Deze handleiding legt uit hoe u een afwezigheidsassistent (automatische e-mailbericht) kunt activeren voor een e-mailadres dat wordt beheerd door Infomaniak. Zo kunt u uw correspondenten informeren dat u momenteel niet kunt reageren, omdat u afwezig bent, op vakantie bent, enz.afwezig.

Inleiding

• De automatische afwezigheidsmelding kan worden geactiveerd via de web-app Mail van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail) en via de Manager, waarin alle adressen van een e-maildienst worden beheerd.
• U kunt een reeds opgeslagen bericht activeren of deactiveren, maar er kunnen niet meerdere actieve afwezigheidsassistenten op hetzelfde e-mailadres actief zijn: het activeren van een bericht deactiveert mogelijk een ander bericht.

Afwezigheidsassistent activeren via de web-app Mail van Infomaniak

Vereisten

• Toestemming om de afwezigheidsassistent te beheren: als u bent uitgenodigd om via de web-app Mail van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail) uw adres te beheren, is het mogelijk dat de beheerder van de e-maildienst u dit recht via zijn beheerdersaccount heeft ingetrokken.

Om de afwezigheidsmelding te activeren:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot de web-app Mail van Infomaniak (online dienst ksuite.infomaniak.com/mail).
2. Klik op het pictogram Instellingen ‍ rechtsboven.
3. Controleer of selecteer het betreffende e-mailadres in het vervolgmenu in het linkermenubalk.
4. Klik op Afwezigheidsassistent:
   
5. Activeer de automatische melding indien nodig, of lees verder hieronder:
   

Afwezigheidsassistent activeren via de Infomaniak Manager

Om de afwezigheidsmelding via de Manager te activeren:

1. Klik hier om toegang te krijgen tot het beheer van uw product in de Infomaniak Manager (Hulp nodig?).
2. Klik direct op de naam die aan het betreffende product is toegewezen:
   
3. Klik op het betreffende e-mailadres in de weergegeven tabel:
   
4. Klik op het menu Spraakassistent in het linkermenubalk.
5. Activeer de automatische melding indien nodig, of lees verder hieronder:
   

Afwezigheidsmelding opstellen

1. Om de automatische antwoordbericht te beheren, klikt u op Toevoegen:
   
   Vervolgens:
   
   1. Geef een naam op voor uw voicemailbericht (om het te onderscheiden van andere berichten, mocht u er meerdere aanmaken).
   2. Stel in of de automatische antwoordbericht op bepaalde dagen van de week moet worden herhaald.
   3. Stel een einddatum/eindtijd in, wanneer het bericht niet meer verzonden moet worden.
   4. Stel een startdatum/starttijd in, als het bericht voor een bepaalde periode in de toekomst gepland is.
   5. Stel uw afwezigheidsbericht op.
   6. Toon de geavanceerde instellingen.
   7. Stel eventueel een ander e-mailadres in dat gebruikt wordt voor het verzenden van uw automatische afwezigheidsbericht (dit adres moet eerst geverifieerd zijn).
   8. Geef specifieke e-mailadressen op (of @domein.xyz voor een heel domein), zodat deze geen afwezigheidsbericht ontvangen.
   9. Klik op de blauwe knop rechtsonder om het bericht toe te voegen.
2. Zodra het is toegevoegd, kunt u het activeren of deactiveren.
3. U kunt ook een reeds opgeslagen bericht bewerken via het potlood-icoon ✎ rechts:
   

Hoe vaak wordt de automatische antwoordbericht verzonden?

Uw antwoordbericht wordt slechts één keer verzonden naar de personen die u berichten sturen.

Als dezelfde afzender u echter 7 dagen na de vorige e-mail een nieuwe e-mail stuurt en uw automatische antwoordapparaat nog steeds is ingeschakeld, wordt er opnieuw een automatisch antwoord verzonden om hem eraan te herinneren dat u geen toegang heeft tot uw e-mails.

Let er dus op dat, wanneer u een test uitvoert op uw adres, dit alleen de eerste keer werkt. Bij de volgende tests zal het antwoordapparaat de melding niet meer verzenden als het detecteert dat de melding afkomstig is van een adres dat eerder al een melding heeft verzonden. U moet dus een nieuwe test uitvoeren vanaf een ander e-mailadres.

U kunt de 7-daagse teller resetten door op Resetten te klikken wanneer u uw bericht bewerkt:

Ga verder met de sjablonen

Aangepaste sjablonen kunnen worden toegepast vanaf het moment dat u een nieuw e-mailadres aanmaakt in uw e-maildienst, bijvoorbeeld, of in bulk op alle adressen van uw domein. Lees meer