Esta guía explica cómo proponer fechas y horas para reuniones a varias personas desde la aplicación web Calendar de Infomaniak (servicio en línea ksuite.infomaniak.com/calendar). Los invitados podrán indicar su disponibilidad votando por los horarios propuestos por el organizador.

Introducción

• El funcionamiento es similar al de Doodle, pero con una diferencia importante: el organizador define con precisión a los invitados de antemano (o a medida que los va añadiendo) y solo estas personas invitadas pueden participar, a diferencia de una encuesta accesible a cualquier persona que disponga del enlace.
• También puede acceder a la función desde la lectura de un correo electrónico.
• Para programar una reunión en función de los horarios disponibles de cada participante, consulte esta otra guía.

Proponer una reunión

Para proponer un nuevo evento conjunto mediante una solicitud de cita:

1. Haga clic aquí para acceder a la aplicación web Calendar de Infomaniak (servicio en línea ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Haga clic en el botón ‍ Crear en la esquina superior izquierda.
3. Haga clic en Proponer cita:
   
4. Indique el color y el título (tema) del evento; la ubicación del evento se puede definir más abajo.
5. Introduzca las fechas y horas propuestas manualmente o con el ratón en el calendario que se muestra a la derecha.
6. Introduzca los invitados, indicando su dirección de correo electrónico si el invitado no es usuario de la Organización.
7. Introduzca la fecha y hora límite a partir de la cual ya no será posible responder.
8. Guarde las preferencias con el botón que se encuentra en la parte inferior de la página para crear la invitación y las propuestas de fecha, sobre las cuales los invitados podrán votar:
   

Votar por una o varias de las propuestas

El usuario invitado recibe un correo electrónico que contiene las diferentes propuestas del organizador; de esta manera, puede indicar si está disponible durante uno u otro de los horarios propuestos

Si el usuario es externo a Infomaniak o si consulta su correo electrónico a través de un programa o cliente de correo electrónico como Outlook, la gestión de su participación se realiza en dos fases: el correo electrónico contiene la información y un enlace que dirige a una interfaz reducida y neutral que permite registrar su voto:

Decidir la fecha del evento en función de las respuestas

El organizador puede acceder a las propuestas de citas y seleccionar una de ellas como la definitiva:

1. Haga clic en el menú lateral izquierdo “Mis propuestas de citas”.
2. Haga clic en la propuesta correspondiente.
3. Haga clic en la flecha ‍ para ver los detalles de los invitados que han votado o no.
4. Haga clic en el botón de opción para seleccionar una propuesta en lugar de otra.
5. Confirme la cita haciendo clic en el botón en la esquina inferior derecha:
   
6. Solo queda completar y confirmar la creación del evento con sus invitaciones asociadas:
   
7. En el mismo lugar, la propuesta de reunión ahora se define como Programada.
8. Sin embargo, es posible realizar ciertas acciones en el evento más adelante, incluida su eliminación:
   
   • Atención: eliminar una propuesta de cita la elimina del menú correspondiente, pero no eliminará automáticamente un evento asociado que se haya creado previamente.