Base de conocimientos

Esta guía le permitirá utilizar rápidamente las funciones esenciales del Gestor de invitados de Infomaniak, una herramienta que incluye todas las funciones que necesita para crear y gestionar invitaciones en línea.

Primeros pasos con la herramienta

Descubra cómo crear un evento, enviar sus invitaciones y realizar un seguimiento de la participación en tiempo real:

• Configurar una invitación: los pasos clave
• Gestionar los contactos
• Enviar las invitaciones desde una dirección personalizada
• Diferencia entre las invitaciones y la venta de entradas
• Precios de los créditos

En caso de que tenga algún problema, consulte la base de conocimientos antes de ponerse en contacto con el servicio de asistencia.

Haga clic aquí para compartir una opinión o sugerencia sobre un producto de Infomaniak.

Esta guía describe las diferencias entre las herramientas de Gestión de entradas y del Gestor de invitados de Infomaniak.

¿De qué tipo es su evento?

• Si organiza un evento privado puntual, como una fiesta de cumpleaños, una asamblea general o una ceremonia de entrega de diplomas con una lista de invitados bien definida, utilice el Gestor de invitados.
  • Esta herramienta le permite crear un evento, invitar a las personas que desee y realizar un seguimiento de sus inscripciones y asistencia.
• Por otro lado, la Venta de entradas es más adecuada para eventos abiertos al público o para aquellos en los que cualquier persona que tenga el enlace pueda comprar entradas.

Esta guía explica cómo funciona el sistema de gestión de invitaciones de la herramienta Gestor de invitados de Infomaniak.

Introducción

• El límite de invitaciones del gestor de invitaciones es independiente de los volúmenes de envío de otros productos, como el boletín informativo.
• Infomaniak aplica una tarifa escalonada según el volumen adquirido.
• Para consultar la lista de precios actual, visite la página de precios del gestor de invitados.

Volumen de envíos y gestión de invitados

• Comienza con 200 invitaciones gratuitas; el cálculo es sencillo: 1 unidad = 1 invitado o 1 acompañante.
• Por ejemplo, si envía 100 invitaciones y permite 1 acompañante por invitado, se deducirán un total de 200 unidades de su saldo.
• La validez de sus invitaciones adquiridas es ilimitada.
• Los recordatorios automáticos son gratuitos y no se descuentan de su saldo.

Consultar el saldo de invitaciones

Para acceder a la página de gestión de su saldo:

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de su producto en el Panel de control de Infomaniak (¿necesita ayuda?).
2. El número de invitaciones disponibles se muestra en el menú de la izquierda:
   
3. Haga clic en Añadir invitaciones para consultar las tarifas y el historial de sus recargas:
   

Esta guía le explica cómo gestionar la dirección de correo electrónico utilizada para enviar sus invitaciones con la herramienta de Gestor de invitados de Infomaniak.

Introducción

• Cualquiera de sus direcciones de correo electrónico puede especificarse para el envío de las invitaciones del Gestor de invitados.
• No habrá ningún problema con una dirección de correo electrónico ya configurada para ser utilizada en Infomaniak.
• Para una dirección de correo electrónico de un dominio genérico como outlook.fr o gmail.com, la dirección de correo electrónico no-reply@infomaniak.com se utilizará automáticamente como dirección de envío alternativa, lo mismo para todas las direcciones de dominios que no puede modificar su registro SPF (consulte más abajo).
• Sin embargo, las posibles respuestas se enviarán a la dirección de correo electrónico que haya especificado.
• Para una dirección de correo electrónico en un dominio personalizado que aún no está configurado para funcionar con Infomaniaky donde podrá acceder a la zona DNS, consulte la siguiente guía para añadir el registro SPF adecuado.

Especificar la dirección de correo electrónico de envío

La dirección de correo electrónico desde la que se enviarán sus invitaciones debe indicarse en la primera etapa de la configuración de sus invitaciones (después de haber creado sus listas de suscriptores):

Según la dirección de correo electrónico especificada, aparecerá una ventana emergente al hacer clic en Siguiente, que le advertirá de que el SPF debe estar correctamente configurado para que los envíos se realicen correctamente desde la dirección indicada. De lo contrario, las invitaciones se enviarán desde una dirección no-reply@infomaniak.com.

Puede volver a leer y modificar la dirección en la última etapa haciendo clic en el icono lápiz ✎:

Añada el registro SPF de Infomaniak en la zona DNS

Si desea utilizar una dirección de correo electrónico personalizada para enviar las invitaciones, es necesario verificar y, en caso necesario, modificar el registro SPF de su dominio para autorizar a Infomaniak a enviar correos electrónicos en su nombre. 

Consulte esta otra guía, especialmente el capítulo “Añadir varios registros SPF”, para no reemplazar su registro SPF existente, sino simplemente añadir el de Infomaniak: v=spf1 include:spf.infomaniak.ch -all

Esta guía le explica cómo crear, importar y gestionar listas de contactos en el Gestor de invitados de Infomaniak.

Introducción

• Es posible importar una lista de contactos:
  • con un máximo de 1000 elementos
  • en formato CSV o, en su caso, una lista ya existente en Infomaniak (solo Ticketing; se excluyen Newsletter y Contactos (vcard ksuite.infomaniak.com/contacts))

Crear una lista de contactos

Los contactos del Gestor de invitados son independientes de sus eventos. La lista se puede crear y utilizar para varios eventos:

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de su producto en el Panel de control de Infomaniak (¿necesita ayuda?).
2. Haga clic en Crear una lista:
   
3. Haga clic en el botón Añadir.
4. Introduzca un nombre para su primera lista de contactos.
5. Haga clic en Confirmar:
   
6. Lea y acepte los términos y condiciones de uso relativos a la importación de direcciones de correo electrónico existentes.
7. Elija el método para crear su lista:
   1. Desde un archivo CSV que podrá cargar desde su ordenador (puede descargar un archivo de ejemplo en la misma página para ayudarle a formatear los datos).
   2. Desde una lista existente, si ya ha creado listas de contactos.
   3. Importación automática desde la herramienta de gestión de eventos de Infomaniak.
   4. Añadir un contacto individual introduciendo manualmente la dirección de correo electrónico, el nombre y el apellido
      

Fusionar varias listas entre sí

Para agrupar los contactos de varias listas diferentes:

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de su producto en el Panel de control de Infomaniak (¿necesita ayuda?).
2. Haga clic en Gestionar:
   
3. Haga clic en el menú de acciones ⋮ situado a la derecha del elemento que desea conservar (es decir, la lista que desea mantener).
4. Haga clic en Fusionar:
   
5. Un asistente le permite seleccionar otro elemento de sus listas de contactos, que se archivará después de que su contenido se envíe a la lista que debe mantenerse (el asistente le muestra una vista previa de los efectos y modificaciones que se producirán).
6. Confirme la fusión después de verificar:
   

Exportar una lista de contactos

Para obtener un archivo CSV de su lista de contactos que contenga la información visible cuando se muestra la lista en la interfaz del Administrador (incluidos los campos de información y la fecha de creación del contacto):

1. Haga clic aquí para acceder a la gestión de su producto en el Panel de control de Infomaniak (¿necesita ayuda?).
2. Haga clic en Gestionar:
   
3. Haga clic en el menú de acción ⋮ situado a la derecha del elemento correspondiente.
4. Haga clic en Exportar:
   
5. Guarde el archivo .csv en su dispositivo.

Añada contactos, elimine direcciones, etc.

Desde el mismo menú que se indica arriba, es posible añadir contactos a una lista existente o eliminarlos, duplicar listas, etc., en cualquier momento.

Esta guía detalla los pasos clave para crear una invitación con el Gestor de invitados de Infomaniak.

Orden de creación de la invitación

Después de crear la lista de invitados, la creación de un evento se basa en los siguientes elementos:

1. un nombre para el evento
2. una fecha y hora para el inicio del evento
3. una fecha y hora de finalización del evento (opcional)
4. verificación del acceso de los invitados durante el evento mediante un código QR (opcional)
5. ubicación del evento
6. un tipo de evento (inauguración, cumpleaños, comida, etc.)

A continuación, para personalizar la apariencia de la invitación:

1. un logotipo
2. un banner
3. los colores

A continuación, para configurar el envío:

1. nombre del grupo invitado
2. nombre del organizador
3. correo electrónico de envío
4. idioma para los mensajes automáticos
5. Fecha límite de inscripción

A continuación, para completar el contenido del correo electrónico de invitación y el de confirmación de inscripción al evento:

1. asunto del correo electrónico
2. completar el contenido (incluida la inserción de variables o campos personalizados según el destinatario)

A continuación, para personalizar la información solicitada durante el registro en el evento (si la persona acepta la invitación haciendo clic en el botón del correo electrónico):

1. los campos precompletados (nombre, apellido, dirección de correo electrónico) y la activación o no de la posibilidad de modificación por parte del invitado
2. la adición de campos, como campos de texto, preguntas de opción múltiple, etc.

A continuación, para configurar los destinatarios y los posibles acompañantes/cónyuges:

1. a qué(s) lista(s) de contactos enviar la invitación
2. número de personas que, en caso de que las haya, pueden acompañar al invitado (entre 0 y 20)
3. mostrar u ocultar la lista de invitados en el correo electrónico de invitación

A continuación, para previsualizar y preparar el envío:

1. vista previa del mensaje, con la posibilidad de volver a la edición de los diferentes elementos
2. activación o desactivación de la programación del envío a realizar en el futuro (y, en caso afirmativo, a qué fecha y hora)
3. activación o no de los recordatorios automáticos (y, en caso afirmativo, la fecha y hora)
4. envío de una prueba rápida a la dirección que elija (no se deduce del saldo de invitaciones)

La creación de la invitación puedeguardarse como borrador en todas estas etapasy podrá volver a la edición en cualquier momento desde la página principal: