Deze handleiding is bedoeld voor de mailinglijstservice, die uitsluitend beschikbaar is voor Infomaniak-gebruikers die deze in het verleden hebben geactiveerd en voor wie begin 2025 een migratie van het hulpmiddel is uitgevoerd.

Inleiding

• De mailinglijstservice onderscheidt zich van traditionele e-mail of een nieuwsbriefservice door unieke functies:
  • Gebruikers kunnen zich via een eenvoudig inschrijfformulier abonneren, waarvan de code wordt verstrekt.
  • Eén of meerdere aangewezen moderators kunnen inschrijvingen accepteren of weigeren, berichten naar abonnees verzenden en vervolgens de reacties van leden modereren voordat ze worden gepubliceerd.
  • Gebruikers kunnen deelnemen aan de discussie door te reageren op een uniek adres, dat de binnenkomende berichten automatisch naar de andere leden doorstuurt.
  • Er is een eenvoudige optie om zich af te melden, die voldoet aan de AVG-normen.
• Lees deze andere handleiding over de beperkingen van de service.

Toegang tot de mailinglijst

De mailinglijstservice is, indien deze in het verleden is geactiveerd, toegankelijk binnen uw Mailservice:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw Mailservice in het Infomaniak-beheerportaal (hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de domeinnaam die aan het betreffende product is toegewezen.
3. Klik in het linkermenu op Mailinglijst:
   

Een mailinglijst aanmaken en configureren

Om een nieuwe mailinglijst aan te maken:

• Klik op de knop Start …
  
• … of op de knop boven uw bestaande lijsten:
  

Anders:

1. Bewerk een bestaande lijst door op de naam ervan te klikken:
   
2. Klik op het tabblad Configuratie:
   

De volgende instellingen zijn nodig voor een correcte werking van het systeem:

1. Een mailinglijst is gekoppeld aan een e-mailadres dat nog niet mag bestaan in de e-maildienst van het betreffende domein (en dat hier ook niet kan worden aangemaakt of later gewijzigd).
2. U kunt de lijst een naam geven, zodat u deze gemakkelijker kunt herkennen als u meerdere lijsten heeft, of als het e-mailadres niet voldoende duidelijk is.
3. U kunt ook een aanvullende beschrijving toevoegen.
4. U moet bepalen welke e-mailadressen de rol van moderator krijgen (= de hoogste rechten op de lijst).
5. U kunt een taal voor uw mailinglijst instellen.
6. Het instellen van “wie zich aan de lijst mag abonneren” is belangrijk:
   • U kunt instellen dat de gebruiker zijn inschrijving zelf moet bevestigen (naast een moderator).
7. De instelling “wie berichten naar de lijst mag sturen” is even belangrijk:
   • U kunt de dienst gebruiken als eenrichtingscommunicatiemiddel, bijvoorbeeld voor het verspreiden van informatie, of als een meeromgevingscommunicatiemiddel, voor het uitwisselen van informatie en het voeren van discussies, ook met niet-leden (met moderatie)...

8. Klik op Geavanceerde opties.
   
   

9. U kunt instellen of antwoorden moeten worden gericht aan…
   • … de afzender, waarbij het e-mailadres van de afzender zichtbaar is
   • … de mailinglijst (iedereen ontvangt het antwoord), waarbij het e-mailadres van de afzender zichtbaar is
   • … de mailinglijst, waarbij het antwoord lijkt te komen van het e-mailadres van de mailinglijst zelf
10. Hiermee kunt u de grootte van e-mails die via de mailinglijst worden verzonden beperken (vooral handig bij het toevoegen van bijlagen).
11. Hiermee kunt u een bericht aanpassen dat automatisch naar een e-mailadres wordt verzonden wanneer iemand zich op de lijst aanmeldt.
12. Hiermee kunt u een bericht aanpassen dat automatisch naar een e-mailadres wordt verzonden wanneer iemand zich van de lijst afmeldt.
13. Klik op de knop om op te slaan.

Registratie (afhankelijk van de instellingen in punt 6 hierboven)

• Gebruikers kunnen zich abonneren door een bericht te sturen naar het e-mailadres in de volgende notatie: naam-van-de-lijst-join@domein-van-de-lijst.
• Ze kunnen ook handmatig door de beheerder worden toegevoegd via de interface, waarna ze een notificatie-e-mail ontvangen waarvan de inhoud kan worden aangepast.
• Als de registratie van een abonnee door een moderator moet worden goedgekeurd, ontvangt de moderator een e-mail:
  • De moderator keurt het verzoek goed door op de link van het type “mailto:” te klikken. Dit genereert een nieuw bericht dat naar het e-mailadres in de vorm naam-van-de-lijst-request@domein-van-de-lijst kan worden gestuurd, met als onderwerp accepteer e-mailadres-abonnee en in de tekst van het bericht de regel Goedgekeurd: wachtwoord-van-de-lijst, waarbij eventueel een regel stop kan worden toegevoegd om de uitvoering van andere scripts te voorkomen, bijvoorbeeld in het geval van een handtekening.
• Als de registratie van een abonnee door de abonnee zelf moet worden bevestigd, ontvangt deze een e-mail waarop hij moet reageren (door op de link te klikken om een nieuwe e-mail te openen en deze vooraf in te vullen):
  
  • In dat geval ontvangt de moderator de aanvraag pas nadat de abonnee deze heeft bevestigd, en moet hij reageren om de registratie te valideren (het is het eenvoudigst om op de link te klikken):
    

Afmelden

• Abonnees kunnen zich afmelden door een bericht te sturen naar het e-mailadres in de volgende vorm: naam-van-de-lijst-leave@domein-van-de-lijst.
• Bij het afmelden wordt een bevestigingsverzoek naar de gebruiker gestuurd.
  • De gebruiker bevestigt het verzoek (door nogmaals op de link van het type “mailto:” te klikken, waardoor een nieuw bericht wordt gegenereerd dat naar het e-mailadres in de volgende vorm kan worden gestuurd: naam-van-de-lijst-request@domein-van-de-lijst, met als onderwerp de opdracht die in de bevestigings-e-mail is vermeld en een lege tekst.

Verzenden/ontvangen van berichten

• Elke gebruiker kan een handtekening voor Mail aanmaken en de naam kiezen die wordt weergegeven bij het verzenden van een e-mail.
• Aan elke e-mail die via de mailinglijst wordt verzonden, wordt automatisch een voettekst toegevoegd:
  
• Raadpleeg ook de instellingen reply-to en from in punt 9 hierboven.

Berichten modereren

• Om een bericht te afwijzen, moet de moderator op de link klikken die de vorm heeft van “mailto:”. Dit genereert een nieuw bericht dat naar het e-mailadres van het type naam-van-de-lijst-request@domein-van-de-lijst kan worden gestuurd.
• Wanneer een moderator ook lid is van de lijst, ontvangt hij geen berichten die hij zelf heeft verzonden, maar ontvangt hij wel de berichten die door andere moderators zijn verzonden.

Formulieren (aanmelden/afmelden)

Om bezoekers van een website de mogelijkheid te bieden zich aan te melden voor uw mailinglijst, kunt u een code genereren die u eenvoudigweg op de website van uw keuze kunt invoegen; hieronder een voorbeeld met Site Creator:

Met het tabblad Formulier kunt u de URL specificeren waarnaar de gebruiker wordt doorgestuurd na aan- of afmelding:

• Als er een fout optreedt bij het gebruik van het formulier, kan een foutpagina het e-mailadres moderation-owner@domaine-de-la-liste weergeven, zodat u contact kunt opnemen met de moderators.
• Een gebruiker die al op de lijst is geabonneerd, kan zich meerdere keren aanmelden zonder dat er een speciale melding wordt weergegeven.

Foutafhandeling

Het systeem geeft het aantal fouten weer dat een adres heeft gegenereerd, samen met de datum: