Deze handleiding illustreert de verschillende soorten shares die u kunt maken binnen de gedeelde map met de naam “Organisatiemappen” op kDrive en legt uit hoe u de toegang tot de map kunt beperken als bepaalde gebruikers niet toegang mogen hebben tot alle inhoud. Het is heel eenvoudig om een share op elk moment te wijzigen.

Van een eenvoudige share naar een kSuite-uitnodiging

Stel u voor…

• … een kDrive binnen een kSuite…
• … met 1 gebruiker van de 2…
  
• … gegevens in “Organisatiemappen” en in “Mijn map”:
  

A. Resultaat van een share zonder dat de uitgenodigde gebruiker zich hoeft te registreren

Een map die zich bevindt in “Organisatiemappen” wordt eerst gedeeld met een nieuwe, volledig externe gebruiker van deze kDrive en van Infomaniak, via een openbare deel-link:

1. Klik met de rechtermuisknop op de betreffende map of submap.
2. Kies de optie Delen:
   
3. Vervolgens:
   1. Blijf op het eerste tabblad.
   2. Activeer de link voor openbare toegang.
   3. Pas de beveiligingsinstellingen aan naar wens.
   4. Kopieer de link om deze te delen, of stuur deze rechtstreeks vanuit het venster: 
      

Daardoor krijgt de gebruiker die deze openbare link bekijkt dit type weergave:

• Hij kan de bestanden bekijken, doorbladeren en downloaden, inclusief naar zijn eigen kDrive, en dit allemaal in alleen-lezen-modus: 
  

B. Resultaat van een gedeelde map met registratie (maar niet meegerekend in kSuite)

Een map die zich bevindt in Organisatiemappen (of in elke andere map in de kDrive, aangezien deze functie ook van toepassing is op een kDrive Solo) wordt nu gedeeld met een gebruiker van het type "extern", die zich moet registreren of op zijn minst moet inloggen op zijn account als hij er al een heeft, en de uitnodiging moet accepteren.

Hiervoor moet u dit keer het tweede tabblad voor delen kiezen:

1. Klik met de rechtermuisknop op de betreffende map of submap.
2. Kies het item Delen.
3. Klik op het tweede tabblad.
4. Voer het e-mailadres van de betreffende gebruiker in.
5. Klik om de gebruiker toe te voegen (u kunt dit voor meerdere gebruikers tegelijk doen):
   
6. Wat betreft de mogelijkheid voor de gebruiker om te bepalen of hij wel of niet toegang wil tot een bepaald deel van kDrive, is hier gekozen voor de optie Wijzigen.
7. Klik op Uitnodiging verzenden:
   
8. Deze keuze (zie punt 6 hierboven) maakt het mogelijk om deze persoon in eerste instantie uit te nodigen als een externe gebruiker (lees verderop voor de volledige kSuite-uitnodiging):
   
9. De beheerder kan de openstaande aanvraag bekijken en de uitnodiging indien nodig opnieuw verzenden:
   
10. De genodigde persoon ontvangt een e-mail om zich te registreren als een Infomaniak-gebruiker:
    
11. De persoon vult het formulier in met zijn gegevens en kiest een wachtwoord; zijn e-mailadres is al ingevuld; dit wordt zijn gebruikersnaam voor het Infomaniak-account:
    
12. Zodra de registratie is voltooid, verschijnt een vereenvoudigde kDrive-interface met links de optie “Gedeeld met mij”, waarmee u het volgende kunt doen:
    • toegang krijgen tot de gedeelde inhoud (alleen de inhoud die oorspronkelijk is gedeeld, niet de volledige gedeelde map)
    • de gedeelde inhoud bewerken (maar u kunt de bestaande inhoud niet verwijderen)
    • uw eigen inhoud toevoegen/verwijderen:
      
    • Eventuele wijzigingen zijn zichtbaar voor alle gebruikers die toegang hebben tot dit deel van de kDrive.
    • De gebruiker heeft geen persoonlijke/privéruimte.
    • De gebruiker kan de kDrive-mobiele/desktop-app installeren en openen, maar er worden geen gegevens weergegeven:
      
       

    • De gebruiker moet verplicht via de online interface toegang krijgen tot de bestanden die met hem zijn gedeeld, zolang hij een externe gebruiker is, zelfs als hij een persoonlijke kDrive heeft!

13. In het beheerdashboard van kDrive worden de gebruikers als volgt weergegeven:
    

C. Resultaat van een gedeelde map met registratie als kSuite-gebruiker

Stel u nu voor dat er nog geen gegevens zijn gedeeld of dat er nog geen uitnodiging is verstuurd. Herhaal de stappen 1 tot en met 7 hierboven…
… en ga vervolgens naar stap 8:

1. Nodig deze persoon uit als een kSuite-gebruiker door op de link te klikken. Deze link opent de pagina voor gebruikersbeheer in een nieuw tabblad:
   
2. Maak de kSuite-gebruiker aan (volg de onderstaande volgorde A (indien nodig), gevolgd door B en C):
   
3. Begin met het aanmaken van de gebruiker (volg de onderstaande volgorde D-E-F-G-H):
   • D — Voer een voor- en achternaam in.
   • E & F — Geef de gebruiker, afhankelijk van uw behoeften, uitgebreide of juist beperkte rechten binnen de Organisatie; hier is het een status van gebruiker (lees meer over de verschillende rechten (toegang tot producten, bijvoorbeeld) en administratieve contactvoorkeuren van een gebruiker binnen een Organisatie).
   • G — Kies of u een e-mailadres voor de gebruiker wilt aanmaken; dit heeft invloed op de manier waarop de gebruiker kan inloggen (hier met het door hem/haar gekozen e-mailadres - waarbij de uitnodiging naar een ander e-mailadres wordt gestuurd).
   • H — In de volgende stap kunt u de gebruiker eventueel toevoegen aan een Groep:
     
4. Zodra de procedure is voltooid:
   • I — De uitgenodigde persoon ontvangt een e-mail om zich te registreren als Infomaniak-gebruiker en u kunt deze hier eventueel opnieuw versturen.
   • J — Afhankelijk van de rol die aan de uitgenodigde persoon is toegewezen (zie punt E hierboven), kunt u te allen tijde bepalen welke producten deze persoon in de Infomaniak Manager kan beheren:
     

D. De toegang van de gebruiker beperken

Zodra de registratie is voltooid, kan de nieuwe gebruiker via de kDrive-interface meestal toegang krijgen tot alle inhoud die is gedeeld met alle gebruikers van kDrive.

Als de uitgenodigde gebruiker niets in deze gedeelde map ziet, controleer dan vanaf het beheerdersaccount of de deelrechten inderdaad zijn uitgebreid naar alle gebruikers van kDrive:

 

Het omgekeerde is ook mogelijk: als de nieuwe kSuite-gebruiker toegang heeft tot alle mappen van de organisatie en dit niet gewenst is, moet de beheerder de deelinstellingen van de bovenliggende map wijzigen (de map op het hoogste niveau van de gedeelde map, bijvoorbeeld):

1. Klik met de rechtermuisknop op de bovenliggende map, kies Delen en kies vervolgens het tweede tabblad voor het delen. Klik vervolgens op Beheren aan de rechterkant om de optie om het delen te verwijderen te selecteren (het effect is recursief en is dus van toepassing op alle elementen in de bovenliggende map):
   
   
    
2. Deel de map vervolgens opnieuw, maar met meer beperkte instellingen:
   
    
3. Controleer de kolom met toegangsmachtigingen in de kDrive-structuur:
   
4. Nu ziet de gebruiker slechts een deel van de map, hoewel het een gedeelde map is:
   
5. Als de gebruiker nu de kDrive-app installeert, kan hij de betreffende kDrive selecteren:
   
   en toegang krijgen tot de bestanden op de computer: