Dieser Leitfaden zeigt die verschiedenen Arten von Freigaben, die innerhalb des gemeinsamen Ordners namens “Organisationsordner” auf kDrive durchgeführt werden können, und erklärt, wie Sie den Zugriff auf den Ordner einschränken können, wenn bestimmte Benutzer nicht auf alles zugreifen sollen, was sich bereits darin befindet. Es ist sehr einfach, eine Freigabe jederzeit zu ändern.

Von einer einfachen Freigabe zu einer Einladung zu my kSuite wechseln

Stellen Sie sich vor…

• … ein kDrive innerhalb einer my kSuite…
• … mit 1 einzigen Benutzer von 2…
  
• … Daten in “Organisationsordner” und in “Mein Ordner”:
  

A. Ergebnis einer Freigabe ohne Notwendigkeit der Registrierung des eingeladenen Benutzers

Ein Ordner, der sich in Organisationsordner befindet, wird zunächst mit einem neuen Benutzer geteilt, der diesem kDrive und Infomaniak vollständig extern ist, über einen öffentlichen Freigabelink:

1. Machen Sie einen Rechtsklick auf den betreffenden Ordner oder Unterordner.
2. Wählen Sie das Element Freigeben:
   
3. Dann:
   1. Bleiben Sie im ersten Reiter.
   2. Aktivieren Sie den öffentlichen Freigabelink.
   3. Passen Sie die Sicherheitseinstellungen nach Bedarf an.
   4. Kopieren Sie den Link, um ihn zu senden, oder senden Sie ihn direkt aus dem Fenster:
      

Daher erhält der Benutzer, der diesen öffentlichen Link aufruft, diese Art von Ansicht:

• Er kann navigieren, ansehen und herunterladen die Dateien, einschließlich in seinem eigenen kDrive, alles in Schreibschutz:
  

B. Ergebnis einer Freigabe mit Registrierung (nicht in my kSuite+ enthalten)

Ein Ordner, der sich in Organisationsordner befindet (oder jeder Ordner von kDrive, da diese Funktion auch mit einem kDrive Solo gültig ist), wird nun mit einem Benutzer des Typs “extern” geteilt, der sich registrieren oder sich mindestens in seinem Konto anmelden muss, wenn er bereits eines besitzt, und die Einladung akzeptieren muss.

Um dies zu tun, müssen Sie dieses Mal den zweiten Reiter zum Freigeben auswählen:

1. Machen Sie einen Rechtsklick auf den betreffenden Ordner oder Unterordner.
2. Wählen Sie das Element Freigeben.
3. Klicken Sie auf den zweiten Reiter.
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse des betreffenden Benutzers an.
5. Klicken Sie, um ihn hinzuzufügen (die Manipulation kann für mehrere Benutzer gleichzeitig erfolgen):
   
6. In Bezug auf die Freiheit, die dem Benutzer gewährt wird, die Teile des kDrive zu ändern oder nicht, auf die er zugreifen wird, ist die hier getroffene Wahl die, Ändern.
7. Klicken Sie auf Einladung senden:
   
8. Diese Wahl (siehe Punkt 6 oben) ermöglicht es, diese Person zunächst als externen Benutzer einzuladen — siehe unten für die vollständige kSuite-Einladung):
   
9. Der Administrator kann die ausstehende Anfrage sehen und die Einladung bei Bedarf erneut senden:
   
10. Die eingeladene Person erhält eine E-Mail, um sich als Infomaniak-Benutzer zu registrieren:
    
11. Die Person füllt das Formular mit ihren Kontaktdaten aus und wählt ein Passwort, ihre E-Mail-Adresse ist vorab ausgefüllt, diese wird ihre Infomaniak-Konto-ID sein:
    
12. Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, bietet eine vereinfachte kDrive-Schnittstelle links „Mit mir geteilt“ an:
    • auf den freigegebenen Inhalt zuzugreifen (nur der anfänglich freigegebene Inhalt, nicht der gesamte gemeinsame Ordner)
    • den freigegebenen Inhalt zu ändern (ohne jedoch die Möglichkeit zu haben, den zum Zeitpunkt der Freigabe vorhandenen Inhalt zu löschen)
    • eigenen Inhalt hinzuzufügen/löschen:
      
    • Die eventuellen vorgenommenen Änderungen sind allen Benutzern gemeinsam, die auf diesen Teil dieses kDrive zugreifen.
    • Der Benutzer hat keinen privaten/persönlichen Speicherplatz.
    • Er kann die kDrive-Mobil-/Desktop-App installieren und sich damit verbinden, aber keine Daten werden sichtbar sein:
      
       

    • Der Benutzer muss zwingend über die Online-Schnittstelle auf die mit ihm geteilten Dateien zugreifen, solange er externer Benutzer ist, selbst wenn er ein persönliches kDrive besitzt!

13. Auf der Seite des kDrive-Administrator-Dashboards werden die Benutzer wie folgt dargestellt:
    

C. Ergebnis einer Freigabe mit Registrierung als kSuite-Benutzer

Stellen Sie sich nun vor, dass noch keine Freigabe oder Einladung stattgefunden hat. Wiederholen Sie die Punkte 1 bis 7 oben…
… dann beim Punkt 8:

1. Laden Sie diese Person als kSuite-Benutzer ein, indem Sie auf den Link klicken, der die Seite zur Benutzerverwaltung in einem neuen Reiter öffnet:
   
2. Erstellen Sie den kSuite-Benutzer (indem Sie der Reihenfolge A (falls erforderlich) dann B und C unten folgen):
   
3. Beginnen Sie mit der Erstellung des Benutzers (indem Sie der Reihenfolge D-E-F-G-H unten folgen):
   • D — Geben Sie einen Vornamen und einen Nachnamen ein.
   • E & F — Je nach Bedarf erhalten Sie erweiterte oder eher eingeschränkte Rechte innerhalb der Organisation, hier nur den Status Benutzer (nehmen Sie Kenntnis von den verschiedenen Berechtigungen (Zugangsrechte zu Produkten zum Beispiel) und Kontaktpräferenzen des Administrators eines Benutzers innerhalb einer Organisation).
   • G — Wählen Sie aus, ob Sie eine E-Mail-Adresse für den Benutzer erstellen möchten oder nicht; dies beeinflusst die Art und Weise, wie Sie dem Benutzer die Anmeldung ermöglichen (hier mit der gewünschten E-Mail-Adresse - während die Einladung an eine andere E-Mail-Adresse gesendet wird).
   • H — Der nächste Schritt ermöglicht es, den Benutzer in ein mögliches Arbeitsteam zu integrieren:
     
4. Sobald das Verfahren abgeschlossen ist:
   • I — Die eingeladene Person erhält eine E-Mail, um sich als Infomaniak-Benutzer zu registrieren, und Sie können sie hier bei Bedarf erneut einladen.
   • J — Je nach der der eingeladenen Person zugewiesenen Rolle (siehe Punkt E oben) können Sie jederzeit festlegen, welche Produkte sie über den Infomaniak Manager verwalten kann:
     

D. Zugang des Benutzers einschränken

Sobald die Registrierung abgeschlossen ist, ermöglicht die kDrive-Schnittstelle des neuen Benutzers in den meisten Fällen den Zugriff auf alle Inhalte, die mit allen kDrive-Benutzern geteilt wurden.

Wenn der eingeladene Benutzer in diesem gemeinsamen Ordner nichts sieht, überprüfen Sie vom Administratorkonto aus, ob die Freigaberechte auf alle kDrive-Benutzer erweitert wurden:

 

Das Gegenteil ist ebenfalls möglich: Wenn der neue kSuite-Benutzer auf alle Organisationsordner zugreift und dies nicht gewünscht ist, muss der Administrator die Freigabe des übergeordneten Ordners (z.B. des Ordners an der Wurzel des gemeinsamen Ordners) ändern:

1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner, wählen Sie das Element Freigeben aus, dann das zweite Freigabetab und klicken Sie auf Verwalten rechts, um die Löschung der Freigabe auszuwählen (die Wirkung ist rekursiv und gilt daher für alle im übergeordneten Ordner enthaltenen Elemente):
   
   
    
2. Führen Sie dann eine Freigabe durch, die jedoch auf den betreffenden Ordner beschränkt ist:
   
    
3. Überprüfen Sie die Spalte der Zugriffe in der kDrive-Struktur:
   
4. Und schon sieht der Benutzer nur noch einen Teil des trotzdem gemeinsamen Ordners:
   
5. Und dieses Mal, wenn der Benutzer die kDrive-App installiert, kann er den entsprechenden kDrive auswählen:
   
   und auf die Dateien auf dem Computer zugreifen: