Diese Anleitung erklärt, wie Sie einen Benutzer zu kChat einladen können, der noch nicht Teil Ihrer Organisation ist, aber als Benutzer von kSuite gezählt wird.

Einleitung

• Lesen Sie diese andere Anleitung, um zu erfahren, wie Sie einem externen Benutzer Zugriff auf einen oder mehrere kChat-Kanäle gewähren, damit dieser mit Ihrem Team interagieren kann, ohne als Benutzer von kSuite gezählt zu werden und ohne besondere Rechte innerhalb der Organisation zu haben (da er kein Mitglied der Organisation ist).
• Sie können auch eine ganze Gruppe von kChat aus einladen.
• Lesen Sie diese andere Anleitung, wenn Sie die Kanäle verwalten möchten, denen neue Mitglieder automatisch beitreten sollen.

Einladung zur Nutzung von kSuite

Voraussetzungen

• Sie müssen kChat-Administrator sein:
  
  • Die Rolle innerhalb der Organisation spielt keine Rolle; es ist nicht erforderlich (und auch nicht ausreichend), Administrator der Organisation zu sein, in der sich die kSuite (und somit kChat) befindet:
    
     

Laden Sie den Benutzer anschließend gemäß der folgenden Anleitung ein. Nach der Einladung kann der Benutzer seine Teilnahme bestätigen und erhält Zugriff auf kChat mit den eingeschränkten Berechtigungen, die Sie ihm gewährt haben:

1. Hier klicken, um die Verwaltung von kChat im Infomaniak Manager aufzurufen (Benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen:
   
3. Klicken Sie auf kSuite-Benutzer erstellen.
4. Klicken Sie auf Weiter:
   
5. Geben Sie den Vor- und Nachnamen des Benutzers ein und legen Sie seine Rolle als einfacher Benutzer fest:
   • Gesetzlicher Vertreter
     • Trägt die rechtliche Verantwortung für die Organisation
     • Kann alle Produkte und Benutzer verwalten
     • Kann die Buchhaltung und die Bestellung neuer Produkte verwalten
   • Administrator
     • Kann alle Produkte und Benutzer verwalten
     • Kann die Buchhaltung und die Bestellung neuer Produkte verwalten
   • Benutzer
     • Kann die Produkte verwalten, die Sie ihm/ihr zuweisen
     • Kann die Buchhaltung verwalten, wenn Sie dies zulassen
6. Erstellen Sie keine E-Mail-Adresse für den Benutzer und geben Sie stattdessen seine bestehende E-Mail-Adresse an, an die die Einladung gesendet werden soll:
   • Sie können diesen zukünftigen Benutzer dazu zwingen, sich mit dieser E-Mail-Adresse anzumelden, oder ihm erlauben, eine andere E-Mail-Adresse anzugeben (dies ist besonders nützlich, wenn er bereits ein Benutzerkonto bei Infomaniak mit einer anderen Anmelde-ID hat).
   • Fügen Sie den Benutzer mit dem Schalter (Toggle Switch) zu Ihrer kSuite hinzu.
7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen:
   
   • Die Einladung ist ausstehend, bis der eingeladene Benutzer sich endgültig registriert hat (siehe unten). Das Benutzer-Dashboard der Organisation zeigt diesen Status an:
     

Einladung annehmen

Um auf die Organisation zuzugreifen, die kChat besitzt:

1. Der eingeladene Benutzer erhält die Einladung an seine E-Mail-Adresse und klickt auf die Schaltfläche Einladung annehmen:
   
2. Er gibt seine Kontaktdaten sowie die E-Mail-Adresse/das Passwort an, die er verwenden möchte, und schließt die Registrierung ab:
   
3. Nach Abschluss der Registrierung kann sich der neu registrierte Benutzer bei seinem Manager anmelden und auf kChat zugreifen, zu dem er eingeladen wurde.
4. Bestehende Benutzer werden automatisch über den Beitritt des neuen Teilnehmers informiert und können nun mit ihm chatten. Sobald er hinzugefügt wurde, erhält der neue Benutzer eine Begrüßungsnachricht von Euria (Infomaniak KI-Bot):
   

Zugriff auf kSuite, nicht auf die Verwaltung von kSuite!

Es ist wichtig, zwischen der Nutzung der kChat-App (innerhalb von kSuite) und der Verwaltung von kSuite selbst zu unterscheiden.

Im obigen Beispiel wurde der neue Benutzer eingeladen, kChat beizutreten. Er wird daher nun als Benutzer von kSuite gezählt, wenn ein Administrator auf die Benutzerverwaltung von kChat zugreift:

Das Gleiche gilt natürlich auch für die Benutzerverwaltung von kSuite:

Dieser neue Benutzer kann jedoch nicht selbst direkt die kSuite verwalten, zu der er eingeladen wurde, da seine Rolle (wie im ersten Punkt 5 oben definiert) dies nicht zulässt:

1. Aus diesem Grund wird dieser Benutzer keine aktiven Links im Abschnitt Kollaborative Tools → kSuite seines Infomaniak Managers sehen.
2. Er muss über das Menü ‍ oben rechts zu den Infomaniak-Anwendungen wechseln:
   

Zu beachten ist, dass dieser Benutzer bei Bedarf seine eigene kSuite bestellen kann, ohne dass diese mit der kSuite verbunden ist, zu der er eingeladen wurde.