Diese Anleitung erklärt, wie Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz (automatische E-Mail-Antwort) für eine bei Infomaniak verwaltete E-Mail-Adresse aktivieren. So können Sie Ihren Korrespondenten mitteilen, dass Sie im Moment nicht in der Lage sind, ihnen zu antworten, weil Sie abwesend sind, im Urlaub usw.

Einleitung

• Die automatische Antwort bei Abwesenheit kann über die Webanwendung Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) und über das Manager-Portal aktiviert werden, in dem alle Adressen eines Mail-Dienstes verwaltet werden.
• Sie können eine bereits gespeicherte Nachricht aktivieren oder deaktivieren, aber es kann nicht mehr als eine aktive Abwesenheitsnotiz für dieselbe E-Mail-Adresse geben: Die Aktivierung einer Nachricht deaktiviert gegebenenfalls eine andere.

Abwesenheitsnotiz über die Webanwendung Mail von Infomaniak aktivieren

Voraussetzungen

• Sie müssen die Berechtigung haben, die Abwesenheitsnotiz zu verwalten: Wenn Sie zur Webanwendung Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) eingeladen wurden, um Ihre Adresse zu verwalten, ist es möglich, dass der Administrator des Mail-Dienstes Ihnen diese Berechtigung über sein Administratorkonto entzogen hat.

Um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren:

1. Klicken Sie hier, um auf die Webanwendung Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen ‍ oben rechts.
3. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende E-Mail-Adresse im Dropdown-Menü der linken Seitenleiste aus.
4. Klicken Sie auf Abwesenheitsnotiz:
   
5. Aktivieren Sie gegebenenfalls die automatische Antwort oder lesen Sie weiter unten:
   

Abwesenheitsnotiz im Infomaniak Manager aktivieren

Um die Abwesenheitsnotiz im Manager zu aktivieren:

1. Klicken Sie hier, um zur Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zu gelangen (Benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie direkt auf den Namen des betreffenden Produkts:
   
3. Klicken Sie in der angezeigten Tabelle auf die betreffende E-Mail-Adresse:
   
4. Klicken Sie im linken Menü auf Abwesenheitsnotiz.
5. Aktivieren Sie gegebenenfalls die automatische Antwort oder lesen Sie weiter unten:
   

Abwesenheitsnotiz verfassen

Um die Nachricht zu verwalten, die automatisch als Antwort gesendet werden soll:

1. Klicken Sie auf Hinzufügen:
   
   Anschließend:
   
   1. Geben Sie einen Namen für Ihre Abwesenheitsnotiz ein (um sie von anderen Nachrichten zu unterscheiden, falls Sie mehrere erstellen).
   2. Legen Sie fest, ob die automatische Antwort an bestimmten Tagen der Woche wiederholt werden soll.
   3. Legen Sie ein Enddatum/eine Endzeit fest, falls die Nachricht nach einer bestimmten Dauer nicht mehr gesendet werden soll.
   4. Legen Sie ein Startdatum/eine Startzeit fest, falls die Nachricht für einen bestimmten Zeitraum in der Zukunft geplant ist.
   5. Verfassen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz.
   6. Zeigen Sie die erweiterten Einstellungen an.
   7. Geben Sie eine weitere E-Mail-Adresse an, die für den Versand Ihrer automatischen Abwesenheitsnotiz verwendet werden soll; es werden nur die folgenden Adresstypen angezeigt:
      • alternative E-Mail-Adresse (Alias, z. B. jean-francois@… / jf@…)
      • verknüpfte Domain (Alias, z. B. jf@domain1.abc / jf@name.xyz)
   8. Geben Sie bestimmte E-Mail-Adressen ein (oder @domain.xyz für eine ganze Domain), damit diese keine Abwesenheitsnotiz erhalten.
   9. Klicken Sie auf den blauen Button unten rechts, um die Nachricht hinzuzufügen.
2. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, können Sie sie aktivieren oder deaktivieren.
3. Sie können auch eine bereits gespeicherte Nachricht über das Bleistift-Symbol ✎ rechts bearbeiten:
   

Wie oft wird die automatische Antwort gesendet?

Ihre Antwort wird nur einmal an die Personen gesendet, die Ihnen Nachrichten schicken.

Wenn derselbe Absender Ihnen jedoch 7 Tage nach der vorherigen E-Mail eine neue E-Mail sendet und Ihre automatische Antwort weiterhin aktiviert ist, wird ihm erneut eine automatische Antwort gesendet, um ihn daran zu erinnern, dass Sie keinen Zugriff auf Ihr Postfach haben.

Beachten Sie daher, dass es normal ist, dass dies nur beim ersten Versuch funktioniert, wenn Sie einen Test mit Ihrer Adresse durchführen. Bei nachfolgenden Versuchen sendet die automatische Antwort die Nachricht nicht mehr, wenn sie erkennt, dass die Nachricht von einer Adresse stammt, die bereits zuvor eine Nachricht gesendet hat. Sie müssen dann einen neuen Versuch von einer anderen E-Mail-Adresse aus durchführen.

Sie können den 7-Tage-Zähler zurücksetzen, indem Sie beim Bearbeiten Ihrer Nachricht auf Zurücksetzen klicken:

Mehr Möglichkeiten mit Vorlagen

Personalisierte Vorlagen können beispielsweise direkt bei der Erstellung einer neuen E-Mail-Adresse in Ihrem Mail-Service oder in großen Mengen für alle Adressen Ihrer Domain angewendet werden. Mehr erfahren