Questa guida spiega come proporre date e orari per un appuntamento a più persone tramite l'app web Calendar di Infomaniak (servizio online ksuite.infomaniak.com/calendar). Gli invitati potranno così indicare la loro disponibilità votando per gli orari proposti dall'organizzatore.

Introduzione

• Il funzionamento è simile a quello di Doodle, ma con una differenza importante: l'organizzatore definisce con precisione gli invitati in anticipo (o man mano) e solo queste persone possono partecipare, a differenza di un sondaggio accessibile a chiunque disponga del link.
• È possibile accedere alla funzionalità anche direttamente dalla lettura di un'e-mail.
• Per programmare invece un appuntamento scegliendo tra gli orari disponibili di ciascun partecipante, consulta questa guida.

Proponi un appuntamento

Per proporre un nuovo evento condiviso tramite una richiesta di appuntamento:

1. Clicca qui per accedere all'app web Calendar di Infomaniak (servizio online ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Fare clic sul pulsante ‍ Crea in alto a sinistra.
3. Fare clic su Proposta di appuntamento:
   
4. Indica il colore e il titolo (argomento) dell'evento; la sede dell'evento può essere specificata in seguito.
5. Inserisci le date/gli orari proposti manualmente o tramite il mouse sul calendario visualizzato a destra.
6. Inserisci gli invitati,indicando il loro indirizzo email se l'invitato non è un utente dell'organizzazione.
7. Inserire la data/ora limite dopo la quale non sarà più possibile rispondere.
8. Salvare le preferenze con il pulsante in fondo alla pagina per creare l'invito e le proposte di data, per le quali gli invitati potranno votare:
   

Votare una o più delle proposte

L'utente invitato riceve un'e-mail contenente le diverse proposte dell'organizzatore; può quindi indicare se è disponibile in uno o più degli orari proposti

Se l'utente è esterno a Infomaniak, oppure se consulta la propria casella di posta tramite un software/client di posta elettronica come Outlook, la gestione della sua partecipazione avviene in due fasi: l'e-mail contiene le informazioni e un link che conduce a un'interfaccia semplificata e neutrale, che consente di registrare il suo voto:

Decidere la data dell'evento in base alle risposte

L’organizzatore può accedere alle proposte di appuntamento e selezionare una di esse come appuntamento definitivo:

1. Fare clic sul menu laterale sinistro “Le mie proposte di appuntamento”.
2. Fare clic sulla proposta desiderata.
3. Fare clic sulla freccia ‍ per visualizzare i dettagli degli utenti che hanno votato o meno.
4. Fai clic sul pulsante di opzione per selezionare una proposta anziché un'altra.
5. Conferma l'appuntamento facendo clic sul pulsante in basso a destra:
   
6. Non resta che completare e confermare la creazione dell'evento con i relativi inviti:
   
7. Nello stesso punto, la proposta di appuntamento è ora definita come Pianificata.
8. È comunque possibile eseguire in seguito alcune azioni sull'evento, inclusa la sua eliminazione:
   
   • Attenzione: eliminare una proposta di appuntamento la rimuove dal menu dedicato, ma non cancellerà automaticamente un evento associato che potrebbe essere stato creato in precedenza.