Dieser Leitfaden beschreibt die Sicherheitsmaßnahmen, die im Rahmen der Infomaniak-E-Mail-Angebote implementiert wurden, um missbräuchliche und ungewöhnliche Nutzungen einer E-Mail-Adresse zu erkennen. Diese Maßnahmen schützen Sie vor einer böswilligen Nutzung Ihres Computers oder Ihres Kontos.

Anzahl der Empfänger pro gesendeter Nachricht

Unabhängig vom gewählten E-Mail-Angebot, ob kostenlos oder kostenpflichtig, ist die Gesamtzahl der Empfänger, die in einer E-Mail angegeben sind, auf 100.

Diese Einschränkung gilt unabhängig davon, welches Feld für die Eingabe der E-Mail-Adressen der Empfänger verwendet wird (An, CC oder BCC).

Weitere E-Mail-Beschränkungen

• Beschränkung der Anzahl der E-Mails, die pro 24 Stunden versendet werden können
• Größenbeschränkungen für E-Mails

Diese Anleitung beschreibt, wie Sie das SMTP-Protokoll deaktivieren, wodurch ein bestimmter Benutzer keine E-Mails mehr an eine bestimmte E-Mail-Adresse senden kann.

Vorwort

• Wenn Sie einem Benutzer das Senden von E-Mails verbieten, kann er keine Nachrichten (neu, Antwort, Reaktion, etc.) mehr von der Infomaniak Web-App Mail (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) und der mobilen App senden.
• Wenn der betreffende Benutzer auch in den verbundenen Geräten angegeben ist, ist das Senden von E-Mails auch von einem E-Mail-Client wie Outlook, Apple Mail, Thunderbird usw. nicht mehr möglich.
• Es gibt eine spezifische Berechtigung für Abwesenheitsnachrichten, wenn Sie auch verhindern möchten, dass diese Art von Nachricht gesendet wird.

Verhindern, dass ein Benutzer E-Mails von einer bestimmten E-Mail-Adresse aus sendet

Neuer Benutzer

Möchten Sie einem neuen Mitarbeiter ermöglichen, eine E-Mail-Adresse zu konsultieren (eingehende E-Mails lesen können), ihm aber nicht das Senden neuer Nachrichten ermöglichen?

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Mail-Dienstes im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie direkt auf den Namen, der dem betreffenden Mail-Dienst zugewiesen wurde:
   
3. Klicken Sie auf die betreffende E-Mail-Adresse in der angezeigten Tabelle:
   
4. Klicken Sie, um einen neuen Benutzer hinzuzufügen:
   
5. In diesem Beispiel ist der Mitarbeiter extern, klicken Sie also, um einen Einladungslink zu erstellen.
6. Klicken Sie, um die Berechtigungen dieses Benutzers für die betreffende E-Mail-Adresse zu verwalten:
   
7. Klicken Sie auf E-Mails senden, um ihm das Senden zu verbieten.
8. Änderung speichern:
   
9. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die Einladung abzuschließen:
   
10. Geben Sie eine E-Mail-Adresse an, an die die Einladung gesendet werden soll.
11. Klicken Sie auf Senden:
    

Der eingeladene Benutzer akzeptiert die Einladung: Er erhält somit Zugriff auf die E-Mail-Adresse und deren Nachrichten, aber die Schaltfläche zum Verfassen einer neuen Nachricht bleibt grau und es ist ihm nicht möglich, einen Entwurf zu verfassen (oder sogar zu antworten, zu reagieren usw., da diese Schaltflächen ebenfalls grau/deaktiviert sind):

Senden an einen bestehenden Benutzer verbieten

Möchten Sie es Mitarbeitern ermöglichen, weiterhin auf eine E-Mail-Adresse zuzugreifen (E-Mails lesen können), ihnen jedoch nicht das Senden neuer Nachrichten erlauben?

1. Klicken Sie hier, um auf die Verwaltung Ihres Mail-Dienstes im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie direkt auf den Namen des betreffenden Mail-Services:
   
3. Klicken Sie auf die betreffende E-Mail-Adresse in der angezeigten Tabelle:
   
4. Klicken Sie auf E-Mail-Senden um ihm das Senden zu entziehen:
   

Der Benutzer greift somit auf die E-Mail-Adresse und deren Nachrichten zu, aber die Schaltfläche zum Verfassen einer neuen Nachricht bleibt grau und es ist ihm nicht möglich, einen Entwurf zu verfassen (oder auch zu antworten, zu reagieren usw., da diese Schaltflächen ebenfalls grau/deaktiviert sind):

Senden von einem E-Mail-Programm / SMTP-Mail-Client verbieten

Wenn Sie das Senden von einem E-Mail-Programm / Mail-Client oder jedem festen und mobilen Gerät mit einer SMTP-Mail-App für den Benutzer verbieten möchten, folgen Sie zunächst den oben genannten Schritten.

Sie müssen dann ein Passwort (= "verbundenes Gerät") erstellen, das mit diesem Benutzer verknüpft ist (d.h. Punkt 8 in diesem anderen Leitfaden anstelle von "Ohne Benutzer" müssen Sie die Kennung des betreffenden Mitarbeiters angeben, der bereits im Tab der Benutzer hinzugefügt wurde):

Damit kann sein E-Mail-Programm / Mail-Client so konfiguriert werden, dass er E-Mails empfangen kann, ihm jedoch kein Senden ermöglicht, wodurch kontinuierlich ein Fehler (Passwortanforderung) auftritt, wenn der Benutzer darauf besteht, eine E-Mail zu senden:

Diese Anleitung erklärt, wie Sie Ihre E-Mail-Adressen von Yahoo zu Infomaniak migrieren können, und zwar mithilfe eines Import-Tools über IMAP.

Einleitung

• Die Daten, die sich bereits in der Zieladresse befinden, oder die Daten der Quelladresse werden durch diesen Vorgang nicht beeinträchtigt.
• Die gesamte externe Mailbox wird importiert.
• Sobald der Importvorgang gestartet wurde, kann er nicht mehr unterbrochen werden.
• Eventuelle Duplikate werden berücksichtigt: identische Inhalte werden nur einmal kopiert.
• Lesen Sie diese andere Anleitung, wenn Sie nach Alternativen zu diesem IMAP-basierten Verfahren suchen.

Importieren Sie Ihren gesamten E-Mail-Verlauf

1. Yahoo-Voraussetzungen

• Um dem Infomaniak-Assistenten den Zugriff auf Ihr Yahoo-Konto zu ermöglichen, klicken Sie auf https://login.yahoo.com/account/security#other-apps und konfigurieren Sie ein App-Passwort, das automatisch von Yahoo generiert wird.
• Sie müssen es kopieren und dann anstelle Ihres Passworts in den Infomaniak-Assistenten zum Kopieren Ihrer E-Mails einfügen. So generieren Sie es:
  1. Melden Sie sich bei Ihrem Yahoo-Konto an.
  2. Gehen Sie zum Reiter Kontosicherheit.
  3. Klicken Sie auf App-Passwort generieren:
     
  4. Wählen Sie Andere App:
     
  5. Geben Sie einen App-Namen ein, z. B. Infomaniak, und klicken Sie auf Generieren:
     
  6. Kopieren Sie das App-Passwort.

2. Infomaniak-Voraussetzungen

• Sie benötigen einen Mail-Service in Ihrem Infomaniak-Manager.
• Sie müssen über ein freies Adresskontingent verfügen oder dieses bei Bedarf vorher anpassen.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Kommunikation ordnungsgemäß gesichert ist.
• Erstellen Sie eine oder mehrere Adressen für diesen Mail-Service.
  • Wenn Sie viele (10+) E-Mail-Adressen erstellen müssen, lesen Sie diese andere Anleitung zur Massenerstellung.
• Die Ziel-E-Mail-Adresse muss dem Benutzer (= dem Infomaniak-Konto) zugeordnet sein, das Sie verwenden.

3. E-Mail-Inhalte von Yahoo zu Infomaniak importieren

1. Klicken Sie hier, um auf das Import-Tool zuzugreifen (Online-Dienst https://import-email.infomaniak.com).
2. Melden Sie sich gegebenenfalls in der entsprechenden Organisation bei Ihrem Infomaniak-Konto an, da der Import in eine der zugeordneten E-Mail-Adressen der Web-Oberfläche Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) des von Ihnen verwendeten Infomaniak-Kontos erfolgt.
3. Klicken Sie auf den Import über IMAP.
4. Klicken Sie auf den einmaligen Import.
5. Füllen Sie das Feld links mit Ihrer Quell-E-Mail-Adresse (deren Inhalt kopiert werden soll) aus.
6. Füllen Sie das Feld rechts mit dem Passwort derselben Quell-E-Mail-Adresse aus (siehe Voraussetzungen oben).
7. Klicken Sie auf Bestätigen.
8. Geben Sie gegebenenfalls eine zweite E-Mail-Adresse ein, die gleichzeitig importiert werden soll.
9. Wählen Sie aus, in welche E-Mail-Adresse die E-Mails importiert werden sollen. Das Dropdown-Menü zeigt Ihnen die E-Mail-Adressen, die derzeit Ihrer Web-Oberfläche Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) des Infomaniak-Kontos, mit dem Sie verbunden sind, zugeordnet sind.
10. Nachdem Sie die gewünschte Zieladresse in der Liste ausgewählt haben, klicken Sie auf den blauen Button E-Mails importieren.
11. Die Kopie beginnt. Sie können warten und das Ergebnis auf der Seite nach Abschluss des Imports sehen, oder das Fenster schließen (der Import wird im Hintergrund fortgesetzt, und eine Fortschrittsanzeige ist verfügbar – siehe unten).
12. Nach Abschluss des Imports wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an alle betroffenen E-Mail-Adressen gesendet, in der die Anzahl der kopierten Nachrichten angegeben wird.
13. Eine Fortschrittsanzeige ist in den Einstellungen der Ziel-E-Mail-Adresse in der Web-App Mail (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) verfügbar.
14. Über die Fortschrittsanzeige können Sie den Verlauf der Importe für die betreffende Adresse einsehen.

4. Einstellungen der Anwendungen anpassen

Falls erforderlich, passen Sie die Einstellungen der von Ihnen verwendeten E-Mail-Software/Clients an, damit diese sich korrekt mit den Infomaniak-Servern verbinden können, sobald Sie sichergestellt haben, dass die mit Ihrem E-Mail-Konto verbundene Domain mit Infomaniak funktioniert: Verwenden Sie dazu den Konfigurationsassistenten.

Dieser Leitfaden stellt Befehle vor, die ausgeführt werden können, um eine Verbindung oder ein Netzwerk zu testen und so die mögliche Fehlerquelle genauer zu bestimmen.

Ein Telnet-Test durchführen …

TELNET ermöglicht es, die Verbindung zu einem Server zu testen, ohne die zusätzlichen Einstellungen einer E-Mail- oder FTP-Anwendung zu berücksichtigen, um die Ursache eines Problems zu ermitteln. Wenn die Verbindung zu einem SMTP-Server nicht funktioniert, sollten Sie beispielsweise prüfen, ob Ihre Firewall den Port 587 oder 465 blockiert.

… unter macOS

1. Suchen Sie nach Netzwerkdienstprogramm.
2. Gehen Sie zum Reiter Ping, Lookup oder Traceroute, je nachdem, was Sie testen möchten.
3. Sie können auch eine Anwendung vom Typ Terminal (Befehlszeilenschnittstelle, CLI / Command Line Interface) auf Ihrem Gerät verwenden und, je nachdem, was Sie testen möchten, Folgendes eingeben:
   traceroute [server]
nc [server] [port]
   Ersetzen Sie [server] durch den Namen des Servers oder seine IP-Adresse, ebenso für [port]…

… unter Windows

Aktivieren Sie Telnet gegebenenfalls vorher.

1. Verwenden Sie eine Anwendung vom Typ Terminal (Befehlszeilenschnittstelle, CLI) auf Ihrem Gerät, z. B. indem Sie Ausführen eingeben und dann cmd.
2. Geben Sie im sich öffnenden Fenster, je nachdem, was Sie testen möchten, Folgendes ein:
   tracert [Server]
telnet [Server] [Port]
   Beispiel: telnet mail.infomaniak.com 587(ermöglicht das Testen des SMTP-Ports, falls Ihre Software/Ihr E-Mail-Client das Senden von E-Mails nicht ermöglicht)…

… auf Android

1. Verwenden Sie die App Simple Telnet Client, mit der Sie sehr einfach über zwei auszufüllende Felder eine Verbindung herstellen können (z. B. mail.infomaniak.com und Port 143 oder 993)…

Einen PING durchführen

PING ermöglicht es, zu überprüfen, ob ein Gerät über das Internet erreichbar ist. Mit diesem Tool können Sie auch feststellen, ob Sie das richtige Gerät ansprechen, beispielsweise nach einer DNS-Änderung, indem Sie die erhaltene IP-Adresse überprüfen. Es ist möglich, einen Ping an einen Domainnamen, einen Hostnamen oder eine IP-Adresse zu senden.

Diese Anleitung erklärt das Verhalten der E-Mail-Weiterleitung, wenn eine Weiterleitung auf eine bei Infomaniak verwaltete E-Mail-Adresse aktiviert ist und das Ziel eine Gmail-Adresse ist.

Nachricht wird in Gmail nicht angezeigt

Wenn Sie eine E-Mail…

• … von abc@gmail.com …
• … an xyz@domain.xyz (Domain, die Sie bei Infomaniak haben)…

… und diese E-Mail-Adresse xyz@domain.xyz bei Infomaniak eine automatische Weiterleitung enthält…

• … an abc@gmail.com …

… dann wird abc@gmail.com Ihre E-Mail niemals als neue Nachricht im Posteingang anzeigen. Es wird sich auf Gmail streng genommen nichts tun.

Warum?

Das Problem liegt nicht daran, dass die Weiterleitung nicht funktioniert: Es handelt sich vielmehr um eine Besonderheit von Gmail: Eine E-Mail von Gmail an eine bei Infomaniak weitergeleitete E-Mail-Adresse, die an dieselbe Gmail-Adresse wie die des Absenders weitergeleitet wird, verursacht ein Problem bei Gmail, in der Art und Weise, wie es die E-Mail-Verarbeitung behandelt.

Ihre Nachricht wird niemals ankommen (denn für Gmail ist sie bereits in der gesendeten Elemente-Mappe). In diesem Fall müssen Sie die Weiterleitung der E-Mails löschen.

Dieser Leitfaden beschreibt die Unterschiede zwischen den IMAP- und POP3-Protokollen in einer E-Mail-Software/E-Mail-Client (Outlook, Microsoft 365, Thunderbird, Apple Mail, eM Client usw.) und erklärt, warum es wichtig ist, diese nicht gleichzeitig für dieselbe E-Mail-Adresse zu verwenden, die von Infomaniak verwaltet wird.

IMAP (empfohlen)

IMAP ist das Synchronisationsprotokoll. Die Nachrichten bleiben auf dem Server und können überall abgerufen werden.

• Mehrere Geräte: Ihre E-Mails werden zwischen Ihrem Computer, Ihrem Mobiltelefon und der Mail Web-App von Infomaniak synchronisiert.
• Zusammenarbeit: Ideal für gemeinsame Postfächer. Wenn ein Benutzer eine Nachricht verschiebt oder löscht, ist die Änderung für alle sichtbar.
• Sicherheit: Im Falle eines Computerausfalls bleiben Ihre Nachrichten auf dem Server gespeichert.

POP3 (spezifische Verwendung)

POP3 ist ein Download-Protokoll. Die Nachrichten werden auf Ihrem Computer abgerufen und in der Regel vom Server gelöscht.

• Offline-Zugriff: Die Nachrichten werden lokal auf Ihrer Festplatte gespeichert.
• Hauptnachteil: Sobald die Nachrichten heruntergeladen wurden, sind sie in der Mail Web-App von Infomaniak oder auf Ihren anderen Geräten nicht mehr sichtbar.
• Risiken: Wenn Sie die Option "Kopie der Nachrichten auf dem Server behalten" verwenden, riskieren Sie doppelte Downloads und Synchronisationsfehler.

Wichtig: POP und IMAP niemals mischen

Die gleichzeitige Verwendung dieser beiden Protokolle für dieselbe Adresse verursacht schwere technische Konflikte:

• Unerklärliches Verschwinden von Nachrichten auf bestimmten Geräten.
• Wiederholte Downloads alter, bereits gelesener Nachrichten (insbesondere bei Outlook).
• Unnötige Auslastung des Speicherplatzes.

Tipp: Bevorzugen Sie die Verwendung von IMAP in allen Ihren E-Mail-Software/E-Mail-Clients.

Nehmen Sie sich die Zeit, diese anderen Leitfäden zu lesen, um ein Konto in IMAP zu konfigurieren oder um von POP zu IMAP zu wechseln.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie den Inhalt einer oder mehrerer externer E-Mail-Adressen kopieren (alle E-Mail-Nachrichten, Ordner, Unterordner, kurz gesagt, die gesamte Verzeichnisstruktur Ihres bestehenden E-Mail-Kontos bei anderen Anbietern) auf eine oder mehrere Ihrer bestehenden Adressen bei Infomaniakdank dem Import-Tool von Infomaniak!

Einleitung

• Es ist einfach, die gesamte E-Mail-Struktur zu Infomaniak zu migrieren – entdecken Sie die Angebote.
• Bei der Migration werden weder die bereits auf der Zieladresse vorhandenen Daten noch die Daten der Quelladresse beeinträchtigt.
• Die gesamte externe Mailbox wird als Kopie importiert.
• Sobald der Importvorgang gestartet wurde, kann er nicht mehr abgebrochen werden.
• Eventuelle Duplikate werden verwaltet: identische Inhalte werden nur einmal kopiert.

Kopieren zu einer Infomaniak-E-Mail-Adresse starten

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mails zu importieren:

1. Möchten Sie E-Mails, die bereits bei Infomaniak vorhanden sind (z. B. @ik.me), in ein anderes Postfach bei Infomaniak kopieren?
   • Lesen Sie diese andere Anleitung, um E-Mail-Inhalte intern zu kopieren.
2. Sie verfügen über eine Datei/ein Archiv im MBOX-Format und möchten diese direkt in ein bestehendes Postfach bei Infomaniak importieren?
   • Lesen Sie diese Anleitung, um den Inhalt der Datei .mbox zu importieren und so Ihre E-Mails, unabhängig von ihrer Quelle, bei Infomaniak zu importieren.
   • Dies ist ideal, um Inhalte von Google einfach zu übertragen, da eine MBOX-Datei sehr einfach über Google Takeout erstellt werden kann.
3. Wenn Sie keine MBOX-Datei Ihrer E-Mails erhalten konnten, können Sie E-Mails mithilfe des Import-Tools per IMAP von einem externen Anbieter kopieren. Klicken Sie auf den Link, der dem Anbieter des zu importierenden E-Mail-Kontos entspricht:
   • Adressen @ Bluewin
   • Adressen @ Gmail oder einer benutzerdefinierten Google-Domain
   • Adressen @ GMX
   • Adressen @ einer benutzerdefinierten Microsoft 365-Domain
   • Adressen @ Orange
   • Adressen @ einer benutzerdefinierten Swisscom-Domain
   • Adressen @ Yahoo
   • Jeder andere E-Mail-Anbieter, z. B. Gandi, Hotmail, Hostinger, Sunrise usw.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie einen DKIM-Eintrag hinzufügen oder bearbeitenin einer DNS-Zone (Domänenname/Subdomäne), die im Infomaniak Manager verwaltet wird.

Einleitung

• Das Protokoll DKIM (Domain Keys Identified Mail) authentifiziert Ihre E-Mails durch eine eindeutige digitale Signatur.
• Es garantiert, dass Ihre Nachrichten während der Übertragung nicht verändert wurden, und bestätigt die Identität des Absenders, wodurch verhindert wird, dass Spammer sich als jemand anderes ausgeben.
• DKIM ist standardmäßig für alle Mail-Dienste aktiviert, deren DNS-Zone bei Infomaniak verwaltet wird.
• Alle Ihre E-Mails werden automatisch signiert, unabhängig davon, ob sie über die Mail-App von Infomaniak oder über die von Ihnen gewählte E-Mail-Software/den von Ihnen gewählten E-Mail-Client gesendet werden.

Überprüfen Sie die DKIM-Registrierung

Wenn Sie einen Mail-Dienst bei Infomaniak nutzen, ist es am einfachsten, das Tool Globale Sicherheit aufzurufen, um bestimmte problematische Einträge einfach zu überprüfen und zu korrigieren.

Und wenn Ihre Domain anderswo verwaltet wird, finden Sie hier den DKIM-Eintrag, den Sie in der DNS-Zone hinzufügen müssen:

DNS-Zone manuell bearbeiten (nicht empfohlen)

Um diese Art von Eintrag in einer DNS-Zone zu verwalten:

1. Klicken Sie hier, um die Verwaltung Ihrer Domain im Infomaniak Manager aufzurufen (Benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie direkt auf den Namen der betreffenden Domain.
3. Klicken Sie im linken Menü auf DNS-Zone.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um einen Eintrag hinzuzufügen:
   
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche DKIM, um einen Eintrag hinzuzufügen.
6. Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter:
   
7. Geben Sie die für Ihre DNS-Zone erforderlichen DKIM-Werte ein.
8. Behalten Sie den Standardwert für die TTL bei.
9. Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern:
   

Mehrere DKIM-Einträge hinzufügen

Sie können mehrere DKIM-Einträge für Ihre Domain/Subdomain erstellenohne Begrenzung, im Gegensatz zu DMARC oder SPF, solange Ihr DNS-Anbieter dies zulässt.

Wenn Sie mehrere E-Mail-Anbieter von Drittanbietern verwenden, z. B. das ERP-System Odoo, ist es erforderlich, zusätzlich zu dem von Infomaniak bereitgestellten DKIM-Eintrag einen DKIM-Eintrag für Odoo hinzuzufügen.

Verwenden Sie eindeutige DKIM-Selektoren, um Konflikte mit vorhandenen Einträgen zu vermeiden.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie bestimmte Einstellungen so konfigurieren, dass sie automatisch als Standard für neue E-Mail-Adressen (und Benutzer) angewendet werden, die dem E-Mail-Dienst hinzugefügt werden.

Einleitung

• Um Einstellungen stattdessen auf alle vorhandenen E-Mail-Adressen anzuwenden, lesen Sie diese andere Anleitung.

Zugriff auf die globale Konfiguration des E-Mail-Dienstes

So geht's:

1. Klicken Sie hier, um die Verwaltung Ihres E-Mail-Dienstes im Infomaniak Manager aufzurufen (Benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie direkt auf den Namen des betreffenden E-Mail-Dienstes:
   

3. Klicken Sie im linken Menü auf Globale Konfiguration:
   

4. Sie können dann in 5 Abschnitten auswählen, welche Einstellungen Sie standardmäßig aktivieren oder deaktivieren möchten:
   

a. Filter und Berechtigungen

• Sie können wählen, ob Sie den Anti-Spam-Filter aktivieren oder deaktivieren möchten, wenn eine neue Adresse im Mail-Dienst erstellt wird.

• Dasselbe gilt für den Werbefilter.

• Hier können Sie auch die Standardberechtigungen verwalten, die ein Benutzer der E-Mail-Adresse haben soll.

b. Abwesenheitsnotizen

• Sie können die Vorlagen für Abwesenheitsnotizen verwalten, die dann von den Benutzern der E-Mail-Adressen angepasst werden können.

c. Signaturen

• Sie können die Vorlagen für Signaturen verwalten, die dann von den Benutzern der E-Mail-Adressen angepasst werden können.

d. Regeln

• Sie können die Vorlagen für Regeln verwalten, die standardmäßig deaktiviert sind und dann von den Benutzern der E-Mail-Adressen angepasst und aktiviert werden können.

e. Sicherheit

• Sie können die Warnmeldung für externe E-Mails verwalten und darunter Absender hinzufügen, deren E-Mails immer in den Ordner Spam gelangen, oder umgekehrt, die niemals gefiltert werden.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die meisten E-Mail-Fehler zu identifizieren und zu beheben, die nach dem Senden einer E-Mail an einen Empfänger auftreten. Besuchen Sie diesen anderen Leitfaden, wenn Sie Informationen zu Fehlern suchen, die bei der Konfiguration einer E-Mail-Adresse in einer Software/E-Mail-Client auftreten.

Vorwort

• Im Allgemeinen folgt eine Fehlermeldung im E-Mail-Bereich auf…
  • … eine falsche Konfiguration des Domainnamens, der mit Ihrer E-Mail verwendet wird,
  • … ein Problem beim (E-Mail-Anbieter des) Empfängers.
• In jedem Fall wird ein Zustellungsfehlbericht (Mailer Daemon oder Mail Delivery Subsystem) mit der Erklärung an den Absender gesendet.

E-Mail-Fehler suchen und identifizieren

Wenn Ihre Nachricht nicht beim Empfänger ankommt, wird ein erster Fehlbericht (Temporary Delivery Failure Report) gesendet und es wird angegeben, dass der Server versuchen wird, Ihre Nachricht mehrmals erneut zu senden.

Ein endgültiger Zustellungsfehlbericht (Final Delivery Failure Report oder Undeliverable Mail), der vom Server des Empfängers ausgegeben wird, wird an den Absender gesendet (über eine Weiterleitung durch den Infomaniak-Mail-Server, daher die Erwähnung von Infomaniak zu Beginn der meisten Fehlermeldungen, die Sie erhalten können), um ihn darüber zu informieren, dass die E-Mail auch nach mehreren Versuchen nicht zugestellt werden konnte.

Die Benachrichtigung enthält immer den Grund für das Scheitern. Beispiel unten:

This is the mail system at host smtp-1-1234.mail.infomaniak.ch.
I'm sorry to have to inform you that your message could not be delivered to one or more recipients. It's attached below.
For further assistance, please send mail to postmaster.
If you do so, please include this problem report. You can delete your own text from the attached returned message.
The mail system anna.a@abc.xyz: host mxbw-abc-xyz.abc-ab12.abc.ch[123.456.789.00] said: 550 5.1.1
anna.a@abc.xyz recipient rejected, account administratively disabled (in reply to RCPT TO command) 

Hier ist die Adresse Ihres Empfängers offensichtlich von seinem E-Mail-Anbieter gesperrt (account administratively disabled).

Manchmal muss man den Grund für die empfangene Fehlermeldung unter den Anhängen suchen (oft eine einfache Textdatei). Beispiel:

Reporting-MTA: dns; mxbw.abc.ch‍ [123.456.789.00]
Received-From-MTA: dns; smtp-1-1234.mail.infomaniak.ch [12.345.678.99]
Arrival-Date: Tue, 01 Aug 2023 15:49:22 +0200
Final-recipient: rfc822; anna.a@abc.xyz
Diagnostic-Code: smtp; 552 RCPT TO:anna.a@abc.xyz‍ Mailbox disk quota exceeded
Last-attempt-Date: Tue, 01 Aug 2023 15:49:22 +0200

Hier scheint das Postfach Ihres externen Empfängers bei Infomaniak voll zu sein (Mailbox disk quota exceeded).

Häufigste Fälle

SPF-Fehler

Die SPF-Einträge (Sender Policy Framework) sind nicht korrekt konfiguriert:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@abc.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed due to SPF failure:
anna.a@abc.xyz
Technical details of SPF failure:
The sender's domain domain.xyz does not have a valid SPF record. Please contact your email administrator to correct the SPF configuration.

Lösung: Überprüfen Sie die Konfiguration Ihres Domainnamens und insbesondere die SPF-Einträge, wenn Ihre Website bei Wix oder einem anderen Anbieter gehostet wird.

Benutzer unbekannt

Die im Nachricht angegebenen E-Mail-Adresse ist ungültig oder existiert nicht:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@abc.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed permanently:
anna.a@abc.xyz
Technical details of permanent failure:
The email address does not exist. Please check the recipient's email address and try again.

Lösung: Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers sorgfältig und korrigieren Sie sie gegebenenfalls; stellen Sie sicher, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse für den Empfänger verwenden.

Vorübergehender Fehler

Le serveur de messagerie du destinataire rencontre des problèmes temporaires ou est indisponible.

Lösung: Warten Sie eine Weile und versuchen Sie dann, die Nachricht erneut zu senden. Wenn das Problem weiterhin besteht, wenden Sie sich an den technischen Support des Empfängers, um Hilfe zu erhalten.

Durch SPAM-Filter blockiert (oder Inhalt abgelehnt)

Der Mailserver des Empfängers hat die Nachricht aufgrund von Anti-Spam-Filterregeln blockiert:

Subject: Delivery Status Notification (Failure)
From: Mail Delivery System mailer-daemon@domain.xyz
To: Anna.A anna.a@domain.xyz
This is an automatically generated Delivery Status Notification.
Delivery to the following recipient failed due to the message being rejected as spam:
anna.a@domain.xyz
Technical details of delivery failure:
The content of the message triggered the spam filters of the recipient's email server. Please review the message content and try again.

Lösung: Überprüfen Sie, ob Ihre Nachricht Elemente enthält, die als Spam betrachtet werden könnten (Schlüsselwörter, verdächtige Links usw.). Kontaktieren Sie den Empfänger, um zu überprüfen, ob die Nachricht im Spam-Ordner gefiltert wurde.

Sehen Sie sich diesen anderen Leitfaden zum Thema ausgehender Spam und diesen anderen Leitfaden zum Thema eingehender Spam an.

Schlechter Ruf

Der Mailserver des Empfängers hat die Nachricht aufgrund von Anti-Spam-Filterregeln blockiert:

gmail-smtp-in.l.google.com said: 550-5.7.1
Our system has detected that this message is likely suspicious due to the very low reputation of the sending domain.
To best protect our users from spam, the message has been blocked.
Please visit https://support.google.com/mail/answer/188131 for more information.

Lösung: Überprüfen Sie den Ruf der Domain und ermitteln Sie, ob eine Ihrer E-Mail-Adressen kürzlich möglicherweise missbraucht wurde, z. B. für schädliche Zwecke.

Domain nicht gefunden (oder DNS-Fehler)

Le nom de domaine du destinataire n'a pas pu être résolu ou n'existe pas.

Lösung: Überprüfen Sie die Rechtschreibung der Domain des Empfängers und korrigieren Sie sie gegebenenfalls; stellen Sie sicher, dass der Domainname und die DNS gültig und aktiv sind.

Postfach voll

La boîte de réception du destinataire est pleine, empêchant la réception de nouveaux messages.

Lösung: Informieren Sie den Empfänger über die Situation und bitten Sie ihn, Speicherplatz freizugeben, indem er E-Mails löscht oder Elemente archiviert.

Das kann mit von Infomaniak verwalteten E-Mail-Adressen nicht passieren, da diese keine Speichergrößenbegrenzung haben.

Ein Teil ihres Netzwerks befindet sich auf unserer Sperrliste

Wenn die Fehlermeldung (die in der Regel nach einem Versand erhalten wird, der von einem Online-Tool durchgeführt wurde, das auf dem Server platziert ist, auf dem sich Ihre Website befindet, z. B. eine Bestätigung einer Bestellung von Prestashop oder einem anderen Online-Shop, den Sie verwalten) Folgendes enthält:

host hotmail-com.olc.protection.outlook.com[104.47.30.97] said: 550 5.7.1
Unfortunately, messages from [89.123.456.789] weren't sent. Please contact your Internet service provider since part of their network is on our block list.

Lösung: Ändern Sie die Methode zum Senden von E-Mails. Der Versand ist nicht authentifiziert und erfolgt vom Server mit einer bestimmten IP-Adresse, die anscheinend aus irgendeinem Grund beim Empfänger gesperrt ist (Infomaniak greift nicht ein, um eine Freigabe zu beantragen). Sie müssen daher das Online-Tool so konfigurieren, dass es authentifizierte Versände durchführt.

Weniger häufige Fehler

Aufgeschoben - Verzögert

Die Fehlermeldung Aufgeschoben - Verzögert - Warnung: Nachricht nach 4 Stunden immer noch nicht zugestellt, wird weiter versuchen, bis die Nachricht 3 Tage alt ist bedeutet, dass der Infomaniak-Mailserver versucht hat, sich mit dem Mailserver Ihres Kontakts zu verbinden, um die Nachricht zu senden, dies jedoch aus einem unbestimmten Grund nicht geschafft hat. Diese Fehlermeldung gibt an, dass der Infomaniak-Server weiterhin versuchen wird, Ihre Nachricht während des in der Fehlermeldung angegebenen Zeitraums zu senden. Wenn die Nachricht nach Ablauf dieser Frist immer noch nicht zugestellt wurde, erhalten Sie eine letzte Fehlermeldung, die Ihnen mitteilt, dass Ihre Nachricht nicht zugestellt werden konnte und Ihr Kontakt sie daher nicht erhalten hat.

Greylisting-Verzögerung

Dieser Fehler Greylisting Delay tritt auf, wenn der Mailserver des Empfängers, wie Infomaniak, eine Technik namens "greylisting" verwendet, die eine zeitliche Verzögerung bei dem ersten Versuchs eines unbekannten Absenders einführt. Der Mailer Daemon kann möglicherweise einen Fehlerbericht senden, der angibt, dass die Zustellung aufgrund des Greylistings verzögert wurde. Der Fehler kann auch banned sender erwähnen. Sie sollten es nach einigen Minuten/Stunden erneut versuchen.

Nachricht mit Schadsoftware abgelehnt

Dieser Fehler Malware message rejected tritt auf, wenn die Nachricht einen Anhang, einen Link zu einem Speicherdienst wie Dropbox oder dynamischen Inhalt enthält, einschließlich im "weitergeleiteten" Teil der Nachricht (im Fall einer "Weiterleitung" einer Nachricht zum Beispiel). Sie sollten versuchen, die Nachricht über die Web-App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) zu senden, anstatt eine Mail-App zu verwenden, und alle Inhalte entfernen, die diesen Fehler verursachen könnten.

Nachrichtengröße überschritten / Datei zu groß

Diese Fehler Message Size Exceeded / File Too Large treten auf, wenn die Größe der Nachricht (oder der Anhänge) die vom Mailserver des Empfängers zulässige Grenze überschreitet. Der Mailer Daemon wird einen Fehlerbericht zurücksenden, der angibt, dass die Zustellung aufgrund der überschrittenen Nachrichtengröße fehlgeschlagen ist.

Rate Limit überschritten

Dieser Fehler Rate Limit Exceeded tritt auf, wenn der Absender die zulässige Frequenz- oder Volumengrenze des Mailservers des Empfängers überschritten hat. Mailserver können Grenzen festlegen, um Spam oder Systemüberlastung zu verhindern.

Absender verweigert: Auth-Guards fehlgeschlagen

Nehmen Sie sich diesen anderen Leitfaden zur Kenntnis, wenn Sie einen Fehler Sender denied: auth guards failed erhalten.

Die Nachricht enthält ein Unicode-Zeichen in einem nicht zulässigen Header

Dieser Fehler The message contains a unicode character in a disallowed header kann auftreten, wenn Sie ein spezielles Zeichen wie ein Herz ♥ zum Beispiel im Körper der E-Mail, dem Betreff oder insbesondere im Vollständigen Namen eingefügt haben; das Risiko, von den Anbietern abgelehnt zu werden, ist sehr hoch: Sie sollten bei der Verwendung von Zeichen, Symbolen und Schriftarten so einfach wie möglich bleiben.

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie Ordner löschen, die im Web-App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) oder in bestimmten E-Mail-Programmen wie Apple Mail, Mozilla Thunderbird oder Microsoft Outlook grau angezeigt werden.

Geisterordner

Bestimmte E-Mail-Programme wie Microsoft Outlook ermöglichen die Erstellung von Unterordnern in nicht existierenden Ordnern. Zum Beispiel kann der Ordner /abc/klm/xyz erstellt werden, obwohl der Ordner "klm" nicht existiert.

Bei Mail Infomaniak oder in anderen Programmen erscheinen Geisterordner wie der Ordner "klm" grau und können nicht direkt gelöscht werden, da sie nur "Pfade" zu einem tatsächlichen Unterordner sind.

Um diese Geisterordner zu löschen, müssen ihre Unterordner zuvor gelöscht werden (in diesem Beispiel: xyz).

Halsstarrige Ordner

Wenn beim Aufrufen Ihrer Infomaniak-E-Mail-Adresse in Outlook Geisterordner bestehen bleiben oder sofort nach dem Löschen wieder auftauchen, finden Sie hier die von Microsoft empfohlenen technischen Verfahren, um die Synchronisation zu erzwingen:

1. Erzwingen Sie die Rücksetzung der Outlook-Ordner

Manchmal ist die lokale Ordnerliste von Outlook beschädigt. Ein einfacher Befehl kann dies oft beheben, ohne etwas zu löschen:

• Schließen Sie Outlook vollständig.
• Drücken Sie die Tasten Windows + R auf Ihrer Tastatur.
• Geben Sie outlook.exe /resetfolders ein und bestätigen Sie (dadurch werden fehlende oder beschädigte Ordner vom Server wiederhergestellt).

2. IMAP-Cache (.ost) zurücksetzen

Wenn das Problem weiterhin besteht, ist es oft am effektivsten, Outlook zu zwingen, seine lokale Datenbank neu aufzubauen:

• Schließen Sie Outlook.
• Gehen Sie zum Ordner: C:\Users\[Ihr Benutzername]\AppData\Local\Microsoft\Outlook.
• Identifizieren Sie die Datei .ost mit dem Namen Ihrer Infomaniak-Adresse und löschen Sie sie (oder benennen Sie sie zur Sicherheit in .old um).
• Starten Sie Outlook neu; das Programm wird Ihre gesamte Nachrichten und Ordner ordnungsgemäß von den Infomaniak-Servern neu herunterladen.

3. MFCMAPI-Tool verwenden (Fortgeschrittenes Niveau)

MFCMAPI ermöglicht den direkten Zugriff auf die MAPI-Struktur Ihres Postfachs, um das zu löschen, was die Standardschnittstelle von Outlook nicht anfasst:

• Laden Sie die neueste Version von MFCMAPI von GitHub (Offizielle Quelle) herunter.
• Starten Sie MFCMAPI.exe und gehen Sie zu Session > Logon ; wählen Sie Ihr Outlook-Profil aus.
• Doppelklicken Sie auf Ihr Infomaniak-Mailkonto in der Liste.
• Im neuen Fenster erweitern Sie Root Container (oder Root - Postfach), dann IPM_SUBTREE.
• Lokalisieren Sie den störrischen Ordner; klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Delete folder.
• Achtung: im Dialogfeld versuchen Sie zunächst die einfache Löschung; wenn dies fehlschlägt, wiederholen Sie den Vorgang, indem Sie DELETE_HARD_DELETE (Löschung auf Serverebene) aktivieren.

4. Endgültige Überprüfung über das Webmail

Wenn ein Ordner in Outlook gelöscht wird, aber immer wieder erscheint, überprüfen Sie unbedingt in der Infomaniak Web-App Mail, ob der Ordner dort vorhanden ist, und löschen Sie ihn zuerst über die Weboberfläche, um dann Schritt Nr. 1 (resetfolders) in Outlook anzuwenden.

Dieser Leitfaden erklärt, was die Kennzeichnung „Extern“ bei der Web-App Mail (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) und der mobilen App Infomaniak Mail (App für Smartphones oder Tablets mit iOS/Android) bedeutet, wenn bestimmte Nachrichten angezeigt werden:

Einleitung

• Die Kennzeichnung „Externe E-Mail“ wird in folgenden Fällen angezeigt:
  • Der Domainname (oder Alias) des Absenders stimmt nicht mit dem der in Mail konfigurierten E-Mail-Adresse überein.
  • Der Absender ist nicht in den Kontakten (einschließlich der vorgeschlagenen Kontakte) enthalten.
  • Die E-Mail stammt von einer Adresse, die außerhalb der Organisation gehostet wird.
• Bei einigen kostenlosen Angeboten wie my kSuite wird die Kennzeichnung als „unbekannt“ anstelle von „extern“ angezeigt.

Kennzeichnung aktivieren oder deaktivieren

Sie können die Kennzeichnung aktivieren oder deaktivieren. Die Änderung wird sofort für eingehende E-Mails wirksam und gilt auch für Antworten auf externe E-Mails. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Klicken Sie hier, um die Verwaltung Ihres Mail-Dienstes im Infomaniak Manager aufzurufen (Benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie direkt auf den Namen des betreffenden Mail-Dienstes:
   
3. Klicken Sie im linken Menü auf Globale Einstellungen:
   
4. Klicken Sie auf den Reiter Sicherheit.
5. Aktivieren oder deaktivieren Sie den Schalter:
   

Dieser Leitfaden behandelt Probleme, die bei der Verwendung von Infomaniak-Anwendungen (wie kChat, kDrive, Infomaniak Authenticator usw.) oder -Tools (wie config.infomaniak.com, dem Manager von Infomaniak usw.) mit alter / nicht aktualisierter / veralteter‍ Hardware (Betriebssystem, Browser, Geräte usw.) auftreten können.

Einleitung

• Es ist beispielsweise nicht möglich, bequem auf die Infomaniak-Dienste mit einem iPhone 5s oder 6 unter iOS 12 zuzugreifen.
• Es wird daher empfohlen, Browser und Betriebssysteme regelmäßig zu aktualisieren, um die bestmögliche Benutzererfahrung mit der Infomaniak-Infrastruktur zu gewährleisten.
• Lesen Sie auch diesen anderen Leitfaden, der sich insbesondere auf Browser und deren Komponenten konzentriert.
• Verwenden Sie die neueste Version der betreffenden Infomaniak-App?

Betriebssystem, Browser usw. aktualisieren

Ältere Systeme oder Browser können zu langsamer Leistung, Fehlern oder einer fehlerhaften Darstellung führen. Es ist daher ratsam, auf regelmäßig aktualisierte Komponenten zu setzen, da die Infomaniak-Apps auf aktuellen Systemen und moderner Hardware optimal funktionieren.

Beispiel für kChat:

Sollten Sie Probleme mit einem Internetbrowser haben, versuchen Sie, ihn zu aktualisieren oder eine Alternative zu installieren:

• Google Chrome
  https://www.google.com/chrome/
  (Die Seite erkennt automatisch das Betriebssystem und bietet die neueste Version an)
• Mozilla Firefox
  https://www.mozilla.org/firefox/new/
  (Seite zum Herunterladen und Aktualisieren für Windows, macOS und Linux)
• Microsoft Edge
  https://www.microsoft.com/edge
  (Der Link bietet eine automatische Aktualisierung oder einen Download, je nach System)
• Safari (nur macOS)
  https://support.apple.com/fr-fr/HT204416
  (Die Aktualisierung von Safari erfolgt über die Systemaktualisierungen von macOS)
• Opera
  https://www.opera.com/fr/download
  (Ermöglicht das Herunterladen der neuesten Version für Ihr System)
• Brave
  https://brave.com/download/
  (Download-Seite mit automatischer Erkennung des Betriebssystems)

Von Infomaniak verwendete Technologien

Viele von Infomaniak entwickelte Web-Tools verwenden Angular. Die Notwendigkeit aktueller oder neuerer Hardware, um die Anwendungen auszuführen, ist nicht spezifisch für Angular selbst, sondern eher eine allgemeine Anforderung für die Ausführung moderner Webanwendungen. Hier sind einige Gründe, warum oft eine aktuelle Hardware erforderlich ist:

1. Angular nutzt fortschrittliche Funktionen moderner Browser, die in älteren Versionen oft fehlen oder nicht optimal unterstützt werden.
2. Neuere Browser optimieren die JavaScript-Ausführung und die grafische Darstellung, was die Performance von Angular-Anwendungen verbessert.
3. Aktuelle Versionen beheben bekannte Sicherheitslücken und reduzieren so das Risiko von Angriffen.
4. Moderne Browser entsprechen besser den neuesten HTML-, CSS- und JavaScript-Spezifikationen, was eine bessere Kompatibilität gewährleistet.
5. Moderne APIs (Kamera, Geolocation, Benachrichtigungen usw.) sind nur über neuere Browser zugänglich und somit unerlässlich für interaktive Anwendungen.

Dieser Leitfaden beschreibt die verschiedenen Möglichkeiten, eine E-Mail an mehrere Empfänger zu senden, einschließlich der Möglichkeit, die E-Mail-Adressen der anderen Teilnehmer zu verbergen.

Vorwort

• Wenn Sie E-Mails senden, ist es manchmal notwendig, mehrere Empfänger mit den folgenden Feldern einzubeziehen:
  • À
  • CC:
    • Französisch: Kopie
    • Englisch: Carbon Copy
  • BCC:
    • Französisch: Kopie
    • Englisch: Blind Carbon Copy
• Überladen Sie die Felder An und CC nicht mit Empfängern, die nicht direkt von der E-Mail betroffen sind.
• Verwenden Sie das BCC-Feld, um die E-Mail-Adressen der Empfänger zu schützen, wenn mehrere Personen auf der Liste stehen.
• Bei mehrfachen, wiederkehrenden und/oder wichtigen Versenden, über die festgelegten Grenzen hinaus, wird empfohlen, geeignete Tools zu verwenden:
  • Infomaniak Gästemanager
  • Infomaniak Newsletter

Diese 3 E-Mail-Felder verstehen und verwenden

Das Feld An

Dieses Feld wird verwendet, um den oder die Hauptempfänger der E-Mail anzugeben, die die E-Mail als direkte Kopie erhalten.

• Verwenden Sie dieses Feld für die Hauptempfänger, die direkt von dem Inhalt der E-Mail betroffen sind.
• Beispiele: Arbeitstreffen, Projektbericht, direkte Kommunikation mit einem Kunden.

Das Feld CC

Verwendet, um eine Kopie der E-Mail an andere Personen zu senden, zusätzlich zu den Hauptempfängern. Alle Empfänger können sehen, wer eine Kopie der E-Mail erhalten hat.

• Verwenden Sie dieses Feld, um sekundäre Empfänger einzubeziehen, die informiert werden müssen, aber nicht die Hauptakteure der Diskussion sind.
• Beispiel: einen Vorgesetzten über ein Gespräch informieren, Kollegen einbeziehen, die am Thema interessiert sind, ohne dass sie eingreifen müssen.

Das Feld BCC

Verwendet, um eine Kopie der E-Mail an Personen zu senden, ohne dass die anderen Empfänger wissen, dass sie ebenfalls die E-Mail erhalten haben.

• Verwenden Sie dieses Feld, um Empfänger einzubeziehen, die die E-Mail erhalten müssen, ohne dass die anderen Empfänger es wissen.
• Beispiel: Senden einer E-Mail an eine Gruppe mit einem Vorgesetzten in CCI zur Nachverfolgung, Vermeidung der Offenlegung von E-Mail-Adressen an alle Empfänger (häufig bei Massen-E-Mails verwendet).

Verwenden Sie die verfügbaren Felder in Mail Infomaniak

Um auf die entsprechenden Felder in Ihrem Infomaniak-Postfach zuzugreifen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Mail von Infomaniak zuzugreifen (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Klicken Sie auf Neue Nachricht.
3. Klicken Sie auf CC & BCC:
   
4. Die zusätzlichen Felder werden angezeigt und ermöglichen es Ihnen, die E-Mail-Adressen Ihrer Empfänger einzufügen:
   

Verwendungsbeispiele

Jedes dieser Felder hat eine spezifische Funktion und kann je nach Kontext Ihrer Kommunikation strategisch eingesetzt werden. Seien Sie transparent und ethisch bei der Verwendung des BCC-Feldes, um Missverständnisse oder Konflikte zu vermeiden:

• Teamkommunikation
  • An: Hauptmitglieder des Projekts
  • CC: Projektmanager, betroffene Abteilungen
  • BCC: Direktor zur Information ohne direkte Intervention
• Marketing-E-Mail
  • An: Nicht verwenden (oder geben Sie einfach die Absender-E-Mail-Adresse an)
  • CC: Nicht verwenden
  • BCC: Liste der Abonnenten, um die einzelnen E-Mail-Adressen zu schützen
• Wichtige Ankündigung
  • An: Hauptempfänger (z.B.: Direktoren)
  • CC: Vorstandsmitglieder, Hauptmitarbeiter
  • BCC: Andere Stakeholder zur vertraulichen Information
• Ankündigung eines Meetings
  • An: John Doe, Jane Smith
  • CC: projekt.manager@unternehmen.com
  • BCC: direktor@unternehmen.com
• Einladung zu einem Event
  • An: Hauptgäste
  • CC: koordinierung@event.com
  • BCC: Liste der sekundären Gäste (zum Schutz der E-Mail-Adressen)

Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie die Header einer E-Mail anzeigen und weiterleiten.

Vorwort

• Eine E-Mail besteht aus einem Header (header) und dem eigentlichen Inhalt der Nachricht (body, Textkörper).
• Die meisten E-Mail-Programme/Clients zeigen die Header nicht direkt an, aber wenn Sie sie anzeigen oder weiterleiten, kann der Infomaniak-Support anschließend die aufgetretenen Probleme identifizieren.
• Die Header (= Quelle) einer E-Mail liefern verschiedene Informationen wie:
  • den Absender
  • den Empfänger
  • das Datum
  • den Betreff
  • die an der Übertragung zwischen Absender und Empfänger beteiligten Server:
    

Header in Mail Infomaniak anzeigen

Um die Header einer E-Mail aus der Mail Infomaniak-Oberfläche anzuzeigen:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Mail Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) zuzugreifen.
2. Öffnen Sie die betreffende Nachricht und klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts.
3. Wählen Sie im angezeigten Menü Header anzeigen:
   
4. Führen Sie den Vorgang erneut aus, um sie zu verbergen:
   

Header einer E-Mail weiterleiten

Um die Header einer E-Mail weiterzuleiten, als Antwort auf eine Anfrage des Supports oder an den gewünschten Empfänger, kopieren Sie...

• ... die angezeigten Header gemäß der obigen Methode.
• ... leiten Sie die E-Mail weiter.

Damit die Kopfzeilen vorhanden sind, ist es jedoch unerlässlich, die Nachricht nicht im Nachrichteninhalt, sondern ausschließlich als Anlage zu übertragen. Die E-Mail im Anhang liegt in der Regel im Format .eml vor und diese Datei enthält alle erforderlichen Kopfzeilen.

Eine dritte Methode zur vollständigen E-Mail-Übertragung wird in diesem anderen Leitfaden erklärt.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie in einem E-Mail-Programm/Client von einer POP-Konfiguration auf eine IMAP-Konfiguration für dasselbe E-Mail-Konto umstellen. Tatsächlich ist es aus vielen Gründen dringend empfehlenswert, das IMAP-Protokoll anstelle von POP zu verwenden.

Umstellung vom POP- auf das IMAP-Protokoll…

Wenn Ihre E-Mail-Adresse bereits mit dem POP-Protokoll in Ihrem E-Mail-Programm/Client (Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook usw.) konfiguriert ist, ist es nicht möglich, direkt auf das IMAP-Protokoll umzuschalten. Die gängigsten E-Mail-Programme/Clients ermöglichen es nämlich nicht, ein bestehendes POP3-Konto zu ändern und stattdessen als IMAP zu definieren.

Die Lösung besteht also darin, dasselbe E-Mail-Konto, aber mit dem IMAP-Protokoll in Ihrem E-Mail-Programm/Client hinzuzufügen und anschließend Ihre Nachrichten und Ordner vom POP-Konto (auf Ihrem Computer) zum IMAP-Konto (auf dem E-Mail-Server) zu verschieben.

… mit Microsoft Outlook

Einige Outlook-Versionen, wie z. B. Outlook 2016, verhindern das einfache Hinzufügen eines zweiten Kontos mit demselben Namen (identische E-Mail-Adresse).

Um dies zu umgehen, müssen Sie das Konto über den Bereich Profile hinzufügen:

Von dort aus können Sie das zusätzliche Konto mit IMAP hinzufügen:

 

1. Konfigurieren Sie das neue E-Mail-Konto mit dem IMAP-Protokoll (dasselbe Konto wie das, das Sie zuvor mit POP konfiguriert haben, aber diesmal mit IMAP):
   
2. Verschieben Sie einen Ordner nach dem anderen, indem Sie ihn in den Posteingang des neu konfigurierten IMAP-Kontos ziehen:
   
3. Warten Sie, bis die Elemente übertragen wurden (dies kann je nach Datenmenge, die auf den Server übertragen werden soll, einige Zeit dauern). Die Aktivität wird unten im Fenster angezeigt:
   
   

Wenn Ihr POP-Konto eine Kopie der Nachrichten auf dem Server gespeichert hat (eine nicht empfohlene Option, die in den erweiterten Einstellungen Ihres Outlook zu finden ist), kann es sein, dass Sie doppelte Nachrichten haben.

… mit Apple Mail

Durch das Löschen des mit POP konfigurierten E-Mail-Kontos werden die darin enthaltenen Nachrichten gelöscht. Es wird daher empfohlen, das POP-Konto zu deaktivieren, anstatt es zu löschen!

Nachdem Sie das POP-Konto deaktiviert haben, lesen Sie diese andere Anleitung, um Ihre E-Mail-Adresse in Apple Mail mit IMAP zu konfigurieren.

Sobald Sie fertig sind, müssen Sie nur noch die Nachrichten aus der Ordnerstruktur Ihres POP-Kontos in die Ordnerstruktur des neuen IMAP-Kontos ziehen.

Dieser Leitfaden beschreibt die Mechanismen von E-Mail-Spoofing und die Schutzmaßnahmen gegen unerwünschte Nachrichten, die scheinbar von Ihrer eigenen Domain stammen.

Wurde mein Konto ohne mein Wissen verwendet?

Eine E-Mail zu erhalten, bei der Sie scheinbar der Absender sind, ist eine gängige Technik der psychologischen Manipulation. Das bedeutet nicht, dass Ihr E-Mail-Konto gehackt wurde. In den meisten Fällen handelt es sich lediglich um eine Fälschung des Headers „From“, vergleichbar mit einer Person, die Ihre Adresse auf die Rückseite eines Papierumschlags schreibt, bevor sie ihn verschickt.

Stellen Sie sicher, dass Ihre eigene Adresse nicht in der Zulassungsliste (Allowlist) Ihres Antispam-FiltersWenn sich die E-Mail dort befindet, ignoriert das Sicherheitssystem die Sicherheitsprüfung, da es davon ausgeht, dass die Nachricht legitim ist.

Diagnose: Phishing vs. Hacking

Es ist entscheidend, zwischen E-Mail-Spoofing und einer tatsächlichen Sicherheitsverletzung zu unterscheiden. Das globale E-Mail-Versandprotokoll (SMTP) wurde ohne eine native Überprüfung der Identität des Absenders entwickelt.

Stärken Sie die Integrität Ihrer Domain

Um Ihren digitalen Ruf zu schützen und die Auswirkungen dieser Identitätsdiebstähle zu begrenzen, ist die Implementierung von Authentifizierungsprotokollen der professionelle Standard:

• SPF & DKIM: Diese digitalen Signaturen bestätigen, dass Ihre Nachrichten tatsächlich von unseren autorisierten Servern stammen.
• DMARC: Dieses wichtige Protokoll ermöglicht es Ihnen, Server weltweit Anweisungen zu geben (z. B. „Wenn die E-Mail nicht von Infomaniak signiert ist, lehnen Sie sie ab oder verschieben Sie sie in den Spam-Ordner“). Es ist das wirksamste Tool, umdie missbräuchliche Nutzung Ihrer Domain analysieren und einschränken.
• Catch-all-Verwaltung: Vermeiden Sie die Verwendung einer „Catch-all“-Adresse, die alle an nicht existierende Adressen Ihrer Domain gesendeten Nachrichten sammelt, da diese auf natürliche Weise große Mengen an Spam anzieht.

Fehlermeldungen (Backscatter)

Wenn Sie Zustellungsfehler (Non-Delivery Reports) für Nachrichten erhalten, die Sie nie verfasst haben, sind Sie von dem Phänomen Backscatter betroffen. Falsch konfigurierte Server von Drittanbietern oder Botnetze verwenden Ihre Identität, um Inhalte in großem Umfang zu verbreiten. Wenn sie auf eine nicht existierende Adresse stoßen, sendet der Remote-Server den Fehler an den angezeigten Absender zurück: Sie.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie per IMAP den Inhalt einer oder mehrerer externer E-Mail-Adressen (alle E-Mail-Nachrichten, Ordner, Unterordner, kurz gesagt, die gesamte Struktur Ihres bestehenden Postfachs bei anderen Anbietern) auf eine oder mehrere Ihrer bestehenden Adressen bei Infomaniak kopieren können, und zwar mithilfe des Infomaniak-Import-Tools!

Einleitung

• Die Operation beeinträchtigt weder die bereits auf der Zieladresse vorhandenen Daten noch die der Quelladresse.
• Die gesamte externe Mailbox wird importiert.
• Sobald der Importvorgang gestartet wurde, kann er nicht mehr unterbrochen werden.
• Eventuelle Duplikate werden verwaltet: identische Inhalte werden nur einmal kopiert.
• Lesen Sie diese andere Anleitung, wenn Sie nach Alternativen zu diesem IMAP-basierten Prozess suchen.

E-Mails von einem anderen Anbieter zu Infomaniak kopieren

Voraussetzungen

• Sie benötigen einen Mail-Service in Ihrem Infomaniak-Manager.
• Sie müssen über ein freies Adresskontingent verfügen oder dieses bei Bedarf vorher anpassen.
• Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Kommunikation ordnungsgemäß gesichert ist.
• Erstellen Sie eine oder mehrere Adressen in diesem Mail-Service.
• Die E-Mail-Adresse des Zielkontos muss dem Benutzer (= dem Infomaniak-Konto) zugeordnet sein, das Sie verwenden (dies ist jedoch keine Voraussetzung für den unten beschriebenen Massenimport).
• Die E-Mail-Adresse des Quellkontos, deren Inhalt kopiert werden soll, muss für die Verwendung mit dem IMAP-Protokoll geeignet sein:
  

Anschließend können Sie den E-Mail-Inhalt importieren:

1. Klicken Sie hier, um auf das Import-Tool zuzugreifen (Online-Dienst https://import-email.infomaniak.com).
2. Melden Sie sich gegebenenfalls in Ihrem Infomaniak-Konto für die betreffende Organisation an, da der Import in eine der zugeordneten E-Mail-Adressen in der Web-Oberfläche Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) des von Ihnen verwendeten Infomaniak-Kontos erfolgt.
3. Klicken Sie auf den Import über IMAP.
4. Klicken Sie auf den einmaligen Import.
5. Füllen Sie das Feld links mit Ihrer Quell-E-Mail-Adresse (deren Inhalt kopiert werden soll) aus.
6. Füllen Sie das Feld rechts mit dem Passwort derselben Quell-E-Mail-Adresse aus (siehe Voraussetzungen).
7. Ändern Sie gegebenenfalls die Erweiterten Einstellungen, um eine IMAP-Serveradresse anzugeben:
   1. Geben Sie den Namen des IMAP-Servers ein (Hostname, der von Ihrem E-Mail-Anbieter bereitgestellt wird), z. B. imap.domain.ch (oder .net, .com usw., je nach Ihrer E-Mail-Adresse in Punkt 5 oben).
   2. Geben Sie die Portnummer (Standard: 993) und SSL ein.
8. Klicken Sie auf Bestätigen:
   
9. Geben Sie gegebenenfalls eine zweite E-Mail-Adresse ein, die gleichzeitig importiert werden soll.
10. Wählen Sie aus, in welche E-Mail-Adresse die E-Mails importiert werden sollen. Das Dropdown-Menü zeigt die E-Mail-Adressen an, die derzeit mit Ihrer Infomaniak Web Mail-Oberfläche (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) des Infomaniak-Kontos verknüpft sind, mit dem Sie verbunden sind.
11. Nachdem Sie die gewünschte Zieladresse in der Liste ausgewählt haben, klicken Sie auf den blauen Button E-Mails importieren:
    
12. Die Kopie beginnt. Sie können warten und das Ergebnis auf der Seite nach Abschluss des Imports sehen oder das Fenster schließen (der Import wird im Hintergrund fortgesetzt, und eine Fortschrittsanzeige ist verfügbar – siehe unten):
    
13. Nach Abschluss des Imports wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an alle betroffenen E-Mail-Adressen gesendet, in der die Anzahl der kopierten Nachrichten angegeben wird:
    
14. Eine Nachverfolgung ist in den Einstellungen der Ziel-E-Mail-Adresse nur in der Web-App Mail (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) verfügbar:
    
15. Die Nachverfolgung ermöglicht die Anzeige des Importverlaufs für die betreffende Adresse:
    

Inhalte mehrerer E-Mail-Adressen gleichzeitig importieren

Um den Inhalt mehrerer externer E-Mail-Adressen (maximal 25 pro 25) in eine oder mehrere Infomaniak-E-Mail-Adressen zu importieren:

1. Klicken Sie hier, um auf das Import-Tool zuzugreifen (Online-Dienst https://import-email.infomaniak.com).
2. Melden Sie sich gegebenenfalls in Ihrem Infomaniak-Konto für die betreffende Organisation an, da der Import in eine der E-Mail-Adressen erfolgt, die mit der Web-Oberfläche Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) Ihres Infomaniak-Kontos verknüpft sind.
3. Klicken Sie auf den Import über IMAP.
4. Klicken Sie auf den erweiterten Modus: Importieren Sie mehrere E-Mail-Adressen aus einer CSV-Datei (Format .csv).
5. Laden Sie die als Beispiel angebotene CSV-Vorlage herunter:
   
   • Die Vorlage hat folgende Form: source-email@domain.com;sourcePassword;imap.source-host.com;sourcePort(993);sourceSsl(1oder0);dest-email@domain.com
6. Bearbeiten Sie die csv-Datei, um eine Datei mit den korrekten Informationen zu erstellen, die für die Kopie erforderlich sind (siehe Voraussetzungen):
   
7. Laden Sie die Datei mit der Schaltfläche CSV-Datei auswählen hoch.
8. Sobald die Datei auf der Seite des Tools hochgeladen wurde, korrigieren Sie eventuelle Fehler oder ignorieren Sie sie; klicken Sie auf Importieren.
9. Die Kopie beginnt. Sie können warten und das Ergebnis auf der Seite nach Abschluss des Imports sehen oder das Fenster schließen (der Import wird im Hintergrund fortgesetzt, und eine Fortschrittsanzeige ist verfügbar – siehe unten).
10. Nach Abschluss des Imports wird automatisch eine Bestätigungs-E-Mail an alle betroffenen E-Mail-Adressen gesendet, in der die Anzahl der kopierten Nachrichten angegeben wird.
11. Eine Fortschrittsanzeige ist in den Einstellungen der Ziel-E-Mail-Adressen in der Web-App Mail (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) verfügbar.
12. Die Fortschrittsanzeige ermöglicht die Anzeige des Importverlaufs:
    

Dieser Leitfaden richtet sich an Nutzer, die sich für Infomaniak entschieden haben, einen Hosting-Anbieter, der sich für den Umweltschutz einsetzt: Im Folgenden finden Sie eine detaillierte Beschreibung der Berechnungsmethode, die für die Anzeige des CO2-Ausstoßes auf den Rechnungen verwendet wird, sowie einige Tipps, wie Sie Ihren eigenen digitalen Fußabdruck reduzieren können.

Einleitung

• Für Webhosting und E-Mail-Dienste zeigt Infomaniak die jährlich emittierte CO2-Menge an. Diese Angabe basiert auf einer strengen Methode der Lebenszyklusanalyse (LCA), die zwei Schlüsselfaktoren berücksichtigt:
  1. Der materielle Einfluss (vollständiger Lebenszyklus)
     • Mithilfe der Emissionsfaktoren aus der Datenbank ResilioDB werden die Emissionen berechnet, die bei der Herstellung (BLD), dem Transport (DIS) und der Entsorgung/dem Recycling (EOL) jeder Ausrüstung (Server, RAM, Festplatten usw.) entstehen.
  2. Der energetische Einfluss (tatsächlicher Verbrauch)
     • Der tatsächliche Stromverbrauch der Server wird über IPMI-Sensoren gemessen.
     • Diese Energie wird dann anhand des spezifischen Energiemixes von Infomaniak in CO2-Äquivalente umgerechnet. Dieser Energiemix ist sehr kohlenstoffarm (11,77 g CO2eq/kWh).
• Der Gesamteinfluss wird dann auf die Nutzungseinheit der Kunden aufgeteilt (pro gehosteter Website oder pro E-Mail-Postfach).

Was können Sie selbst tun?

Wenn der Hosting-Anbieter seine Infrastruktur optimiert, spielt auch der Endbenutzer eine wichtige Rolle. So können Sie den ökologischen Fußabdruck Ihrer Dienste reduzieren.

Für Webseiten

Ziel ist es, den Energieverbrauch von Servern und den Geräten der Besucher zu minimieren:

• Technische Optimierung: Bilder komprimieren, Skripte minimieren und moderne Formate (WebP) verwenden.
• Schlichtes Design: Automatisch abspielende Videos, Werbung und ressourcenintensive Skripte, die Bandbreite verbrauchen, einschränken.
• Empfehlungen: Insbesondere für WordPress wird empfohlen, die GreenIT-Richtlinien zu konsultieren.

Für E-Mail

Die E-Mail-Kommunikation kann ebenfalls optimiert werden:

• Effizienz: Bevorzugen Sie E-Mails im reinen Textformat gegenüber HTML und beschränken Sie die Verwendung von umfangreichen, grafischen Signaturen.
• Anhänge: Bevorzugen Sie das Senden von Download-Links (über kDrive oder SwissTransfer) anstelle von großen Anhängen oder verwenden Sie das komprimierte PDF-Format.
• Bereinigung: Melden Sie sich von unnötigen Newslettern ab und verwenden Sie Tracking-Tools, um das Senden von E-Mails zu vermeiden, die nicht geöffnet werden.

Es wird empfohlen, die Statistiken regelmäßig zu überwachen, um die ökologische Leistung zu verbessern. Bis zu den zukünftigen, integrierten Tools von Infomaniak können Sie die Auswirkungen von Webseiten mithilfe von GreenFrame.io überprüfen.

Diese Anleitung erklärt, wie Sie den Inhalt einer bei Infomaniak gehosteten E-Mail-Adresse exportieren.

Einleitung

• Infomaniak bietet keine Exportfunktion (z. B. für PST-Dateien) an.
• Infomaniak speichert Ihre E-Mails während der gesamten Laufzeit Ihres Vertrags und gemäß Ihrem Tarif mit integrierten Backups ohne Größenbeschränkung im Rahmen der normalen Nutzung eines Shared-Hosting-Dienstes, gemäß Art. 1 der Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Mail-Dienstes.
• Die unten angebotene manuelle Exportfunktion funktioniert unter Windows: So können Sie Ihre E-Mails in einem einzigen Archiv speichern, das sich einfach wiederherstellen lässt.

Manuelle Exporte

Um alle Nachrichten zu exportieren, die in Ihrem bei Infomaniak gehosteten E-Mail-Konto enthalten sind:

1. Installieren Sie die kostenlose Anwendung Thunderbird.
2. Konfigurieren Sie die betreffende E-Mail-Adresse mit IMAP (um auch die Unterordner einzubeziehen).
3. Stellen Sie sicher, dass der gesamte gewünschte Inhalt vorhanden ist (synchronisieren Sie das Postfach vollständig – nicht nur die letzten 30 Tage beispielsweise).

Anschließend…

• … oder Sie installieren die kostenlose Anwendung BackupThunderbird, mit der Sie ein Archiv (bei Bedarf verschlüsselt) erstellen und später wiederherstellen können …
• … oder Sie können einfach die versteckten Dateien von Windows anzeigen und dann diesen Profil-Ordner finden und sichern:
  C:\Users{USER}\AppData\Roaming\Thunderbird\Profiles{PROFIL_USER}\
  , da er alle Ihre E-Mails enthält.

E-Mails lokal herunterladen

Eine weitere Lösung (nicht empfohlen) könnte darin bestehen, ein E-Mail-Programm/einen E-Mail-Client so zu konfigurieren, dass Nachrichten über das Protokoll POP3 empfangen werden. Dadurch werden die Nachrichten lokal heruntergeladen, und nur der Posteingang ist betroffen.