Esta guía detalla la funcionalidad de reservación de salas (de reunión, deportivas, de clases, etc.) disponible en la aplicación web Calendar de Infomaniak (servicio en línea ksuite.infomaniak.com/calendar).

Preámbulo

• Es posible crear y asociar salas de reunión físicas a eventos desde Calendar, por ejemplo, para organizar un evento en un lugar específico con equipos y un número limitado de asientos.
• Cada sala creada muestra un calendario dedicado en la aplicación, que se puede compartir.
• Es posible realizar una doble (o más) reserva de sala.

⚠ Número de salas posibles por recurso:

Configurar salas de reunión

Requisitos previos

• Crear salas requiere los derechos “Administrador” y “Responsable legal”.

Para crear salas accesibles para la reserva por parte de los colaboradores:

1. Haga clic aquí para acceder a la aplicación web Calendar de Infomaniak (servicio en línea ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Haga clic en el icono Ajustes en la esquina superior derecha.
3. Verifique o seleccione la Organización correspondiente en el menú desplegable del menú lateral izquierdo.
4. Haga clic en Salas en el menú lateral izquierdo.
5. Haga clic en el botón Crear una sala:
   
6. Proporcione la información esencial, como la denominación, la ubicación precisa (dirección completa, nivel), un color, el número máximo de personas que pueden ser acogidas:
   
7. Añada el material eventualmente disponible en la sala y el piso en cuestión.
8. Haga clic en Guardar para guardar el material relacionado con la sala:
   
9. Haga clic en Guardar para crear la sala de reunión.

Acciones sobre la sala creada

Si tiene varias salas similares, puede acelerar su creación duplicando la primera:

• Haga clic en el menú de acción ⋮ a la derecha de la sala concernida en la tabla que se muestra:
  

Crear un evento asociándolo a una sala

Una vez creada y configurada la sala, basta con crear un evento para asociarlo a la sala deseada:

1. Haga clic aquí para acceder a la aplicación web Calendar de Infomaniak (servicio en línea ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Haga clic en el botón Más ‍ en la parte superior izquierda de la interfaz para crear un Nuevo evento.
3. Haga clic en el campo Buscar una sala o un lugar para mostrar las salas libres en el intervalo (las 3 últimas reservadas, de la más reciente a la menos reciente).
4. El material disponible en cada sala se muestra a la derecha.
5. Haga clic en Guardar para publicar el evento y su sala en el calendario:
   
6. Encuentra toda la información sobre el lugar elegido y el material disponible en la página del evento en el calendario:
   

Vista global de las salas y su ocupación

Es posible tener una vista global en un calendario de cada sala para ver su ocupación. De hecho, cuando se crea una sala, se crea un calendario asociado a ella en los calendarios de la Organización:

Su espacio kSuite dedicado (ksuite.infomaniak.com) también muestra una vista de las disponibilidades de sus salas en tiempo real, con la posibilidad de reservar una en unos pocos clics, lo que le ahorrará tiempo en la organización de sus reuniones: