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Créer un modèle de signature pour votre courrier
Ce guide explique comment créer un modèle de signature (ce guide détaille le fonctionnement de l'outil signature) pour toute votre messagerie sur Mail Infomaniak.
Qu'est-ce qu'un modèle ?
Un modèle permet de créer la base neutre d'un outil qui pourra être par la suite utilisé par plusieurs utilisateurs d'un même Service Mail Infomaniak, voire même personnalisé en fonction de la personne qui va s'en servir.
Créer un modèle de signature
Pour créer un modèle:
- se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
- cliquer sur l'icône en haut à droite de l'interface (ou naviguer grâce au menu latéral gauche p.ex)
- choisir Service Mail (univers Outils collaboratifs)
- cliquer sur le nom de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche
- cliquer sur Configuration globale dans le menu latéral gauche
- cliquer sur l'onglet Signatures
- cliquer sur Ajouter un modèle de signature
- sélectionner le type de modèle
- cliquer sur le bouton bleu Continuer
- choisir un design parmi les exemples de styles de présentation:
- remplir les champs, les informations sociales, le contenu imagé, etc.
- cliquer sur le bouton bleu Continuer
- finaliser la création du modèle et décider si ce modèle doit être appliqué aux utilisateurs des adresses existantes sur le Service Mail
- cliquer sur le bouton bleu Terminer ou sauvegarder comme brouillon
Champs et variables disponibles
En plus de rédiger un modèle de signature unique, vous avez la possibilité d'insérer aux endroits nécessaires des informations qui seront adaptées à partir des informations automatiquement reprises de l'utilisateur mais également complétées manuellement par celui-ci:
- Nom
- Prénom
- Numéro de téléphone
- Intitulé de poste etc.
Ainsi, les utilisateurs qui auront accès à ce modèle de signature pourront simplement entrer l'une ou l'autre de ces informations dans des cases situées en dessous de la fenêtre de rédaction de leur signature, sans se soucier de la conception graphique de la signature elle-même.
Gérer la visibilité des modèles
Si l'option de création automatique est activée (dernière étape de l'assistant de création), les modèles de signatures créés seront appliqués aux utilisateurs des adresses mail:
Une autre option disponible sur la page de gestion des modèles de signature pour les gestionnaires de Service Mail permet de "limiter les utilisateurs à l'utilisation exclusive de vos modèles de signature":
Les utilisateurs du Service Mail en question ne pourront plus utiliser leurs signatures personnalisées et pourront uniquement choisir parmi les modèles de signatures que vous proposez pour créer leur signature.
Si vous désactivez ce bouton toggle, les utilisateurs seront libres de créer et d'utiliser leurs signatures personnalisées. Toutefois les signatures créées à partir de vos modèles ne seront pas supprimées.
Activer un modèle sur une adresse mail existante
Il est nécessaire d'avoir un modèle existant pour l'activer sur une ou plusieurs adresses mail:
- se connecter au Manager Infomaniak (manager.infomaniak.com) depuis un navigateur Web comme Brave ou Firefox
- cliquer sur l'icône en haut à droite de l'interface (ou naviguer grâce au menu latéral gauche p.ex)
- choisir Service Mail (univers Outils collaboratifs)
- cliquer sur le nom de l'objet concerné dans le tableau qui s'affiche
- cliquer sur les cases pour sélectionner une ou plusieurs adresses mail dans le tableau qui s'affiche
- selon la taille de l'Ă©cran cliquer sur le le menu d'action â‹® ou directement
- cliquer sur Appliquer un modèle de signature
- sélectionner le modèle de votre choix
Seuls les modèles rendus visibles sont disponibles lors de l'activation.
Dupliquer un modèle
Vous pouvez dupliquer un modèle existant:
- cliquer sur le menu d'action ⋮ à droite du modèle créé
- cliquer sur Dupliquer