verzenden in de lopende discussie (bijvoorbeeld in een privébericht, maar ook overal waar u een tekstbericht kunt verzenden):

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de kChat-web-app (online dienst ksuite.infomaniak.com/kchat) of open de kChat-mobiele app (app voor iOS- / Android-smartphones of -tablets) of de kChat-desktop-app (desktop-app voor macOS / Windows / Linux).
2. Klik op het microfoonsymbool in het venster voor het opstellen van een nieuw bericht:
   
3. Mogelijk wordt u gevraagd om toestemming te geven zodat kChat toegang kan krijgen tot uw spraak- en audio-interface:
   
4. Zodra het bericht wordt opgenomen, klikt u op het kruis rechts van de opname om deze te verwijderen, of op het symbool ✓ om deze te behouden:
   
5. Zodra het bericht is opgeslagen, wordt het niet direct verzonden, maar aan uw bericht toegevoegd. U kunt het opnieuw afspelen of verwijderen, tekst toevoegen, enz.
   
6. Zodra het bericht is verzonden, verschijnt het in de lopende discussie, samen met de getranscribeerde tekst in platte tekst.

Spraakbericht afspelen in kChat

Om het spraakbericht af te spelen dat in de lopende discussie is opgenomen:

1. Klik op de knop ▶ (Afspelen) om het afspelen te starten.
2. Klik nogmaals op de knop ⏸ (Pauze) om het afspelen te stoppen.

Spraakbericht downloaden

Om het spraakbericht op een door u gekozen locatie op te slaan:

1. Klik op het actiemenu ⋮ om een menu te openen:
   
2. Start de download van het spraakbericht op uw harde schijf.

Infomaniak biedt u de mogelijkheid om Skype te vervangen door zijn eigen oplossingen, of het nu gaat om individuele gesprekken, virtuele vergaderingen of teamcommunicatie.

kMeet, de videoconferentie voor particulieren en bedrijven

Ondanks het aanvankelijke succes heeft het communicatieplatform Skype aan populariteit verloren, omdat er betere oplossingen op de markt kwamen die naadloos zijn geïntegreerd in nieuwe samenwerkingsapplicaties.

Een van de eenvoudigste manieren om Skype te vervangen, is door over te stappen op kMeet:

• Onbeperkte audio- en videogesprekken
• Toegang zonder registratie
• Compatibel met web, mobiel en desktop
• Geïntegreerde chat en reacties (emoji's, geluiden)
• Scherm delen met tekentools, remote control
• Subgroepen (breakout-rooms)
• Integratie met de agenda (creëren van een videolink)
• Integratie met kDrive voor het opslaan van opnames van vergaderingen
• Integratie met kChat voor videogesprekken
• Privacy (geen advertenties, hosting in Zwitserland)
• Beveiliging met encryptie AES-256
• Milieuvriendelijk (hernieuwbare energie, CO₂-compensatie)

Skype vervangen door kMeet

Het alternatief kMeet voor Skype kan op verschillende manieren worden geïmplementeerd:

1. Snel gebruik zonder registratie

Om een privécommunicatie tussen meerdere personen op internet te starten, is het voldoende als één van hen naar kMeet gaat en vervolgens de link naar de vergadering naar de anderen doorstuurt. Hier is de stapsgewijze handleiding:

1. Typ kmeet.infomaniak.com in een browser zoals Chrome of Safari.
2. Klik op Nieuwe sessie starten:
   
3. Geef een naam op voor de sessie, zodat toekomstige deelnemers het onderwerp van de discussie kunnen zien waaraan ze deelnemen.
4. Klik op de knop om verder te gaan:
   
5. Geef kMeet de benodigde toestemmingen:
   
6. Voer uw naam in, die de andere deelnemers zullen zien.
7. Activeer of deactiveer de communicatiemiddelen, indien deze nog niet gebruikt mogen worden.
8. Klik op de knop om de virtuele vergaderruimte te betreden (als eerste deelnemer, omdat er nog niemand anders is uitgenodigd):
   
9. Klaar, de **ruimte is aangemaakt** en u kunt nu de informatie over deze vergadering **kopiëren** en naar uw **contacten** sturen, zodat zij kunnen deelnemen (zij hoeven alleen maar op de link te klikken die u hen stuurt).
10. Sluit het informatievenster, zodat u allemaal met elkaar kunt praten:
    
11. De werkbalk onderaan het scherm maakt het mogelijk om de microfoon, de camera, enz. in of uit te schakelen:
    

Om alle mogelijkheden van kMeet te ontdekken, leest u deze andere handleiding.

2. Planning en uitnodigingen met my kSuite

Om efficiënt te werken, kan kMeet **direct worden verbonden met uw zakelijke agenda**. Dit betekent dat telkens wanneer u een evenement in uw agenda aanmaakt…

• … automatisch een link voor een videoconferentie wordt gegenereerd…
• … de deelnemers de uitnodiging per e-mail ontvangen met alle informatie…
• … en op de dag zelf kunnen ze met één klik deelnemen aan de vergadering, zonder dat ze hoeven in te loggen of software hoeven te installeren.

Voordeel: u centraliseert het beheer van vergaderingen, vermindert het aantal vergeten afspraken en vereenvoudigt de organisatie, allemaal vanuit één interface.

Om deze oplossing te implementeren:

1. Registreer u gratis voor my kSuite, zodat u bijvoorbeeld een e-mailadres krijgt zoals anna.alpha@ikmail.com en vooral toegang heeft tot de Infomaniak-diensten.
2. Open de kalender via ksuite.infomaniak.com/calendar en maak een evenement aan op de gewenste datum.
3. Voeg deelnemers toe aan het evenement, ook al zijn ze geen klant van Infomaniak.
4. Klik op de groene knop om automatisch een kMeet-link aan het evenement toe te voegen.
5. Klik op de knop om uw evenement op te slaan:
   
6. De uitnodigingen worden vervolgens automatisch per e-mail naar de deelnemers verzonden, met een klikbare link waarmee ze op het juiste moment aan de online discussie kunnen deelnemen:
   
7. De kMeet-vergaderlink is ook direct zichtbaar in het kalenderevenement:
   

3. Bel uw gesprekspartner, net als bij Skype

Om op elk moment een gesprek te voeren met een contactpersoon die u eerder in uw adresboek heeft opgeslagen, moeten jullie allebei kChat hebben, dat beschikbaar is in de kSuite van Infomaniak. Om deze oplossing te implementeren, die ook kan worden uitgebreid naar een hele contactgroep:

1. Meld u aan voor kSuite om toegang te krijgen tot de bijbehorende Infomaniak-diensten.
2. Configureer de gebruikers (die kunnen zelfs extern zijn) in kSuite.
3. Installeer de app kChat of ga naar de URL https://ksuite.infomaniak.com/kchat.
4. Een gebruiker kan vervolgens via kChat worden gebeld, waardoor het apparaat van de ontvanger gaat rinkelen:
   • = internetbrowser, als de kChat-URL daar geopend is, of computer/mobiel apparaat, als de kChat-app daar geïnstalleerd is.
   • Raadpleeg deze andere handleiding voor meer informatie over videogesprekken in kChat.
5. Uw gesprekspartner kan vervolgens beslissen het gesprek te accepteren; het gesprek verloopt met de kMeet-technologie binnen kChat of in de app kMeet, als deze is geïnstalleerd.