Deze handleiding beschrijft de functie voor ruimtereserveringen (voor vergaderingen, sport, cursussen, enz.) die beschikbaar is in de web-app Calendar van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).

Inleiding

• Het is mogelijk om fysieke vergaderruimtes aan te maken in Calendar en te koppelen aan evenementen, zodat u bijvoorbeeld een evenement op een specifieke locatie met beperkte faciliteiten en een beperkt aantal zitplaatsen kunt organiseren.
• Elke aangemaakte ruimte toont een speciale kalender in de app, die gedeeld kan worden.
• Een dubbele (of meervoudige) reservering van een ruimte is mogelijk.

⚠ Aantal mogelijke ruimtes per resource:

Vergaderruimtes configureren

Vereisten

• Het aanmaken van ruimtes vereist de rechten "Administrator" en "Verantwoordelijke".

Om ruimtes aan te maken die toegankelijk zijn voor reserveringen door medewerkers:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de web-app Calendar van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Klik op het pictogram Instellingen rechtsboven.
3. Controleer of selecteer de betreffende organisatie in het vervolgmenu in het linkermenubalk.
4. Klik op Ruimtes in het linkermenubalk.
5. Klik op de knop Ruimte aanmaken:
   
6. Voer de relevante informatie in, zoals naam, exacte locatie (volledig adres, verdieping), een kleur, het maximale aantal personen dat de ruimte kan bevatten:
   
7. Voeg eventueel beschikbare materialen toe die in de ruimte en op de betreffende verdieping aanwezig zijn.
8. Klik op Opslaan om de aan de ruimte gekoppelde materialen op te slaan:
   
9. Klik op Opslaan om de vergaderruimte aan te maken.

Acties op de aangemaakte ruimte

Als u meerdere vergelijkbare ruimtes heeft, kunt u het aanmaken ervan versnellen door de eerste ruimte te kopiëren:

• Klik op het actiemenu ⋮ rechts van de betreffende ruimte in de weergegeven tabel:
  

Een evenement aanmaken en een ruimte toewijzen

Zodra de ruimte is aangemaakt en geconfigureerd, hoeft u alleen nog een evenement aan te maken om de gewenste ruimte toe te wijzen:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de Infomaniak-web-app Agenda (online dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Klik op de knop Meer ‍ linksboven in de interface om een nieuw evenement aan te maken.
3. Klik in het veld Zoek een ruimte of locatie om de beschikbare ruimtes in de geselecteerde periode weer te geven (de 3 meest recent gereserveerde, van nieuwste naar oudste).
4. Het materiaal dat in elke ruimte beschikbaar is, wordt rechts weergegeven.
5. Klik op Opslaan om het evenement en de bijbehorende ruimte in de agenda te publiceren:
   
6. U vindt alle informatie over de gekozen locatie en het beschikbare materiaal op de pagina van het evenement in de agenda:
   

Overzicht van de ruimtes en hun bezetting

Het is mogelijk om een overzicht te krijgen van de agenda van elke ruimte, zodat u de bezetting kunt zien. Wanneer een ruimte wordt aangemaakt, wordt er een agenda voor die ruimte aangemaakt in de agenda's van de organisatie:

Uw persoonlijke kSuite-omgeving (ksuite.infomaniak.com) toont ook een actueel overzicht van de beschikbaarheid van uw ruimtes, met de mogelijkheid om met een paar klikken een ruimte te reserveren. Dit bespaart u tijd bij het plannen van uw vergaderingen: