Dieser Leitfaden erklärt, wie Sie einen Abwesenheitsassistenten (automatische E-Mail-Nachricht) auf einer bei Infomaniak verwalteten E-Mail-Adresse aktivieren. Sie können Ihre Korrespondenzpartner:in somit darüber informieren, dass Sie ihnen nicht sofort antworten können, weil Sie abwesend, im Urlaub usw. sind.abwesend)

Einleitung

• Die automatische Antwort bei Abwesenheit kann über die Infomaniak Web-App Mail (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) und über den Manager aktiviert werden, in dem alle Adressen eines Mail-Dienstes verwaltet werden.
• Sie können eine bereits gespeicherte Nachricht aktivieren oder deaktivieren, aber es kann nicht mehrere aktive Abwesenheitsassistenten auf derselben E-Mail-Adresse geben: Die Aktivierung einer Nachricht deaktiviert gegebenenfalls eine andere.

Abwesenheitsassistent über die Infomaniak Web-App Mail aktivieren

Voraussetzungen

• Berechtigung zum Verwalten des Abwesenheitsassistenten: Wenn Sie zur Infomaniak Web-App Mail (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) eingeladen wurden, um Ihre Adresse zu verwalten, ist es möglich, dass Ihnen die Administrator:innen des Mail-Dienstes dieses Recht über deren Admin-Konto entzogen hat.

Um die Abwesenheitsnachricht zu aktivieren:

1. Hier klicken, um auf die Infomaniak Web-App Mail (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/mail) zuzugreifen.
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen ‍ oben rechts.
3. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende E-Mail-Adresse im Dropdown-Menü des linken Seitenmenüs aus.
4. Klicken Sie auf Abwesenheitsassistent:
   
5. Aktivieren Sie die automatische Nachricht gegebenenfalls oder lesen Sie weiter unten.

Abwesenheitsassistent über den Infomaniak Manager aktivieren

Um die Abwesenheitsnachricht über den Manager zu aktivieren:

1. Hier klicken, um auf die Verwaltung Ihres Produkts im Infomaniak Manager zuzugreifen (Hilfe benötigt?).
2. Klicken Sie direkt auf den Namen, der dem betreffenden Produkt zugewiesen wurde.
3. Klicken Sie auf die betreffende E-Mail-Adresse in der angezeigten Tabelle.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Anrufbeantworter und Signaturen.
5. Aktivieren Sie die automatische Nachricht gegebenenfalls oder lesen Sie weiter unten.

Verfassen Sie die Abwesenheitsnachricht

Um die Nachricht zu verwalten, die automatisch als Antwort gesendet werden soll, klicken Sie auf Hinzufügen:

dann:

• A: Geben Sie einen Namen für Ihren Autorepsonder ein (um ihn von anderen Nachrichten zu unterscheiden, falls Sie mehrere erstellen).
• B: Legen Sie fest, ob die automatische Antwort an bestimmten Wochentagen wiederholt erfolgen soll.
• C: Legen Sie ein Enddatum/eine Endzeit fest, wenn die Nachricht nicht mehr gesendet werden soll, nachdem eine bestimmte Dauer überschritten wurde.
• D: Legen Sie ein Startdatum/eine Startzeit fest, wenn die Nachricht für eine bestimmte Zeit in der Zukunft geplant ist.
• E: Verfassen Sie Ihre Abwesenheitsnachricht.
• F: Zeigen Sie die erweiterten Einstellungen an.
• G: Legen Sie eine eventuelle andere E-Mail-Adresse fest, die zum Senden Ihrer automatischen Abwesenheitsnachricht verwendet wird (die Adresse muss zuvor überprüft werden).
• H: Geben Sie spezifische E-Mail-Adressen ein (oder @domain.xyz für eine gesamte Domain), um zu verhindern, dass diese die Abwesenheitsnachricht erhalten.

Klicken Sie dann auf die blaue Schaltfläche unten rechts, um die Nachricht hinzuzufügen.

Sobald sie hinzugefügt wurde, können Sie sie aktivieren oder deaktivieren:

Sie können auch eine bereits gespeicherte Nachricht mit dem Bleistift ✎ Symbol rechts bearbeiten.

Wie oft wird die automatische Antwort gesendet?

Ihre Antwort wird nur einmal✎ an die Personen gesendet, die Ihnen Nachrichten schicken.

Wenn jedoch der- oder dieselbe Absender:in Ihnen 7 Tage nach der vorherigen Nachricht eine neue E-Mail sendet und Ihr automatischer Anrufbeantworter noch aktiviert ist, wird ihm erneut eine automatische Antwort gesendet, um ihn daran zu erinnern, dass Sie keinen Zugriff auf Ihre Mailbox haben.

Achten Sie darauf, wenn Sie einen Test mit Ihrer Adresse durchführen, ist es normal, dass dies nur beim ersten Mal funktioniert. Bei den folgenden Tests sendet der Anrufbeantworter die Nachricht nicht mehr, wenn er erkennt, dass die Nachricht von einer Adresse stammt, die zuvor bereits eine Nachricht gesendet hat. Sie müssen also einen neuen Test von einer anderen E-Mail-Adresse aus durchführen.

Sie können den 7-Tage-Zähler zurücksetzen, indem Sie auf Zurücksetzen klicken, wenn Sie Ihre Nachricht bearbeiten:

Weiter mit Vorlagen

Benutzerdefinierte Vorlagen können ab der Erstellung einer neuen E-Mail-Adresse in Ihrem Mail-Service angewendet werden, z. B. oder in Masse auf alle Adressen Ihrer Domain. Mehr erfahren