Dieser Leitfaden beschreibt die Funktion zur Raumbuchung (für Besprechungsräume, Sporträume, Kursräume usw.), die in der Web-App Kalender von Infomaniak verfügbar ist (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).

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Einleitung

• Es ist möglich, physische Besprechungsräume zu erstellen und mit Ereignissen in Calendar zu verknüpfen, um beispielsweise eine Veranstaltung an einem bestimmten Ort mit begrenzter Ausstattung und Sitzplatzanzahl zu organisieren.
• Für jeden erstellten Raum wird ein eigener Kalender in der App angezeigt, der sich teilen lässt (❓: Hilfe).
• Eine doppelte (oder mehrfache) Raumreservierung ist möglich.
• Anzahl der möglichen Konferenzräume pro Ressource:
  • kSuite Free = 1
  • kSuite Standard = 2
  • kSuite Business = 6
  • kSuite Enterprise = 50

Konferenzräume konfigurieren

Voraussetzungen

• Sie müssen Administrator oder gesetzlicher Vertreter der Organisation sein (❓: Hilfe).
  • Benutzer mit eingeschränkten Rechten (Mitarbeiter und Kunden), die Zugriff auf dieses Produkt haben, können dies nicht tun.

So erstellen Sie Räume, die von Mitarbeitern reserviert werden können:

1. Klicken Sie hier, um auf die Web-App Kalender von Infomaniak zuzugreifen (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Klicken Sie auf das Symbol Einstellungen ‍ oben rechts.
3. Überprüfen oder wählen Sie die betreffende Organisation im Dropdown-Menü der linken Seitenleiste aus.
4. Klicken Sie in der linken Seitenleiste auf Räume.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Raum erstellen:
   
6. Geben Sie die wichtigsten Informationen ein, wie z. B. den Namen, den genauen Standort (vollständige Adresse, Etage), eine Farbe und die maximale Anzahl an Personen, die den Raum nutzen können:
   
7. Fügen Sie gegebenenfalls vorhandene Geräte im Raum und auf der entsprechenden Etage hinzu.
8. Klicken Sie auf Speichern, um die dem Raum zugeordneten Geräte zu speichern:
   
9. Klicken Sie auf Speichern, um den Konferenzraum zu erstellen:
   

Aktionen für den erstellten Konferenzraum

Wenn Sie mehrere ähnliche Räume haben, können Sie deren Erstellung beschleunigen, indem Sie den ersten duplizieren:

• Klicken Sie auf das Aktionsmenü ⋮ rechts neben dem betreffenden Raum in der angezeigten Tabelle:
  

Ein Ereignis erstellen und ihm einen Raum zuweisen

Sobald der Raum erstellt und konfiguriert wurde, erstellen Sie einfach ein Ereignis, um ihm den gewünschten Raum zuzuweisen:

1. Hier klicken, um auf die Web-App Kalender von Infomaniak zuzugreifen (Online-Dienst ksuite.infomaniak.com/calendar).
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche ‍ Erstellen oben links.
3. Klicken Sie auf Ereignis.
4. Klicken Sie auf Raum hinzufügen:
   
5. Klicken Sie in das Feld Raum oder Ort suchen, um die verfügbaren Räume für den ausgewählten Zeitraum anzuzeigen (die letzten drei Reservierungen werden von der aktuellsten zur ältesten angezeigt).
6. Klicken Sie auf Speichern, um das Ereignis und den zugehörigen Raum im Kalender zu veröffentlichen:
   
7. Auf der Veranstaltungsseite im Kalender finden Sie alle Informationen zum ausgewählten Veranstaltungsort (und im Kalender des Veranstaltungsortes – siehe unten):
   

Überblick über die Veranstaltungsorte und deren Belegung

Es ist möglich, einen Gesamtüberblick über den Kalender jedes Raums zu erhalten, um dessen Belegung einzusehen. Wenn ein Raum erstellt wird, wird nämlich ein zugehöriger Kalender in den Kalendern der Organisation erstellt:

Ihr persönlicher kSuite-Bereich (❓: Hilfe) zeigt Ihnen auch eine Echtzeitansicht der Verfügbarkeit Ihrer Räume, mit der Möglichkeit, einen Raum mit wenigen Klicks zu reservieren, was Ihnen bei der Organisation Ihrer Meetings Zeit spart: