Diese Anleitung erklärt, wie Sie eine automatische Abwesenheitsnotiz (automatische E-Mail-Antwort „nicht im Büro“) für eine bei Infomaniak verwaltete E-Mail-Adresse aktivieren. So können Sie Ihren Korrespondenten mitteilen, dass Sie im Moment nicht in der Lage sind, ihnen zu antworten, da Sie abwesend sind, im Urlaub usw.

Einleitung

• Die automatische Antwort bei Abwesenheit kann über die Web-App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) und über den Manager aktiviert werden, in dem alle Adressen eines Mail-Dienstes verwaltet werden.
• Sie können eine bereits gespeicherte Nachricht aktivieren oder deaktivieren, aber es können nicht mehrere Abwesenheitsnotizen für dieselbe E-Mail-Adresse aktiv sein: Die Aktivierung einer Nachricht deaktiviert gegebenenfalls eine andere.

Abwesenheitsnotiz über die Web-App Mail von Infomaniak aktivieren

Voraussetzungen

• Sie müssen die Berechtigung haben, die Abwesenheitsnotiz zu verwalten: Wenn Sie zur Web-App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) eingeladen wurden, um Ihre Adresse zu verwalten, hat der Administrator des Mail-Dienstes Ihnen möglicherweise diese Berechtigung über sein Administratorkonto entzogen.

Um die Abwesenheitsnotiz zu aktivieren:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Mail von Infomaniak (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) zuzugreifen.
2. Klicken Sie oben rechts auf das Symbol Einstellungen ‍.
3. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende E-Mail-Adresse im Dropdown-Menü der linken Seitenleiste aus.
4. Klicken Sie auf Abwesenheitsnotiz:
   
5. Aktivieren Sie gegebenenfalls die automatische Antwort oder lesen Sie weiter unten:
   

Abwesenheitsnotiz im Infomaniak Manager aktivieren

So aktivieren Sie die Abwesenheitsnotiz im Manager:

1. Klicken Sie hier, um zur Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zu gelangen (Benötigen Sie Hilfe?).
2. Klicken Sie direkt auf den Namen des betreffenden Produkts:
   
3. Klicken Sie in der angezeigten Tabelle auf die betreffende E-Mail-Adresse:
   
4. Klicken Sie im Menü der linken Seitenleiste auf Abwesenheitsnotiz.
5. Aktivieren Sie gegebenenfalls die automatische Antwort oder lesen Sie weiter unten:
   

Abwesenheitsnotiz verfassen

So verwalten Sie die Nachricht, die automatisch als Antwort gesendet werden soll:

1. Klicken Sie auf Hinzufügen:
   
   Anschließend:
   
   1. Geben Sie einen Namen für Ihre Abwesenheitsnotiz ein (um sie von anderen Nachrichten zu unterscheiden, falls Sie mehrere erstellen).
   2. Legen Sie fest, ob die automatische Antwort an bestimmten Tagen der Woche wiederholt werden soll.
   3. Legen Sie ein Enddatum/eine Endzeit fest, falls die Nachricht nach einer bestimmten Dauer nicht mehr gesendet werden soll.
   4. Legen Sie ein Startdatum/eine Startzeit fest, falls die Nachricht für einen bestimmten Zeitraum in der Zukunft geplant ist.
   5. Verfassen Sie Ihre Abwesenheitsnotiz.
   6. Zeigen Sie die erweiterten Einstellungen an.
   7. Legen Sie gegebenenfalls eine weitere E-Mail-Adresse fest, die zum Senden Ihrer automatischen Abwesenheitsnotiz verwendet wird; es werden nur die folgenden Adresstypen angezeigt:
      • alternative E-Mail-Adresse (Alias, z. B. jean-francois@… / jf@…)
      • verknüpfte Domain (Alias, z. B. jf@domain1.abc / jf@name.xyz)
   8. Geben Sie bestimmte E-Mail-Adressen ein (oder @domain.xyz für eine ganze Domain), damit diese die Abwesenheitsnotiz nicht erhalten.
   9. Klicken Sie auf den blauen Button unten rechts, um die Nachricht hinzuzufügen.
2. Nachdem Sie sie hinzugefügt haben, können Sie sie aktivieren oder deaktivieren.
3. Sie können eine bereits gespeicherte Nachricht auch über das Bearbeitungssymbol ✎ rechts bearbeiten:
   

Wie oft wird die automatische Antwort gesendet?

Ihre Antwort wird nur einmal an die Personen gesendet, die Ihnen Nachrichten schicken.

Wenn derselbe Absender Ihnen jedoch 7 Tage nach der vorherigen E-Mail eine neue E-Mail sendet und Ihre automatische Antwort weiterhin aktiviert ist, wird ihm erneut eine automatische Antwort gesendet, um ihn daran zu erinnern, dass Sie keinen Zugriff auf Ihr Postfach haben.

Beachten Sie daher, dass es bei einem Test mit Ihrer Adresse normal ist, dass dies nur beim ersten Mal funktioniert. Bei nachfolgenden Tests sendet die automatische Antwort die Nachricht nicht mehr, wenn sie erkennt, dass die Nachricht von einer Adresse stammt, die bereits zuvor eine Nachricht gesendet hat. Sie müssen dann einen neuen Test von einer anderen E-Mail-Adresse aus durchführen.

Sie können den 7-Tage-Zähler zurücksetzen, indem Sie beim Bearbeiten Ihrer Nachricht auf Zurücksetzen klicken:

Mehr Möglichkeiten mit Vorlagen

Benutzerdefinierte Vorlagen können beispielsweise direkt bei der Erstellung einer neuen E-Mail-Adresse in Ihrem Mail-Service oder in großen Mengen für alle Adressen Ihrer Domain angewendet werden. Mehr erfahren