Questa guida spiega come attivare una risposta automatica (messaggio e-mail automatico di tipo "fuori ufficio") per un indirizzo e-mail gestito tramite Infomaniak. In questo modo potrai informare i tuoi interlocutori che non sei in grado di rispondere immediatamente, perché sei assente, in vacanza, ecc.

Introduzione

• La risposta automatica per assenza può essere attivata dall'app web Mail di Infomaniak (servizio online ksuite.infomaniak.com/mail) e dal Manager, dove vengono gestiti tutti gli indirizzi di un servizio di posta.
• È possibile attivare o disattivare un messaggio già salvato, ma non è possibile avere più risposte automatiche attive sullo stesso indirizzo email: l'attivazione di un messaggio disattiva automaticamente un altro, se presente.

Attivare la segreteria telefonica dall'app Webmail di Infomaniak

Prerequisiti

• Avere il permesso di gestire la segreteria telefonica: se sei stato invitato ad accedere all'app web Mail di Infomaniak (servizio online ksuite.infomaniak.com/mail) per gestire il tuo indirizzo, è possibile che l'amministratore del servizio Mail ti abbia rimuovi questo diritto dal suo account amministratore (❓: guida).

Per attivare il messaggio di assenza:

1. Clicca qui per accedere all'app web Mail di Infomaniak (servizio online ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Clicca sull'icona Impostazioni ‍ in alto a destra.
3. Verifica o seleziona l'indirizzo email interessato dal menu a tendina nel menu laterale sinistro.
4. Fai clic su Segreteria telefonica:
   
5. Attiva la risposta automatica, se necessario, oppure consulta le informazioni più in basso:
   

Attivare la risposta automatica dal Pannello di Controllo Infomaniak

Per attivare il messaggio di assenza dal Manager:

1. Clicca qui per accedere alla gestione del tuo prodotto nel Manager Infomaniak (❓: guida).
2. Fate clic direttamente sul nome assegnato al prodotto in questione:
   
3. Fate clic sull'indirizzo email corrispondente nella tabella visualizzata:
   
4. Fare clic sul menu Segreteria telefonica nel menu laterale sinistro.
5. Attivare il messaggio automatico, se necessario, oppure consultare le informazioni riportate di seguito:
   

Scrivere il messaggio di assenza

Per gestire il messaggio che verrà inviato automaticamente come risposta:

1. Fare clic su Aggiungi:
   
   Quindi:
   
   1. Inserire un nome per la risposta automatica (in modo da distinguerla da altri messaggi, nel caso ne crei più di uno).
   2. Definire se la risposta automatica deve essere inviata in modo ricorrente in determinati giorni della settimana.
   3. Definire una data/ora di fine, nel caso in cui il messaggio non debba più essere inviato dopo un certo periodo.
   4. Definire una data/ora di inizio, nel caso in cui il messaggio sia programmato in anticipo per un periodo specifico nel futuro.
   5. Scrivere il messaggio di assenza.
   6. Visualizzare le impostazioni avanzate.
   7. Definire un eventuale indirizzo email aggiuntivo che verrà utilizzato per l'invio del messaggio automatico di assenza; verranno visualizzati solo i seguenti tipi di indirizzi:
      • indirizzo email alternativo (alias), ad esempio: jean-francois@… / jf@… (❓: aiuto),
      • dominio collegato, ad esempio jf@domain1.abc / jf@name.xyz (❓: aiuto).
   8. Inserire indirizzi email specifici (o @domain.xyz per un intero dominio) per evitare che questi ricevano il messaggio di assenza.
   9. Fare clic sul pulsante blu in basso a destra per Aggiungere il messaggio.
2. Una volta aggiunto, è possibile attivarlo o disattivarlo.
3. È anche possibile modificare un messaggio già salvato tramite l'icona matita ✎ a destra:
   

Con quale frequenza viene inviata la risposta automatica?

La tua risposta viene inviata una sola volta alle persone che ti inviano messaggi.

Tuttavia, se lo stesso mittente le invia una nuova e-mail 7 giorni dopo la precedente e se la sua risposta automatica è ancora attiva, gli verrà inviata nuovamente una risposta automatica per ricordargli che non ha accesso alla sua casella di posta.

Pertanto, se esegue un test sul suo indirizzo, è normale che funzioni solo la prima volta. Durante i test successivi, la risposta automatica non invierà più il messaggio quando rileva che il messaggio proviene da un indirizzo che ha già inviato un messaggio in precedenza. Sarà quindi necessario eseguire un nuovo test da un altro indirizzo e-mail.

È possibile ripristinare il contatore dei 7 giorni facendo clic su Ripristina durante la modifica del messaggio:

Approfondisci l'utilizzo dei modelli

È possibile applicare modelli personalizzati fin dalla creazione di un nuovo indirizzo email nel tuo servizio di posta, oppure in blocco a tutti gli indirizzi del tuo dominio (❓: guida).