Deze handleiding legt uit hoe u een gebruiker kunt uitnodigen voor kChat die nog geen lid is van uw organisatie, maar wel als een kSuite-gebruiker wordt geregistreerd.

Inleiding

• Raadpleeg deze andere handleiding om één of meerdere kChat-kanalen beschikbaar te maken voor een externe gebruiker, zodat deze met uw team kan communiceren zonder als een kSuite-gebruiker te worden beschouwd. en zonder speciale rechten binnen de organisatie te hebben (waarvan hij geen deel uitmaakt).
• U kunt ook een volledige groep uitnodigen via kChat.
• Raadpleeg deze andere handleiding als u de kanalen wilt beheren waartoe nieuwe leden automatisch zullen behoren.

Nodig gebruikers uit om kSuite te gebruiken

Vereisten

• U moet beheerder zijn van kChat:
  
  • Het maakt niet uit welke rol u binnen de organisatie heeft; het is niet verplicht om beheerder van de organisatie te zijn waarin de kSuite (en dus kChat) zich bevindt, en dat is ook niet voldoende:
    
    

Nodig vervolgens de gebruiker uit volgens de onderstaande procedure. Zodra de gebruiker is uitgenodigd, kan hij zijn deelname bevestigen en toegang krijgen tot kChat met de beperkte rechten die u hem hebt toegekend:

1. Klik hier om naar het beheer van kChat in het Infomaniak-beheerportaal te gaan (hulp nodig?).
2. Klik op Gebruiker toevoegen:
   
3. Klik op kSuite-gebruiker aanmaken.
4. Klik op Volgende:
   
5. Voer de voor- en achternaam van de gebruiker in en stel zijn rol in als standaardgebruiker:
   • Wettelijk vertegenwoordiger
     • Draagt de wettelijke verantwoordelijkheid voor de organisatie
     • Kan alle producten en gebruikers beheren
     • Kan de boekhouding en bestellingen van nieuwe producten beheren
   • Beheerder
     • Kan alle producten en gebruikers beheren
     • Kan de boekhouding en bestellingen van nieuwe producten beheren
   • Gebruiker
     • Kan de producten beheren die u toestaat
     • Kan de boekhouding beheren als u dit toestaat
6. Maak geen e-mailadres aan voor de gebruiker en geef in plaats daarvan het bestaande e-mailadres op waarnaar de uitnodiging moet worden gestuurd:
   • U kunt deze toekomstige gebruiker verplichten om met dit e-mailadres in te loggen, of hem toestaan een ander e-mailadres op te geven (handig, bijvoorbeeld, als hij al een gebruikersaccount heeft bij Infomaniak met een ander inlog-ID).
   • Voeg de gebruiker toe aan uw kSuite met behulp van de schakelaar.
7. Klik op de knop Uitnodigen:
   
   • De uitnodiging wacht tot de definitieve registratie van de uitgenodigde gebruiker (zie hieronder). Het gebruikersdashboard van de organisatie geeft deze status duidelijk weer:
     

De uitnodiging accepteren

Om toegang te krijgen tot de organisatie die kChat beheert:

1. De uitgenodigde gebruiker ontvangt de uitnodiging op zijn e-mailadres en klikt op de knop Uitnodiging accepteren:
   
2. Hij geeft zijn contactgegevens op, evenals het e-mailadres/wachtwoord dat hij wil gebruiken, en voltooit de registratie:
   
3. Zodra de registratie is voltooid, kan de nieuwe gebruiker inloggen op zijn beheerpaneel en toegang krijgen tot kChat, waarvoor hij is uitgenodigd.
4. Bestaande gebruikers worden automatisch geïnformeerd over de komst van de nieuwe deelnemer en kunnen nu met hem chatten; direct na de toevoeging ontvangt de nieuwe gebruiker een welkomstbericht van Euria (de AI-bot van Infomaniak):
   

Toegang tot kSuite, en niet tot het beheer van kSuite!

Het is belangrijk om onderscheid te maken tussen het gebruik van de kChat-app (binnen kSuite) en het beheer van kSuite zelf.

In het bovenstaande voorbeeld van een uitnodiging is de nieuwe gebruiker uitgenodigd om deel te nemen aan kChat. Hij wordt nu dus ook als een gebruiker van kSuite beschouwd wanneer een beheerder toegang heeft tot het gebruikersbeheer van kChat:

Hetzelfde geldt uiteraard voor het gebruikersbeheer van kSuite:

Deze nieuwe gebruiker kan de kSuite waartoe hij is uitgenodigd echter niet zelfstandig beheren, omdat zijn rol (zoals gedefinieerd in punt 5 hierboven) hem dit niet toestaat:

1. Daarom ziet deze gebruiker geen actieve links in het gedeelte Samenwerkingstools → kSuite van zijn Infomaniak Manager.
2. Hij moet overschakelen naar de Infomaniak-applicaties via het menu ‍ rechtsboven:
   

Let op: indien gewenst kan deze gebruiker zijn eigen kSuite bestellen, los van de kSuite waarvoor hij is uitgenodigd.