Infomaniak hecht veel waarde aan de beveiliging van gegevens door middel van een uitgebreide en veelzijdige beveiligingsaanpak. Voor klokkenluiders heeft het bedrijf een intern systeem opgezet, waarmee onregelmatigheden veilig en anoniem kunnen worden gemeld, zonder angst voor represailles. Dit beschermingsmechanisme is bekend bij en toegankelijk voor alle medewerkers, waardoor de transparantie en verantwoordelijkheid binnen de organisatie worden versterkt.

Verwerkingstermijnen

Infomaniak bewijst haar betrokkenheid met concrete en effectieve maatregelen om degenen te beschermen die onregelmatigheden melden. Het bedrijf verbindt zich ertoe om elke melding die via het meldingsformulier wordt ingediend, binnen vastgestelde termijnen te verwerken, om een optimale reactiesnelheid te garanderen en het vertrouwen van haar gebruikers te behouden.

Om een effectieve en transparante verwerking te garanderen, heeft Infomaniak een gestructureerd proces met duidelijke termijnen vastgesteld:

1. Het bedrijf verbindt zich ertoe om alle meldingen binnen 24 uur na indiening te bevestigen, zodat de melders kunnen bevestigen dat hun verzoek is ontvangen door de betreffende technische teams.
2. In een tweede stap voert het bedrijf binnen 5 werkdagen een voorlopige beoordeling uit om de ontvankelijkheid van de melding te bepalen en de benodigde middelen voor de verwerking ervan te identificeren. In deze fase kan de prioriteit worden vastgesteld en de zaak worden doorgestuurd naar de relevante gespecialiseerde teams.
3. Indien een onderzoek nodig is, voert Infomaniak binnen een maximale termijn van 30 werkdagen een grondige analyse uit, afhankelijk van het type en de complexiteit van het gemelde probleem. Deze termijn stelt de beveiligingsteams in staat de benodigde technische controles uit te voeren, de vereiste bewijzen te verzamelen en de potentiële impact van de gemelde situatie te beoordelen.
4. Ten slotte verbindt het bedrijf zich ertoe om de analyse af te ronden en de bijbehorende corrigerende maatregelen binnen een termijn van 60 werkdagen te implementeren, voor zover dit technisch mogelijk is.

Deze laatste stap omvat de implementatie van preventieve maatregelen, de communicatie van de resultaten aan de betrokken partijen en de monitoring van de gegeven aanbevelingen, om herhaling van de geïdentificeerde problemen te voorkomen.

Infomaniak verbindt zich er ook toe om de klagers op de hoogte te houden van de voortgang van een klacht, op voorwaarde dat de klager het formulier heeft ingevuld met een geldig e-mailadres.