Deze handleiding legt uit hoe u een sjabloon maakt voor de handtekeningtool voor al uw e-mailcommunicatie in de Infomaniak-web-app Mail (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail).

Inleiding

• Een sjabloon maakt het mogelijk om een neutrale basis te creëren voor een tool die vervolgens door meerdere gebruikers van dezelfde Infomaniak Mail-dienst kan worden gebruikt en zelfs per gebruiker kan worden gepersonaliseerd.
• In het geval van een handtekeningsjabloon bepaalt de maker van het sjabloon de handtekeningstijl en selecteert ook de elementen die aanwezig moeten zijn. De eindgebruiker kan vervolgens vanuit zijn e-mail bepaalde details van zijn handtekening invullen.
• U kunt een sjabloon ook verbergen, zodat het niet meer kan worden gebruikt.

Type handtekeningsjabloon selecteren

Om te beginnen met het maken van een sjabloon:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik direct op de naam van het betreffende product:
   
3. Klik in het linkermenu op Globale configuratie.
4. Klik op het tabblad Handtekening.
5. Klik op Handtekeningsjabloon toevoegen:
   
6. Selecteer het sjabloontype (details hieronder) en klik op de knop Volgende (d) om toegang te krijgen tot het sjabloon:
   
   1. Hiermee kunt u de handtekeningblok configureren met de gebruikelijke informatie; de elementen worden hieronder in deze handleiding in detail beschreven:
      
   2. Hiermee kunt u de handtekeningblok configureren met de gebruikelijke informatie en de lay-out van de elementen kan worden gewijzigd met behulp van vooraf ingestelde instellingen; de elementen worden hieronder in deze handleiding in detail beschreven:
      
   3. Hiermee kunt u de handtekeningblok configureren op basis van een leeg blok, en de informatie kan in de vorm van variabelen worden ingevoegd:
      
      • In deze modus is het ook mogelijk om rechtstreeks met de HTML-code te werken:
        

Handtekeningbasis configureren

Afhankelijk van het geselecteerde sjabloon:

1. Definieer de velden die u wilt behouden en invoegen met behulp van de selectievakjes.
2. Configureer de weergave-instellingen voor bepaalde informatie, zoals de volgorde Voornaam - Achternaam.
3. Bepaalde velden kunnen:
   
   • door de gebruiker worden ingevuld in de instellingen van de e-mailapp,
   • automatisch worden ingevuld op basis van de informatie in zijn Infomaniak-account,
   • hier worden vastgelegd en daardoor permanent en voor alle gebruikers hetzelfde zijn.
4. Klik op de knop Volgende onderaan de pagina.
5. Geef het sjabloon een naam.
6. Beslis of dit sjabloon toegankelijk en van toepassing moet zijn voor de gebruikers van de bestaande adressen in de e-maildienst.
7. Klik op de blauwe knop Voltooien of sla op als concept:
   

Er wordt een e-mail naar de gebruikers gestuurd die door de creatie van dit sjabloon worden beïnvloed, waarin ze worden uitgenodigd om het handmatig beheren van de handtekening te openen om de informatie indien nodig aan te vullen.

• Bij het bewerken van een handtekeningsjabloon kunt u beslissen of de gebruikers op de hoogte moeten worden gesteld van de aangebrachte wijzigingen:
  

Vul de informatie aan die in de handtekening wordt gebruikt

Afhankelijk van het gebruikte sjabloon kan de eindgebruiker zijn persoonlijke informatie toevoegen in de e-mailapp, zodat de handtekening volledig wordt weergegeven:

Handtekeningen toepassen voor gebruikers van dit sjabloon

In het gedeelte Handtekeningen van de Globale configuratie klikt u op het Actiemenu ⋮ rechts naast het handtekeningmodel:

U kunt de handtekening bewerken, dupliceren om een andere handtekening te maken voor bepaalde personen op basis van dit model, en deze verwijderen.

Een andere optie maakt het mogelijk om handtekeningen te maken voor de verschillende gebruikers die de e-mailadressen van het domein gebruiken:

• Ze worden per e-mail geïnformeerd dat er een nieuwe handtekening beschikbaar is.
• Voor gedeelde e-mailadressen, als u een generieke handtekening wilt die dit model gebruikt, zonder dat deze aan een specifieke gebruiker is gekoppeld, moet u deze zelf configureren via de Infomaniak Webmail-app of de e-mailservice.

De gebruikers van de e-mailservice kunnen dan…

• … de nieuwe handtekening gebruiken die op basis van dit model is gemaakt.
• … hun persoonlijke informatie toevoegen.

Dit model afdwingen voor nieuwe handtekeningen

In het gedeelte Handtekeningen van de Globale configuratie schakelt u de schakelaar in om gebruikers van de e-mailservice de mogelijkheid te ontnemen om een eigen handtekening te maken:

• Het eerder gemaakte model dient dan als basis voor elke nieuwe handtekening die door de gebruiker wordt gemaakt:
  
• Als de optie is uitgeschakeld, blijft de keuze aan de gebruiker:
  

Een bestaand model activeren voor een bestaand e-mailadres

Om een model te activeren voor één of meerdere e-mailadressen, moet u eerst een bestaand model hebben. Dit kan handig zijn als het model is gemaakt nadat de adressen al bestonden:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik rechtstreeks op de naam van het betreffende product.
3. Klik op de vakjes om één of meerdere e-mailadressen in de weergegeven tabel te selecteren.
4. Klik op het actiemenu ⋮ onderaan de pagina.
5. Klik op Sjabloon voor handtekening toepassen:
   
6. Selecteer het gewenste model.
7. Klik op de knop Activeren: