Deze handleiding legt uit hoe u een gebruiker die nog geen onderdeel is van uw organisatie, maar wel als een my kSuite-gebruiker wordt geregistreerd, kunt uitnodigen voor kChat.

Inleiding

• Neem de tijd om deze andere handleiding te lezen om een externe gebruiker toegang te geven tot een of meer kChat-kanalen, zodat deze met uw team kan communiceren zonder als een my kSuite-gebruiker te worden beschouwd en zonder speciale rechten binnen de organisatie (waar deze geen onderdeel van zal zijn).
• U kunt ook een werkgroep volledig uitnodigen via kChat.
• Neem de tijd om deze andere handleiding te lezen als u de kanalen wilt beheren waar nieuwe leden automatisch lid van worden.

Uitnodigen voor my kSuite

Vereisten

• U moet de beheerder zijn van de organisatie waar my kSuite zich bevindt, met volledige rechten voor kChat.
  

Zodra de gebruiker is uitgenodigd, kan deze zijn lidmaatschap bevestigen en krijgt hij toegang tot kChat met de beperkte rechten die u hem hebt toegekend:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van kChat in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik op Gebruiker toevoegen:
   
3. Klik op Mijn kSuite-gebruiker aanmaken.
4. Klik op Volgende:
   
5. Voer de voor- en achternaam van de gebruiker in en definieer zijn rol als standaardgebruiker:
   • Wettelijke vertegenwoordiger
     • Juridische verantwoordelijkheid van de organisatie
     • Kan alle producten en gebruikers beheren
     • Kan de boekhouding en de bestelling van nieuwe producten beheren
   • Administrator
     • Kan alle producten en gebruikers beheren
     • Kan de boekhouding en de bestelling van nieuwe producten beheren
   • Gebruiker
     • Kan de producten beheren die u autoriseert
     • Kan de boekhouding beheren als u dit autoriseert
6. Maak geen e-mailadres aan voor de gebruiker, maar geef zijn bestaande e-mailadres op, waarnaar de uitnodiging moet worden gestuurd:
   • U kunt deze toekomstige gebruiker dwingen om zich met dit e-mailadres aan te melden, of hem toestaan een ander e-mailadres op te geven (handig als hij al een gebruikersaccount bij Infomaniak heeft met een andere aanmelding).
   • Voeg de gebruiker toe aan uw my kSuite met de schakelaar.
7. Klik op de knop Uitnodigen:
   
   • De uitnodiging blijft in behandeling totdat de uitgenodigde gebruiker zich definitief registreert (zie hieronder). Het gebruikersdashboard van de organisatie toont deze status:
     

Uitnodiging accepteren

Om toegang te krijgen tot de organisatie met kChat:

1. De uitgenodigde gebruiker ontvangt de uitnodiging in zijn e-mail en klikt op de knop Uitnodiging accepteren:
   
2. Hij voert zijn contactgegevens in, evenals het e-mailadres/wachtwoord dat hij wil gebruiken, en voltooit de registratie:
   
3. Zodra de registratie is voltooid, kan de nieuw geregistreerde gebruiker zich aanmelden bij zijn Manager en toegang krijgen tot kChat, waarvoor hij is uitgenodigd.
4. Bestaande gebruikers worden automatisch geïnformeerd over de komst van de nieuwe deelnemer en kunnen nu met hem communiceren; zodra hij is toegevoegd, ontvangt de nieuwe gebruiker een welkomstbericht van Euria (Infomaniak AI-bot):
   

Toegang tot kSuite, maar geen toegang tot het beheer van kSuite!

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen het gebruik van de kChat-app (binnen kSuite) en het beheer van kSuite zelf.

In het bovenstaande voorbeeld van een uitnodiging is de nieuwe gebruiker uitgenodigd om deel te nemen aan kChat. Hij wordt dus nu beschouwd als een gebruiker van kSuite, wanneer een beheerder toegang heeft tot het beheer van de kChat-gebruikers:

Hetzelfde geldt uiteraard voor het beheer van de kSuite-gebruikers:

Deze nieuwe gebruiker kan echter niet zelfstandig de kSuite beheren waarvoor hij is uitgenodigd, omdat zijn rol (zoals gedefinieerd in punt 5 hierboven) dit niet toestaat:

1. Om deze reden ziet deze gebruiker geen actieve link in het gedeelte Samenwerkingstools → kSuite van zijn Infomaniak-dashboard.
2. Hij moet overschakelen naar de Infomaniak-applicaties door het menu ‍ rechtsboven te gebruiken:
   

Het is belangrijk om te weten dat deze gebruiker, indien gewenst, zijn eigen kSuite kan bestellen, los van de kSuite waarvoor hij is uitgenodigd.