Gérer les messages d'absence Mail

Ce guide explique comment activer un répondeur (message e-mail automatique "out of office") sur une adresse mail gérée auprès d'Infomaniak. Vous pourrez ainsi informer vos correspondants que vous n'êtes pas en mesure de leur répondre dans l'immédiat, parce que vous êtes absent, en vacances, etc.

Préambule

• la réponse automatique en cas d'absence peut être activée depuis Mail Infomaniak et depuis le Manager où sont gérées toutes les adresses d'un Service Mail
• vous pouvez activer ou désactiver un message déjà enregistré, mais il ne peut y avoir plusieurs répondeurs actifs sur une même adresse mail: l'activation d'un message désactive un autre le cas échéant

Activer le répondeur depuis Mail Infomaniak pour navigateur Web

Prérequis

• disposer d'un accès valide à Mail Infomaniak dans lequel l'adresse mail est rattachée
• avoir la permission de gérer le répondeur: si vous aviez été invité sur Mail afin de gérer votre adresse, il est possible que le gestionnaire du Service Mail vous ait retiré ce droit depuis son compte admin

Pour activer le message d'absence depuis Mail:

1. se connecter à Mail Infomaniak (mail.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
2. cliquer sur l'icône ‍ en haut à droite de l'interface
3. vérifier ou sélectionner l'adresse mail concernée dans le menu déroulant
4. cliquer sur Répondeur
   
5. activer le message automatique le cas échéant ou lire plus bas

Activer le répondeur depuis le Manager Infomaniak

Pour activer le message d'absence depuis le Manager:

1. se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
2. cliquer sur l'icône ‍ en haut à droite de l'interface (ou naviguer grâce au menu latéral gauche p.ex)
3. choisir Service Mail (univers Outils collaboratifs)
4. cliquer sur le nom de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche
5. cliquer sur l'adresse mail concernée dans le tableau qui s'affiche
6. cliquer sur l'onglet Répondeur et signatures
7. activer le message automatique le cas échéant ou lire plus bas

Rédiger le message d'absence

Pour gérer le message qui devra être automatiquement envoyé en réponse, cliquer sur Ajouter:

puis :

• A: entrer un nom pour votre répondeur (afin de le distinguer d'autres messages si vous en créez plusieurs)
• B: définir si la réponse automatique doit être apportée de façon récurrente certains jours précis de la semaine
• C: définir une date/heure de fin si le message ne doit plus être envoyé au-delà d'une certaine durée
• D: définir une date/heure de début si le message est prévu à l'avance pour une période précise dans le futur
• E: rédiger votre message d'absence
• F: afficher les paramètres avancés
• G: définir une éventuelle autre adresse mail qui servira à l'envoi de votre message automatique d'absence (l'adresse devra au préalable être vérifiée)
• H: entrer des adresses mail précises (ou @domain.xyz pour un domaine entier) pour éviter que ceux-ci ne reçoivent ce message d'absence

puis cliquer sur le bouton bleu en bas à droite pour Ajouter le message.

Une fois ajouté, vous pouvez l'activer ou le désactiver:

Vous pouvez également éditer un message déjà enregistré par l'icône crayon à droite.

A quelle fréquence la réponse automatique est-elle envoyée ?

Votre réponse n'est envoyée qu'une seule fois‍ aux personnes qui vous envoient des messages.

Toutefois, si un même expéditeur vous envoie un nouvel e-mail 7 jours après le précédent et si votre répondeur automatique est toujours activé, une réponse automatique lui est à nouveau envoyée pour lui rappeler que vous n'avez pas accès à votre messagerie.

Attention donc si vous faites un essai sur votre adresse il est normal que cela ne fonctionne que la première fois. Lors des essais suivants, le répondeur n'envoie plus le message lorsqu'il détecte que le message provient d'une adresse ayant déjà envoyé un message auparavant. Il faudra donc faire un nouvel essai depuis une autre adresse mail.

Vous pouvez remettre à zéro le compteur des 7 jours en cliquant sur Réinitialiser quand vous éditez votre message:

Aller plus loin avec les modèles

Des modèles personnalisés peuvent être appliqués dès la création d'une nouvelle adresse mail sur votre Service Mail p.ex, ou en masse sur toutes les adresses de votre domaine. En savoir plus