Deze handleiding helpt u bij het identificeren en oplossen van de meeste e-mailfouten die optreden nadat u een e-mail naar een ontvanger hebt verzonden.

Inleiding

• Over het algemeen wordt een foutmelding bij e-mail veroorzaakt door:
  • een onjuiste configuratie van de domeinnaam die wordt gebruikt voor uw e-mail,
  • een probleem bij de e-mailprovider van de ontvanger.
• In alle gevallen wordt een rapport over een mislukte bezorging (Mailer Daemon of Mail Delivery Subsystem) met de uitleg naar de afzender gestuurd.

 1. Basisprincipes en identificatie van de fout

Hoe werken foutrapporten?

Wanneer uw bericht niet bij de ontvanger aankomt, wordt er een eerste foutrapport (Tijdelijk bezorgingsfoutrapport) verzonden, waarin staat dat de server meerdere keren zal proberen uw bericht opnieuw te verzenden.

Een rapport over een definitieve bezorgfout (Final Delivery Failure Report of Undeliverable Mail) dat door de server van de ontvanger wordt gegenereerd, wordt naar de afzender gestuurd (via de e-mailserver van Infomaniak, vandaar de vermelding van Infomaniak aan het begin van de meeste foutmeldingen die u kunt ontvangen) om hem te informeren dat de e-mail, ondanks meerdere pogingen, niet kon worden bezorgd.

De melding bevat altijd de reden van de fout. Zie hieronder een voorbeeld:

This is the mail system at host smtp-1-1234.mail.infomaniak.ch.
I'm sorry to have to inform you that your message could not be delivered to one or more recipients. It's attached below.
For further assistance, please send mail to postmaster.
If you do so, please include this problem report. You can delete your own text from the attached returned message.
The mail system anna.a@abc.xyz: host mxbw-abc-xyz.abc-ab12.abc.ch[123.456.789.00] said: 550 5.1.1
anna.a@abc.xyz recipient rejected, account administratively disabled (in reply to RCPT TO command) 

Hier is het adres van uw contactpersoon blijkbaar tijdelijk uitgeschakeld door de e-maildienst (account administratively disabled).

Soms moet u de oorzaak van de foutmelding in de bijlagen zoeken (vaak een tekstbestand). Bijvoorbeeld:

Reporting-MTA: dns; mxbw.abc.ch‍ [123.456.789.00]
Received-From-MTA: dns; smtp-1-1234.mail.infomaniak.ch [12.345.678.99]
Arrival-Date: Tue, 01 Aug 2023 15:49:22 +0200
Final-recipient: rfc822; anna.a@abc.xyz
Diagnostic-Code: smtp; 552 RCPT TO:anna.a@abc.xyz‍ Mailbox disk quota exceeded
Last-attempt-Date: Tue, 01 Aug 2023 15:49:22 +0200

Hier lijkt de mailbox van uw externe contactpersoon bij Infomaniak vol te zijn (De opslagruimte van de mailbox is overschreden).

2. Meest voorkomende oorzaken

SPF-fout

De SPF-record (Sender Policy Framework) is niet correct geconfigureerd:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@abc.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed due to SPF failure:
anna.a@abc.xyz
Technical details of SPF failure:
The sender's domain domain.xyz does not have a valid SPF record. Please contact your email administrator to correct the SPF configuration.

Oplossing: controleer de configuratie van uw domeinnaam en met name de SPF-record als uw website bij Wix of een andere provider wordt gehost.

Gebruiker onbekend

Het e-mailadres dat in het bericht is opgegeven, is ongeldig of bestaat niet:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@abc.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed permanently:
anna.a@abc.xyz
Technical details of permanent failure:
The email address does not exist. Please check the recipient's email address and try again.

Oplossing: controleer het e-mailadres van de ontvanger zorgvuldig en corrigeer het indien nodig; zorg ervoor dat u een geldig e-mailadres voor de ontvanger gebruikt.

Tijdelijke fout

De e-mailserver van de ontvanger ondervindt tijdelijke problemen of is niet beschikbaar.

Oplossing: wacht een tijdje en probeer het bericht later opnieuw te verzenden. Als het probleem aanhoudt, neem dan contact op met de technische ondersteuning van de ontvanger voor hulp.

Geblokkeerd door de spamfilter (of inhoud geweigerd)

De e-mailserver van de ontvanger heeft het bericht geblokkeerd vanwege spamfilterregels:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@domain.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed due to the message being rejected as spam:
anna.a@domain.xyz
Technical details of delivery failure:
The content of the message triggered the spam filters of the recipient's email server. Please review the message content and try again.

Oplossing: controleer of uw bericht elementen bevat die als spam kunnen worden beschouwd (trefwoorden, verdachte links, enz.). Neem contact op met de ontvanger om te controleren of het bericht in de map met ongewenste e-mail is gefilterd.

Lees deze andere handleiding over uitgaande spam en deze andere handleiding over inkomende spam.

Slechte reputatie

De e-mailserver van de ontvanger heeft het bericht geblokkeerd vanwege anti-spamfilterregels:

gmail-smtp-in.l.google.com said: 550-5.7.1
Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain.
To best protect our users from spam, the message has been blocked.
Please visit {{URL_5}} for more information.

Oplossing: controleer de reputatie van het domein en kijk of er onlangs geen van uw e-mailadressen onbedoeld is misbruikt voor kwaadaardige doeleinden.

Domeinnaam niet gevonden (of DNS-fout)

De domeinnaam van de ontvanger kon niet worden gevonden of bestaat niet.

Oplossing: controleer de spelling van het domein van de ontvanger en corrigeer deze indien nodig; zorg ervoor dat de domeinnaam en de DNS-records geldig en actief zijn.

Postvak vol

De inbox van de ontvanger is vol, waardoor nieuwe berichten niet kunnen worden ontvangen.

Oplossing: informeer de ontvanger over de situatie en vraag hem/haar om ruimte vrij te maken door e-mails te verwijderen of items te archiveren.

Dit kan niet gebeuren bij e-mailadressen die door Infomaniak worden beheerd, omdat deze geen opslaglimiet hebben.

Een deel van hun netwerk staat op onze zwarte lijst

Als de foutmelding (die u doorgaans ontvangt na het verzenden van een bericht via een online tool op de server waar uw website zich bevindt, bijvoorbeeld een orderbevestiging van PrestaShop of een andere webshop die u beheert) het volgende bevat:

host hotmail-com.olc.protection.outlook.com[104.47.30.97] said: 550 5.7.1
Unfortunately, messages from [89.123.456.789] weren't sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list.

Oplossing: wijzig de methode voor het verzenden van e-mails. Het verzenden is niet geauthenticeerd en wordt vanaf de server verzonden met een specifiek IP-adres dat blijkbaar om een onbekende reden door de ontvanger is geblokkeerd (Infomaniak kan hier niets aan doen om de blokkade op te heffen). Configureer de online tool daarom om geauthenticeerde berichten te verzenden.

3. Minder voorkomende fouten

Uitgesteld

De foutmelding Uitgesteld - Vertraagd - Waarschuwing: bericht is na 4 uur nog steeds niet bezorgd, we blijven het proberen totdat het bericht 3 dagen oud is betekent dat de e-mailserver van Infomaniak heeft geprobeerd verbinding te maken met de e-mailserver van uw contactpersoon om het bericht te verzenden, maar dat dit om een onbekende reden niet is gelukt. Deze foutmelding geeft aan dat de Infomaniak-server het verzenden van uw bericht blijft proberen gedurende de periode die in de foutmelding wordt vermeld. Als het bericht na deze periode nog steeds niet is afgeleverd, ontvangt u een laatste foutmelding waarin staat dat uw bericht uiteindelijk niet kon worden afgeleverd en dat uw contactpersoon het dus niet heeft ontvangen.

Greylisting-vertraging

Deze fout Greylisting-vertraging treedt op wanneer de e-mailserver van de ontvanger, net als Infomaniak, een techniek gebruikt die "greylisting" heet. Deze techniek zorgt voor een tijdelijke vertraging bij de eerste poging om een bericht van een onbekende afzender te bezorgen. De Mailer Daemon kan eventueel een foutrapport sturen waarin staat dat de bezorging is vertraagd vanwege greylisting. In de foutmelding kan ook verboden afzender worden vermeld. Probeer uw verzending na een paar minuten/uren opnieuw.

Bericht met malware geweigerd

Deze foutmelding Malware message rejected treedt op wanneer het bericht een bijlage, een link naar een opslagdienst zoals Dropbox of dynamische inhoud bevat, ook in het gedeelte dat wordt "doorgestuurd" (bijvoorbeeld bij het doorsturen van een bericht). Probeer het bericht in plaats van via een e-mailprogramma te versturen via de web-app Mail van Infomaniak (online service ksuite.infomaniak.com/mail) en verwijder alle inhoud die deze fout kan veroorzaken.

Berichtgrootte overschreden / Bestand te groot

Deze fouten Berichtgrootte overschreden / Bestand te groot treden op wanneer de grootte van het bericht (of de bijlagen) de limiet overschrijdt die door de e-mailserver van de ontvanger is ingesteld. De Mailer Daemon stuurt een foutrapport terug met de melding dat de levering is mislukt vanwege de overschrijding van de berichtgrootte.

Snelheidslimiet overschreden

Deze fout Rate Limit Exceeded treedt op wanneer de afzender de door de e-mailserver van de ontvanger toegestane frequentie- of volumelimiet heeft overschreden. E-mailservers kunnen limieten instellen om spam of overbelasting van het systeem te voorkomen.

Afzender geweigerd: authenticatiecontroles mislukt

Raadpleeg deze andere handleiding als u de foutmelding Sender denied: auth guards failed ontvangt.

De e-mail bevat een Unicode-teken in een niet toegestane header

Deze foutmelding Het bericht bevat een Unicode-teken in een niet toegestane header kan verschijnen als u een speciaal teken, zoals een hartje ♥, in de tekst van de e-mail, het onderwerp of vooral in de volledige naam hebt ingevoegd. De kans dat dit door providers wordt geweigerd, is zeer groot: het is belangrijk om zo eenvoudig mogelijk te zijn in het gebruik van tekens, symbolen en lettertypen.